檔案信息失真的原因及措施分析

文/ 劉佳梅

隨著科技信息時代的來臨，信息技術已經廣泛應用于各個行業(yè)，受到大數(shù)據(jù)技術的沖擊，檔案信息管理工作也面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。檔案信息管理工作一直以來都是檔案管理部門的工作重點之一，傳統(tǒng)的檔案信息保管方式多數(shù)采用了紙質和手寫記錄，存在著保管難、更新難、數(shù)據(jù)統(tǒng)計難等情況，而且經過長時間的保管和多次搬運，部分檔案信息數(shù)據(jù)已經字跡模糊難辨，甚至有些基礎性數(shù)據(jù)都已經丟失了，這就給檔案信息管理工作造成了很大的困難，導致檔案信息數(shù)據(jù)不完整、不真實。因此，如何將先進的信息管理觀念運用到檔案信息管理工作中，確保檔案信息真實性處于可控狀態(tài)是我們當前需要考慮的重點課題。本文從分析檔案信息失真的主要原因入手，進一步提出解決問題的有效措施。

一、檔案信息失真的幾種現(xiàn)象

（一）檔案材料不完整

職工的檔案材料是集中體現(xiàn)出職工從求學到工作的全部成長經歷，可是有些職工的檔案材料中只有簡單的幾張表格，用來說明職工從哪年入學、哪年參加工作等等基礎性信息，沒有詳細的反映出職工的求學過程以及曾經從事過什么類型的工作。還有些職工的檔案中沒有家庭成員的介紹，甚至沒有體現(xiàn)出職工的專業(yè)能力和技術水平。這種不完整的檔案材料導致檔案信息失真，無法真實的展示出職工是否參加繼續(xù)教育培訓學習。

（二）人事檔案不詳實

一個人從小學到大學畢業(yè)的求學經歷體現(xiàn)的是學習過程中的學習態(tài)度、專業(yè)特長等情況，這些成績應該全面和詳實，可是我們通過相關數(shù)據(jù)統(tǒng)計得知，有個別職工的人事檔案信息資料不夠詳實，比如說，檔案信息中寫了該職工的姓名、年齡、民族、籍貫、就讀的學校等等，有時卻忽略了證明人一欄，沒有填上就讀學校的證明人姓名，這就給后期職工職務調整時帶來了一些困難，無法去一一核實該職工的求學情況，無形之中給企事業(yè)單位的職稱評定工作增加了工作量。

（三）電子檔案未采集

年終考核記錄表反映的是職工在一年工作中的工作內容、工作計劃完成情況、思想認識程度、下一年度工作計劃等目標要素?？墒菑哪壳扒闆r來看，有些職工的年終考核記錄并沒有采取手寫和電子文檔相結合的方式，部分企事業(yè)單位要求職工的年終考核表需要手寫存檔，卻沒有收集電子文檔。檔案信息管理現(xiàn)代化的今天，我們也應該充分重視電子檔案信息的收集和整理工作，將年終考核記錄表做成電子文檔，便于領導查閱以及人事檔案調取。

二、檔案信息失真的原因

（一）思想認識缺乏

有些企事業(yè)單位的檔案部門負責人由于不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，一直簡單的將檔案信息管理工作當作填填表格、錄入數(shù)據(jù)等基礎性工作，對檔案管理工作人員的知識層次和專業(yè)技術能力也沒有過高要求，忽視了信息化時代對檔案信息管理工作的影響，不了解當前檔案信息管理工作的新思想，導致職工檔案信息資料不全，部分信息失真的現(xiàn)象偶發(fā)發(fā)生。

（二）專業(yè)人員不多

檔案信息管理工作人員的工作能力和專業(yè)素養(yǎng)關乎著企事業(yè)單位檔案管理工作能否順利開展，然而由于多種原因，很多企事業(yè)單位的檔案管理工作人員并非是檔案管理專業(yè)出身，有些是相關專業(yè)畢業(yè)的，雖然已經掌握了大部分的檔案管理工作流程，但在細節(jié)處理上，偶爾還考慮得不夠全面，在入職時沒有積極的進行崗前培訓，對很多檔案管理專業(yè)相關知識一知半解，檔案管理軟件的操作還不夠熟練，影響了信息化技術在檔案管理中的運用，致使檔案管理工作與生產經營工作相比較稍顯滯后，檔案信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)失真。

（三）基礎數(shù)據(jù)較少

企事業(yè)單位的重大活動事件是見證了企事業(yè)單位的發(fā)展歷程，這些事件的信息材料尤為珍貴，在活動開展之初，就應該委派專人對整個活動的信息進行基礎數(shù)據(jù)收集，形成檔案材料，不僅要有文字材料，也不可忽視了影音材料，將這些材料進行匯總并形成報告，這將成為企事業(yè)單位檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。然而，由于檔案管理工作人員較少，工作強度較大，工作內容繁多，導致部分企事業(yè)單位的基礎數(shù)據(jù)還有待完善。

（四）監(jiān)督力度不強

檔案信息監(jiān)管工作應該是企事業(yè)單位工作重點之一，應定期或者不定期的開展檔案信息真實性和完整度檢查，企事業(yè)單位的主要領導及檔案管理部門負責人應從內部防控、外部監(jiān)督的角度積極開展檔案信息真實性的監(jiān)管工作，對職工檔案信息數(shù)據(jù)及時進行檢查及指導。督促檔案管理相關部分盡可能的完善信息資料。

三、加強檔案信息管理工作的有效措施

（一）完善檔案管理制度

為了全面管控檔案信息失真情況，我們應進一步完善檔案信息管理制度，從規(guī)章制度上對檔案信息管理工作進行指導，讓工作人員有章可循，有規(guī)可依。首先，制定統(tǒng)一的考核制度表。將職工的日常工作完成情況、考勤簽到、工作計劃等納入考核制度中，保證檔案信息數(shù)據(jù)的連貫性，讓年終考核數(shù)據(jù)有源可溯，而不是憑空捏造，確保檔案信息的真實可靠；其次，建立內部控制制度。把每一項工作落實到個人，讓檔案信息管理人員各司其職，防止一項工作多人完成，結果一團糟。每位檔案信息管理人員都只對自己的分內工作負有直接責任，遇到工作中的問題能夠立刻處理。同時，職工之間互相監(jiān)督責任落實情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，從根源上杜絕檔案信息失真現(xiàn)象。

（二）嚴格遵守相關規(guī)定

相關規(guī)章制度的落實情況是檔案信息管理工作的關鍵。我們應該嚴格遵守并執(zhí)行檔案管理工作相關的法律法規(guī)政策，在法律法規(guī)政策的執(zhí)行的過程中，要不斷結合企事業(yè)單位自身的情況加以完善，避免出現(xiàn)滿足不了相關需求的情況，并且能接受相關的監(jiān)督考核。針對檔案管理信息失真這一現(xiàn)象，應該在出現(xiàn)信息失真的時候，及時進行嚴格的處理，并且根據(jù)其所引發(fā)的結果進行公示。在懲處的時候，還需要對相關負責人進行深入調查，按照每位負責人所應該負責項目給予不同程度的懲罰，保證檔案信息管理工作始終在可控范圍之內，保證檔案信息的真實性。

（三）提升管理人員素質

檔案信息管理工作人員責任心不強、工作疏忽等因素，都會引起檔案信息的失真，這就需要對檔案信息管理從業(yè)人員的素質進行全面提升，從根源上使檔案信息的真實性得到保障。在進行檔案信息管理人員的招錄時，應該適當提升招錄條件，招錄具有較高職業(yè)素質以及職業(yè)操作技能的檔案管理人員。另外，還應該對職工進行職業(yè)道德以及法律法規(guī)的培訓，其培訓結果應該通過測試的形式來檢查，保證培訓能起到較好的效果。讓檔案信息管理人員能深刻地認識到檔案信息工作的重要價值，保證工作人員在工作過程中能對每一項檔案信息都秉持負責的態(tài)度。

（四）健全監(jiān)督管理體系

要全面預防和控制檔案管理中的信息失真現(xiàn)象，企事業(yè)單位各部門應該給予其足夠的監(jiān)督。全體監(jiān)督不僅具有公正性，同時也具有廣泛性，能起到較好的作用。首先應該對檔案管理制度的執(zhí)行力度的監(jiān)督進行加強，確保檔案信息工作能在一個較為合理的范圍內開展。相關負責人也應該對自己的工作認真負責，在保證工作質量的前提下，組織監(jiān)督小組，對檔案信息進行實時檢查，對相關問題及時的發(fā)現(xiàn)，然后責令相關負責人在規(guī)定時間內對問題進行解決，使檔案信息的真實性得到保證。

（五）落實檔案資料編制

在進行檔案編制工作的過程中，應該有計劃、有目的的操作。在進行檔案資料編制的時候，應該由單位固定人員進行專門編制。在具有憑證作用或者具有參考價值的檔案資料編制時，應該對檔案資料的輕重緩急進行區(qū)分，因為這類檔案資料需要進行編目成冊的內容較多，會受到人力和物力等因素的限制，就需要對工作進行合理計劃，對上級下發(fā)的指導性文件，會持續(xù)不斷地進行；針對重要活動，應該在活動開始之前，就將相關資料編纂好，滿足隨時使用的需求，而且對編制的檔案資料應該靈活適度，保證其全面、簡潔且精確。如果是與具體事件有關的資料，應該做到完整細致、有序準確。