醫(yī)院文書(shū)檔案的電子化管理探討

文/ 呂琳琳

隨著新時(shí)代的發(fā)展動(dòng)向，電子化的管理模式已經(jīng)被各個(gè)行業(yè)所接受，并投入到實(shí)際操作之中。對(duì)于醫(yī)院這種信息量流量較大的地方，電子化管理能夠?yàn)槠涮峁O大的便利與保障?，F(xiàn)今我國(guó)大部分醫(yī)院已經(jīng)將文書(shū)檔案電子化管理作為必不可少的發(fā)展內(nèi)容，但是由于其所涉及的信息量相對(duì)較為龐大，管理方式存在不足，無(wú)法正確協(xié)調(diào)檔案與管理之間的關(guān)系，使得二者的矛盾逐漸顯露[2]。

一、醫(yī)院采用檔案電子化管理現(xiàn)狀及必要性

（一）醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.由于醫(yī)院所涉及到的檔案流量過(guò)于龐大，所以相關(guān)管理人員對(duì)其重視程度無(wú)法與之達(dá)成正比。絕大部分領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)文書(shū)檔案管理工作認(rèn)知程度較低，導(dǎo)致了某些檔案管理仍舊停留在紙質(zhì)文書(shū)階段，在面對(duì)引進(jìn)的電子檔案持有觀望態(tài)度，認(rèn)為紙質(zhì)的文檔足以應(yīng)付醫(yī)院的發(fā)展需求，無(wú)法認(rèn)識(shí)到電子檔案對(duì)于醫(yī)院運(yùn)行的重要性，導(dǎo)致難以達(dá)到新形勢(shì)下的管理需求[3]。

2.文書(shū)檔案管理的方式與新時(shí)代的發(fā)展步伐難以保持統(tǒng)一，其中較為嚴(yán)重的問(wèn)題，比如工作人員專業(yè)水平良莠不齊，對(duì)于新興技術(shù)的接受能力不高，有些年齡較大的工作人員甚至對(duì)于計(jì)算機(jī)一竅不通，即使能夠操作，也只是會(huì)一些較為基礎(chǔ)的步驟，對(duì)于電子化檔案管理力不從心。無(wú)法對(duì)電子檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)保存、備份、分析等，阻礙了文書(shū)檔案電子化的發(fā)展步伐，使得醫(yī)院的檔案水平無(wú)法得到提高[4]。

3.現(xiàn)今部分醫(yī)院的檔案管理仍舊是使用紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，在進(jìn)行資料調(diào)閱時(shí)，需要從成千上萬(wàn)的文件中進(jìn)行查找，首先要知道檔案的年限，然后在登記本中查找、找號(hào)，最后在檔案室中翻查，即使在檔案歸納時(shí)標(biāo)注出時(shí)間等等，但是面對(duì)醫(yī)院極大的信息流量，查找工作依然較為復(fù)雜。并且在需要對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印時(shí)，還需要重新拆裝，不僅對(duì)原檔造成了損壞，檔案內(nèi)的散頁(yè)也極容易丟失。

（二）檔案電子化管理的必要性

1.對(duì)檔案進(jìn)行多種保存方式，最大程度的將檔案原始文件保留下來(lái)，使用電子掃描等手段將檔案進(jìn)行備份，防止由于文件損壞或者丟失而帶來(lái)的不便。摒棄傳統(tǒng)的存檔方式，使用紙質(zhì)電子同步保存的手段，在最大程度保留檔案原始文件的情況下，能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)同步、網(wǎng)上調(diào)閱，避免由于多次翻找而造成文件的損壞[5]。

2.醫(yī)院文書(shū)檔案的電子化管理能夠發(fā)揮檔案的最大價(jià)值，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的統(tǒng)一化管理，而不是以往分科室、分部門(mén)的管理模式。在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，有些文書(shū)檔案由于在各個(gè)部門(mén)之間傳閱觀看，不能及時(shí)歸檔而且很容易造成檔案缺失，許多需要通知全院的相關(guān)檔案也無(wú)法進(jìn)行全方位的傳閱。但是在電子檔案出現(xiàn)以后，這些問(wèn)題都能夠得到很好地解決，根據(jù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的互通性，能夠?qū)⑾嚓P(guān)政策文件直接下發(fā)至各個(gè)科室的計(jì)算機(jī)內(nèi)，有效提高了電子檔案的實(shí)時(shí)性，同時(shí)避免由于多人傳閱而造成的文件損壞。

3.提升檔案管理部門(mén)的工作實(shí)效，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)整理相關(guān)檔案，具有極高的便捷性，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子檔案能夠?qū)︿浫胂到y(tǒng)的文件進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，對(duì)于檔案的存儲(chǔ)、分類都有一套完整的體系。在調(diào)閱過(guò)程中即使對(duì)于年份時(shí)間等不明確，也能夠根據(jù)關(guān)鍵詞進(jìn)行查找，不需要投入很大的人力進(jìn)行查找，更加的方便快捷。

二、醫(yī)院文書(shū)檔案電子化管理的具體策略

醫(yī)院文書(shū)檔案電子化管理工作相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理有著一定的技術(shù)要求，除了需要對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行整理歸納，還要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)電子化檔案系統(tǒng)有著透徹的了解，才能夠盡快實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的電子化管理。醫(yī)院需要組織管理部門(mén)的工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，使其能夠熟練掌握電子檔案的使用，同時(shí)對(duì)于檔案系統(tǒng)的維護(hù)，也需要制定出一套完整的體系，用以保障電子檔案管理工作能夠順利開(kāi)展。

（一）完善檔案電子化管理體系

以我院檔案管理部門(mén)為例，今年我們以三級(jí)評(píng)審為機(jī)遇，為檔案管理部門(mén)制定了詳細(xì)的管理方案。要求部門(mén)內(nèi)工作人員能夠全員實(shí)現(xiàn)電子化辦公，完善工作日志，將每日的工作流程進(jìn)行詳細(xì)的記錄。對(duì)于需要全院知曉的相關(guān)政策方針，要使得電子郵件與紙質(zhì)文件同步進(jìn)行，并且將上級(jí)通知以文件的形式做好備份，以便于后續(xù)的調(diào)閱工作。對(duì)于本院內(nèi)相關(guān)檔案按年限、科室整理保存，然后利用十個(gè)月的時(shí)間對(duì)我院建院以來(lái)的檔案進(jìn)行整理，在錄入電子檔案系統(tǒng)后將原始文件妥善保存。在保障文件不被損壞的情況下，為查閱提供方便。

（二）加快檔案信息化管理

進(jìn)一步加快建設(shè)電子化檔案的步伐，醫(yī)院相關(guān)管理人員需要對(duì)其給予高度的重視，在資源方面對(duì)其進(jìn)行支持，用以實(shí)現(xiàn)電子化檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)資源共享?；赪eb 的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，能夠?qū)⒏鱾€(gè)科室分散的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一化管理。安全高效的形式將檔案資源有效進(jìn)行整合，同時(shí)也能夠?yàn)榫歪t(yī)者提供更加方便便捷的服務(wù)。醫(yī)院在進(jìn)行電子化檔案管理過(guò)程中，還需要適當(dāng)與外界有關(guān)部門(mén)開(kāi)展合作，通過(guò)外界為醫(yī)院提供更加先進(jìn)的信息分析方式，將電子化檔案管理的作用發(fā)揮到最大。

（三）統(tǒng)一電子檔案的文件格式

任何一項(xiàng)工作都需要由約束才能夠更好的開(kāi)展，因此，對(duì)于醫(yī)院文書(shū)檔案的電子化管理，需要建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于檔案中所涉及的文本、圖像、視頻等，由于不同種類的文件所涉及的格式多種多樣，在管理過(guò)程中往往會(huì)出現(xiàn)這樣的情況，由于各科室提交上來(lái)的文件格式與檔案管理部門(mén)的軟件發(fā)生沖突，造成文件無(wú)法安全打開(kāi)，僅文本型文件就有諸如DOC、TXT、PDF 等格式。各式各樣的文件格式為管理工作帶來(lái)了一定程度的阻礙，也是的檔案管理部門(mén)在接收文件時(shí)由于格式的不同導(dǎo)致一系列問(wèn)題。所以，想要順利開(kāi)展電子化檔案管理，就需要對(duì)文件的類型進(jìn)行統(tǒng)一，對(duì)于文件的命名、格式等等制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，使得電子檔案能夠保持其完整性，以便于發(fā)揮其最大的作用。

（四）提升紙質(zhì)文件錄入的時(shí)效性

醫(yī)院在進(jìn)行電子化檔案管理時(shí)的效率高低主要取決于管理人員工作態(tài)度的好壞，及時(shí)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行錄入，是作為一名檔案管理人員的基本要求。作為醫(yī)院的檔案管理人員，不僅僅需要擁有一個(gè)良好的工作態(tài)度，還需要對(duì)自身的專業(yè)技能水平加以提升，使得檔案管理工作能夠高效開(kāi)展。及時(shí)通知各個(gè)科室按時(shí)提交工作檔案，經(jīng)常與其進(jìn)行溝通交流，不能因?yàn)閯e人不提交檔案文件就對(duì)其置之不理，檔案管理人員需要以客觀的角度看待收集檔案這件事，進(jìn)一步提升檔案管理效率。

（五）建立檔案資源庫(kù)并定期維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全

建立統(tǒng)一管理的檔案資源庫(kù)，對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行整合，提升電子化管理工作的實(shí)用性。對(duì)應(yīng)不同科室的檔案文件建立與之相對(duì)的文件夾，采用統(tǒng)一的命名標(biāo)準(zhǔn)，如有特殊情況則需要添加標(biāo)注，采用科學(xué)化的管理手段，使得電子化管理的建設(shè)步伐能夠更進(jìn)一步。

由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有一定的不穩(wěn)定性，所以相關(guān)工作人員需要對(duì)其進(jìn)行定期的網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)，檢查檔案是否做好備份存儲(chǔ)工作。通過(guò)驗(yàn)證用戶信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問(wèn)、閱讀權(quán)限，安裝先進(jìn)的防毒殺毒軟件、建立防火墻來(lái)防止病毒和黑客對(duì)電子檔案的惡意破壞和篡改。備份技術(shù)也是確保電子檔案信息安全的一個(gè)非常重要的安全策略和技術(shù)手段。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)的不安全性，要建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，確保關(guān)鍵信息能在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以及時(shí)恢復(fù)。

（六）改變傳統(tǒng)的管理理念

醫(yī)院的檔案管理人員多為年紀(jì)較大的老員工，他們對(duì)于新鮮事物的接受能力較差，計(jì)算機(jī)水平較低，一定程度上阻礙了檔案電子化管理工作的進(jìn)度。因此，醫(yī)院需要對(duì)這一部分員工加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)能力提升，同時(shí)引進(jìn)年輕的計(jì)算機(jī)人才，從而推動(dòng)檔案電子化的進(jìn)程。筆者以為，醫(yī)院的檔案管理工作涉及的內(nèi)容較多、信息量較大，所以應(yīng)當(dāng)對(duì)管理團(tuán)隊(duì)逐步實(shí)現(xiàn)年輕化，并且擴(kuò)展管理人員的上升空間，使其能夠得到激勵(lì)，從而實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案電子化管理。

三、結(jié)語(yǔ)

根據(jù)上文所表述的內(nèi)容可知，隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，社會(huì)各行業(yè)對(duì)于電子化管理的接受程度逐漸提高，醫(yī)院文書(shū)檔案電子化是新時(shí)期下的必然結(jié)果，在進(jìn)行醫(yī)院文書(shū)檔案的電子化建設(shè)時(shí)，首先需要以科學(xué)化的方式分析現(xiàn)有階段存在的矛盾，努力尋求解決方法。重視相關(guān)工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，創(chuàng)新管理部門(mén)的工作理念，提升電子檔案管理工作的時(shí)效性，從而盡快實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的電子化、現(xiàn)代化。拓寬提供信息資源服務(wù)的渠道，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部各部門(mén)之間的資源共享和綜合利用。還能夠使就醫(yī)者能夠了解自身的相關(guān)信息，以此達(dá)到公開(kāi)透明的管理模式，發(fā)揮電子檔案管理的最大效用。