新形勢下檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策分析

文/ 曹剛

我國檔案管理工作經(jīng)歷了漫長的發(fā)展過程，檔案管理工作不僅關(guān)乎到每一個(gè)職工的切身利益，而是還有利于企事業(yè)單位的經(jīng)營管理工作的順利開展。因此，檔案管理一直以來都是企事業(yè)單位工作的重點(diǎn)。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理工作只局限于人事檔案的收集與整理。隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理工作日新月異，新形勢下檔案管理工作也面臨著全新的發(fā)展機(jī)遇，信息化時(shí)代給檔案管理工作帶來了很多便利，信息技術(shù)大量取代了手寫方式，很多檔案管理軟件的廣泛應(yīng)用，將檔案管理工作人員從龐雜的信息數(shù)據(jù)錄入中解放出來，切實(shí)提高了企事業(yè)單位檔案管理工作的效率，有力推動(dòng)了企事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

一、當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）基礎(chǔ)設(shè)施匱乏

過去的檔案管理工作就是一支筆和一個(gè)本，靠著工作人員的手工記錄來完成，在數(shù)據(jù)的抄錄過程中，難免會(huì)出現(xiàn)一些人為的失誤，導(dǎo)致檔案信息失真現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，不可避免?，F(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用日益廣泛，很多企事業(yè)單位已經(jīng)逐步采用信息技術(shù)來進(jìn)行檔案管理工作。信息技術(shù)的普及需要良好的基礎(chǔ)設(shè)施條件，可是很多偏遠(yuǎn)地區(qū)對檔案管理工作不夠重視，工作設(shè)備十分簡陋，甚至很多企事業(yè)單位沒有配備專門的檔案管理工作辦公室，檔案管理工作人員也是從其他部門臨時(shí)抽調(diào)過來的，無法全面開展信息化的檔案管理模式，影響了檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

（二）檔案利用率低

檔案信息涵蓋面豐富，不僅包括職工的人事檔案信息，還包括的企事業(yè)單位工作中的各種存檔信息，充分利用檔案信息能夠給企事業(yè)單位的經(jīng)營管理工作帶來便利。然而，當(dāng)前我國很多企事業(yè)單位還沒有意識到檔案信息利用的重要性，對檔案信息的查詢工作還延續(xù)著手工翻找檔案編號的手段，尚未建立檔案信息檢索系統(tǒng)，受到查詢工作繁瑣的影響，很多人都不愿意去翻閱檔案信息，導(dǎo)致檔案信息利用率較低。

（三）缺少專業(yè)人才

我國檔案管理工作起步較晚，專業(yè)性人才十分匱乏。企事業(yè)單位的檔案管理人員多數(shù)都不是專業(yè)出身，對于檔案管理工作是一知半解，有些檔案管理人員都是企事業(yè)單位中即將退休的人員，年齡結(jié)構(gòu)偏大，學(xué)習(xí)能力較弱，很多都不會(huì)使用計(jì)算機(jī)，對網(wǎng)絡(luò)化辦公設(shè)備不夠了解，更談不上熟練掌握辦公軟件了。缺少專業(yè)檔案管理人才已經(jīng)成為制約檔案管理發(fā)展的瓶頸問題。即便企事業(yè)單位為檔案管理部門配備了現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，但是沒有工作人員會(huì)使用，那檔案管理現(xiàn)代化也還是無從談起。

（四）思想認(rèn)識不足

檔案管理工作不是企事業(yè)單位的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，但卻是很重要的部門?？墒窃趯?shí)際工作中，卻出現(xiàn)了這樣的現(xiàn)象，很多單位領(lǐng)導(dǎo)并不重視檔案管理工作，曲解了檔案管理工作的內(nèi)涵，片面的將當(dāng)檔案管理工作與人事管理工作混為一談，讓檔案管理人員去做考勤工作，忽視了檔案管理工作的重要意義。導(dǎo)致檔案信息內(nèi)容不詳實(shí)，甚至出現(xiàn)了很多錯(cuò)誤，工作人員對信息沒有認(rèn)真核對，只是接到材料就保管起來，這樣殘缺不全的檔案信息資料給檔案管理工作的有序開展帶來了很多困難，為檔案信息的再利用埋下了安全隱患。

（五）管理方法落后

隨著競爭上崗制度和專業(yè)崗位人才優(yōu)化政策的實(shí)施，企事業(yè)單位職工的崗位流動(dòng)性也顯著增加，這就給檔案管理工作造成了一定難度。以往的檔案管理方法已經(jīng)明顯落后，與檔案管理創(chuàng)新工作相違背，不利于企事業(yè)單位人才培養(yǎng)方案的落實(shí)，檔案管理負(fù)責(zé)人責(zé)任意識不強(qiáng)，不重視檔案管理方法的改革，導(dǎo)致檔案管理方法無法適應(yīng)人才交流的需要。

三、新形勢下檔案管理工作的發(fā)展對策

（一）搭建信息管理平臺

信息技術(shù)與檔案管理的深度融合，讓我們告別了傳統(tǒng)的手工查詢檔案方式，企事業(yè)單位應(yīng)該以此為契機(jī)，集合多方資源，搭建檔案管理信息平臺，將可以向全單位開放的檔案信息材料進(jìn)行匯總并錄入系統(tǒng)，依據(jù)操作權(quán)限的不同，對檔案信息進(jìn)行加密保護(hù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的再利用，有效提高檔案資源的使用頻率。在軟件選擇上，應(yīng)結(jié)合單位的具體情況，遴選適合本單位工作模式的檔案管理軟件，爭取做到信息平臺標(biāo)準(zhǔn)化、便捷化、服務(wù)化。同時(shí)，針對不同類型、不同內(nèi)容的檔案資料，要進(jìn)行分門別類，通過操作界面的引導(dǎo)，讓廣大職工能夠按需所查。

（二）強(qiáng)化檔案管理能力

新形勢下，我們要充分利用檔案管理信息化的便利條件，充分考慮到檔案管理中遇到的困難問題，深入挖掘檔案信息可利用資源，不斷拓寬檔案信息采集渠道，進(jìn)一步完善企事業(yè)單位的發(fā)展歷程檔案、文化建設(shè)檔案、重要活動(dòng)檔案、專業(yè)技術(shù)檔案等方面的檔案資料。另外，還要認(rèn)真做好人事檔案管理的移交工作，做到檔案資料歸檔及時(shí)、編號規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格、查閱方便，從管理能力上為檔案管理事業(yè)打下牢固基礎(chǔ)。

（三）提升工作人員素質(zhì)

檔案管理人員的理論知識水平以及專業(yè)能力直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。因此，提升檔案管理工作人員的素質(zhì)迫在眉睫。首先，定期開展繼續(xù)教育培訓(xùn)工作。通過“請進(jìn)來，走出去”的辦法，不僅需要請到檔案管理專業(yè)人才為企事業(yè)單位職工進(jìn)行理論知識講解，還需要不定期的組織職工到檔案管理優(yōu)秀的單位進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，幫助檔案管理人員熟練掌握辦公自動(dòng)化設(shè)備，爭取人人懂技術(shù)，工作用軟件，力求檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能夠適應(yīng)檔案管理信息化的新需求；其次，采取競爭上崗。以自愿報(bào)名、公平公正公開為原則，鼓勵(lì)具備專業(yè)技術(shù)能力的職工開展競爭上崗，從而優(yōu)化檔案管理人員的知識層次結(jié)構(gòu)，讓專業(yè)的人才做專業(yè)的工作，同時(shí)，開展崗前培訓(xùn)工作，要求檔案管理工作人員在入職前，必須能夠獨(dú)立操作檔案管理相關(guān)軟件。

（四）完善檔案管理制度

為了確保檔案管理工作在企事業(yè)單位發(fā)展中起到積極的作用，我們應(yīng)進(jìn)一步完善檔案管理制度，促進(jìn)各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作的推進(jìn)落實(shí)。使檔案管理工作變得嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、詳實(shí)。第一，建立起適應(yīng)本單位發(fā)展的檔案信息匯總制度，并通過監(jiān)督約束確保其細(xì)則能夠嚴(yán)格落實(shí)到位。深入強(qiáng)化檔案信息歸檔的完備性以及時(shí)效性。第二，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上完善檔案借閱制度，確保日常工作中能夠嚴(yán)格按照規(guī)定細(xì)則進(jìn)行檔案借閱。這一方面的改革優(yōu)化是為了突出檔案管理工作的安全性以及保密性。第三，優(yōu)化檔案資料傳送制度，從根本上避免新入職或辭職員工在信息管理中所暴露出的滯后性。第四，獎(jiǎng)懲制度，對檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)異的職工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對犯錯(cuò)誤的員工進(jìn)行必要的處罰，用這種方式來引導(dǎo)職工轉(zhuǎn)變工作理念，創(chuàng)新工作方法。

（五）轉(zhuǎn)變陳舊思想認(rèn)識

傳統(tǒng)的檔案管理模式與文書檔案的管理模式類似，相關(guān)負(fù)責(zé)人員需要針對不同頁數(shù)的檔案選擇不銹鋼裝訂或?qū)Ｓ媚z裝訂的方法，之后需嚴(yán)格按照既定編號對檔案進(jìn)行裝置作業(yè)。但這種工作模式卻極易出現(xiàn)失誤，而且較為繁瑣，因此，我們應(yīng)根據(jù)時(shí)代特征以及行業(yè)發(fā)展趨勢對其進(jìn)行改進(jìn)。在這方面的改革實(shí)踐中，我們需要重視提高信息錄入的準(zhǔn)確性，從源頭把好信息質(zhì)量關(guān)。在改進(jìn)管理模式的基礎(chǔ)上相關(guān)負(fù)責(zé)人員需要組織有關(guān)于檔案管理工作的宣傳活動(dòng)，引導(dǎo)部分領(lǐng)導(dǎo)同志轉(zhuǎn)變認(rèn)識，正視這部分工作的重要性。以引導(dǎo)職工轉(zhuǎn)變認(rèn)識為前提下才能夠逐步提升相關(guān)工作人員的配合度，進(jìn)而減少后續(xù)改革環(huán)節(jié)的阻力。在此基礎(chǔ)上，企事業(yè)單位也需要做好針對檔案管理的人才培養(yǎng)工作。嘗試組織相應(yīng)的技能培訓(xùn)活動(dòng)來促進(jìn)其工作理念以及工作技巧的創(chuàng)新，最終為檔案管理工作的發(fā)展儲備下充足的人力資源。

四、結(jié)語

總而言之，檔案管理工作是企事業(yè)單位長期發(fā)展的不竭動(dòng)力，對于單位發(fā)展具有重要意義。當(dāng)前檔案管理工作雖然取得了一定的成績，但是依舊存在著很多問題，需要采取相應(yīng)的對策及時(shí)加以解決。我們要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，增強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，培養(yǎng)檔案管理人才，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量。