辦公自動(dòng)化對(duì)事業(yè)單位檔案管理的影響

文/ 吳曼

事業(yè)單位在我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)過程中扮演著重要的角色，對(duì)推動(dòng)我國(guó)的社會(huì)主義發(fā)展具有十分深遠(yuǎn)的影響。事業(yè)單位的檔案管理是其工作實(shí)踐的重要組成部分，但是我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作仍然有許多現(xiàn)實(shí)存在的問題，這在很大程度上制約了事業(yè)單位的不斷發(fā)展。因此，相關(guān)部門要對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作給予足夠的重視，不斷提高其辦公自動(dòng)化水平，有效提高事業(yè)單位檔案管理效率，從而為我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展奠定夯實(shí)的基礎(chǔ)。

一、事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)

事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)主要包括以下幾個(gè)方面：其一，真實(shí)性。事業(yè)單位的檔案管理是其重大項(xiàng)目決策的信息基礎(chǔ)，因而事業(yè)單位對(duì)檔案的真實(shí)性和有效性均有較高層次的要求。針對(duì)這種情況，檔案管理部門應(yīng)不斷加強(qiáng)自動(dòng)化辦公水平，進(jìn)一步減少人為失誤對(duì)檔案真實(shí)性造成的影響。其二，動(dòng)態(tài)性。事業(yè)單位的檔案管理工作的類別相對(duì)較多，記載著事業(yè)單位內(nèi)部的諸多信息，但是隨著人員的流動(dòng)以及項(xiàng)目的不斷深入，其檔案管理一直處于不斷變化之中，因而事業(yè)單位的檔案管理具有較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，這也是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理效果不佳的影響因素之一。其三，機(jī)密性。事業(yè)單位的檔案管理關(guān)乎一個(gè)國(guó)家的整體發(fā)展，其信息的泄露會(huì)造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失，因而在其檔案管理的工作實(shí)踐中，管理人員要對(duì)檔案的安全問題給予足夠的重視，并合理引入國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和軟件，有效減少黑客和病毒對(duì)檔案信息的入侵，為我國(guó)事業(yè)單位檔案信息的安全性提供良好的保障[1]。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

檔案管理對(duì)事業(yè)單位的正常運(yùn)行有著非常重要的影響，可有效保護(hù)事業(yè)單位內(nèi)部的信息安全。但是，由于檔案管理工作不能帶來明顯的經(jīng)濟(jì)效益，因而其管理工作還未能引起相關(guān)部門的足夠重視，人們的檔案管理意識(shí)還有待進(jìn)一步的提高。事業(yè)單位檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，是導(dǎo)致檔案管理效果不佳的重要原因，這在很大程度上影響了檔案的真實(shí)性和安全性，阻礙了我國(guó)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）管理模式落后

受各種因素的影響，我國(guó)事業(yè)單位的管理模式還停留在傳統(tǒng)階段，其自動(dòng)化發(fā)展水平相對(duì)較低，這在很大程度上影響了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和效率。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位的實(shí)際需求，因而事業(yè)單位必須結(jié)合其檔案管理的實(shí)際情況，引入先進(jìn)的軟件技術(shù)，有效提高其檔案管理的自動(dòng)化水平。

（三）管理人員專業(yè)水平較低

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的學(xué)科，對(duì)工作人員的專業(yè)水平和綜合能力均有較高層次的要求。但是，在我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的工作實(shí)踐中，檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備還有待進(jìn)一步的提高，其專業(yè)化水平相對(duì)較低，加之相關(guān)部門對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的忽略，進(jìn)一步增加了專業(yè)人才的流失率，這對(duì)我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理產(chǎn)生了非常不利的影響。

三、辦公自動(dòng)化對(duì)事業(yè)單位檔案管理的影響

（一）有效提高檔案管理效率

信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使得事業(yè)單位工作實(shí)踐中所產(chǎn)生的信息和數(shù)據(jù)大幅度增長(zhǎng)，這給當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作造成了巨大的負(fù)擔(dān)。而辦公自動(dòng)化的不斷發(fā)展，可有效提高檔案管理的工作效率，對(duì)保障檔案信息的安全性和準(zhǔn)確性大有裨益。除此之外，事業(yè)單位檔案管理的自動(dòng)化發(fā)展，也為信息數(shù)據(jù)的共建共享提供了良好的發(fā)展條件，這種檔案管理模式有效減少了不同單位之間的重復(fù)工作，進(jìn)一步減輕了檔案管理人員的日常工作量，將其從繁瑣的檔案管理中解脫出來，有效提高了事業(yè)單位的檔案管理效率。與此同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理的自動(dòng)化辦公，還可有效降低信息和數(shù)據(jù)錄入的出錯(cuò)概率，對(duì)提高檔案的真實(shí)性和有效性均有十分深遠(yuǎn)的影響。

（二）合理優(yōu)化檔案管理流程

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建立健全，使得信息和數(shù)據(jù)的流通更加快捷方便，對(duì)優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理流程具有十分重要的影響。除此之外，辦公自動(dòng)化模式下的檔案管理，其信息的快速共享可有效縮短各級(jí)的審批時(shí)間，同時(shí)也能有效加強(qiáng)各個(gè)部門之間的溝通交流，其各種報(bào)表的生成速度也更為迅速，有效減少事業(yè)單位人力資源的投入[2]。

（三）實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理

事業(yè)單位檔案管理的類別相對(duì)較多，其工作內(nèi)容較為繁雜，這在很大程度上影響了檔案管理的整體水平。而辦公自動(dòng)化的發(fā)展，則可以有效解決這一問題，使得事業(yè)單位檔案管理工作不斷走向標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展道路。辦公自動(dòng)化模式下的檔案管理，其信息的查詢以及數(shù)據(jù)的提取更為快捷方便，可有效提高事業(yè)單位的工作效率，為事業(yè)單位檔案管理水平的不斷提高奠定了夯實(shí)的基礎(chǔ)。

四、檔案管理辦公自動(dòng)化的實(shí)施策略

（一）建立高質(zhì)量的自動(dòng)化系統(tǒng)

目前，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的軟件和程序較為繁瑣，其檔案利用率還有待進(jìn)一步的提高。因此相關(guān)部門必須以事業(yè)單位檔案管理的工作實(shí)踐為基礎(chǔ)，建立高質(zhì)量的自動(dòng)化系統(tǒng)，不斷優(yōu)化其檔案管理的流程，從而為檔案的有效利用奠定夯實(shí)的基礎(chǔ)。在自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)過程中，相關(guān)部門要根據(jù)自身的工作實(shí)踐，合理引入先進(jìn)的軟件技術(shù)，保證系統(tǒng)信息的綜合性和統(tǒng)一性，從而不斷提高事業(yè)單位檔案信息的應(yīng)用水平。除此之外，該系統(tǒng)必須具備良好的檔案管理能力，能夠自主處理信息文件的歸檔工作，并具備良好的查詢以及跟蹤等功能，從而實(shí)現(xiàn)檔案的一體化管理，為我國(guó)檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障[3]。

（二）全面落實(shí)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作

強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理自動(dòng)化發(fā)展的基礎(chǔ)，也是其檔案管理的核心所在。因此相關(guān)部門在實(shí)現(xiàn)辦事自動(dòng)化的發(fā)展過程中，必須結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際情況，建立強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，為事業(yè)單位檔案管理的自動(dòng)化發(fā)展提供良好的保障。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，它通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)各個(gè)單位的檔案統(tǒng)一化管理，對(duì)信息技術(shù)以及工作人員的專業(yè)水平都有著較高層次的要求。與此同時(shí)，在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中，工作人員也要對(duì)數(shù)據(jù)庫的安全問題給予足夠的重視，進(jìn)一步降低病毒入侵以及信息盜用的風(fēng)險(xiǎn)，有效防止檔案信息泄露的現(xiàn)象發(fā)生，有效提高我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的安全性。

（三）加強(qiáng)辦公自動(dòng)化管理工作

為了進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理的辦公自動(dòng)化，相關(guān)單位應(yīng)不斷加強(qiáng)辦公自動(dòng)化的管理工作，切實(shí)提高事業(yè)單位檔案管理效率，為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展奠定夯實(shí)的基礎(chǔ)。辦公自動(dòng)化的管理工作主要是指各基層事業(yè)單位檔案自動(dòng)化系統(tǒng)的統(tǒng)一化管理，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、整理以及編目，將檔案信息分別儲(chǔ)存于檔案部門相應(yīng)主服務(wù)器的存儲(chǔ)空間內(nèi)，并及時(shí)做好檔案信息的備份工作，同時(shí)檔案部門還應(yīng)建立良好的查詢功能，為用戶設(shè)置快速便捷的信息查詢通道，從而有效提高檔案的利用率[4]。為了全面落實(shí)事業(yè)單位檔案管理的自動(dòng)化發(fā)展，相關(guān)部門還應(yīng)建立完善的檔案管理制度。在該管理制度的建立過程中，工作人員要對(duì)檔案管理的工作職責(zé)、工作目標(biāo)以及工作范圍等有一個(gè)較為清晰的了解，從而科學(xué)合理的部署檔案管理相關(guān)工作，將工作內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)化并分配到每一個(gè)人的身上，使管理人員能夠明確自身的職責(zé)范圍，從而不斷提高自身的工作效率。

（四）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員的專業(yè)水平以及綜合素質(zhì)是影響檔案管理水平的關(guān)鍵因素，因而相關(guān)部門應(yīng)該不斷加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，并建立良好的網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺(tái)，從而不斷提高工作人員的計(jì)算機(jī)處理和檔案管理水平，為事業(yè)單位檔案管理的不斷發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。除此之外，相關(guān)部門還應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際情況，合理調(diào)整其薪資結(jié)構(gòu)和福利待遇，有效吸引優(yōu)秀人才的加入，為事業(yè)單位的檔案管理工作灌注新的生機(jī)和活力。與此同時(shí)，相關(guān)部門還應(yīng)建立完善的獎(jiǎng)罰機(jī)制，從而使檔案管理人員樹立良好的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，進(jìn)一步提高調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性，并為其它員工樹立一個(gè)學(xué)習(xí)的榜樣。

五、結(jié)語

目前，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理模式較為落后，其管理程序較為繁瑣，這是導(dǎo)致其檔案管理水平不佳的重要因素。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)代社會(huì)，辦公自動(dòng)化逐漸走進(jìn)了人們的日常工作，極大地提高人們的工作效率和工作質(zhì)量。因而事業(yè)單位的檔案管理部門應(yīng)建立高質(zhì)量的自動(dòng)化系統(tǒng)，全面落實(shí)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化管理工作，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，從而為我國(guó)事業(yè)單位檔案管理自動(dòng)化的不斷發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。