文件運(yùn)動(dòng)周期的非完全式及其本質(zhì)探索*

（蘇州大學(xué)社會(huì)學(xué)院 蘇州 215021）

關(guān)鍵字：文件運(yùn)動(dòng)；文件價(jià)值；階段運(yùn)動(dòng)

文件生命周期理論作為檔案學(xué)基礎(chǔ)理論之一，它描述并概括了文件價(jià)值運(yùn)動(dòng)這一客觀現(xiàn)象，揭示了文件生命運(yùn)動(dòng)過程及其變化規(guī)律。然而社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的復(fù)雜性決定了文件的運(yùn)動(dòng)形式不會(huì)是單一的，而應(yīng)是多元的?！拔募\(yùn)動(dòng)周期的非完全式”是否存在？它揭示了怎樣的文件運(yùn)動(dòng)特征？它是否承認(rèn)了文件運(yùn)動(dòng)能發(fā)生跳躍？本文從文件價(jià)值和文件運(yùn)動(dòng)視角為切入點(diǎn)，通過對(duì)不同文件運(yùn)動(dòng)周期的深入剖析來試圖回答這些問題。

1 文件運(yùn)動(dòng)周期的完全式、非完全式的涵義及其意義

1.1 文件運(yùn)動(dòng)周期的完全式的涵義

“文件生命周期”是指“文件從其形成到銷毀或作為檔案永久保存這一整體運(yùn)動(dòng)過程的時(shí)間跨度”，前美國(guó)國(guó)家檔案與文件局局長(zhǎng)詹姆斯·B·羅茲認(rèn)為：“文件生命周期是指從文件的產(chǎn)生，經(jīng)過作為履行組織職能的工具進(jìn)行活動(dòng)和工作的階段，一直到其現(xiàn)實(shí)效用的消失，或者當(dāng)其全部使用目的已經(jīng)達(dá)到時(shí)，對(duì)其進(jìn)行銷毀，或者因?yàn)樗鼈兙哂兄档糜谰帽４娴膬r(jià)值，而把它們作為檔案，賦予新的任務(wù)的整個(gè)周期”。這一“文件生命周期”概念明顯反映出文件運(yùn)動(dòng)周期存在著不同的情形。我們把“文件從其形成到作為檔案永久保存這一整體運(yùn)動(dòng)過程的時(shí)間跨度”稱之為“文件運(yùn)動(dòng)周期的完全式”，因?yàn)樗枋霾⒏爬艘环N最為完整的文件運(yùn)動(dòng)周期形式，即文件生命周期理論通常給我們所展示的文件線性運(yùn)動(dòng)全過程，由文件的現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期以及非現(xiàn)行期三個(gè)運(yùn)動(dòng)階段所組成。文件運(yùn)動(dòng)周期的完全式揭示了文件生命周期的最完整的自然變化規(guī)律，展示的是文件價(jià)值變化將沿時(shí)間軸逐個(gè)前行、依次推進(jìn)的最完整的全過程運(yùn)動(dòng)形式。因此，文件運(yùn)動(dòng)周期的完全式表述的是文件在價(jià)值轉(zhuǎn)化和生命運(yùn)動(dòng)過程中的一般的、最為完整的運(yùn)動(dòng)周期形式。

1.2 文件運(yùn)動(dòng)周期的非完全式的涵義

相對(duì)于“文件運(yùn)動(dòng)周期的完全式”，我們創(chuàng)造性地把“文件從其形成到銷毀這一整體運(yùn)動(dòng)過程的時(shí)間跨度”稱之為“文件運(yùn)動(dòng)周期的非完全式”，因?yàn)樗枋龊透爬ǖ氖且环N非完整的文件運(yùn)動(dòng)周期形式，其時(shí)間跨度并不是由完整的現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期以及非現(xiàn)行期三個(gè)運(yùn)動(dòng)階段所組成，文件在其整個(gè)生命運(yùn)動(dòng)過程中并沒有按照文件生命周期理論所描述的三階段運(yùn)動(dòng)依次前進(jìn)，而是在其生命過程中缺失了某些運(yùn)動(dòng)階段，文件運(yùn)動(dòng)周期相應(yīng)縮短，具體包括了去頭式的非完全文件運(yùn)動(dòng)周期和掐尾式的非完全文件運(yùn)動(dòng)周期兩種形式。

較完全式的文件運(yùn)動(dòng)周期而言，非完全式的文件運(yùn)動(dòng)周期雖被縮短，但它同樣屬于“文件運(yùn)動(dòng)周期”所描述的情形。這是因?yàn)椋拔募\(yùn)動(dòng)周期”描述的是文件從產(chǎn)生到最終銷毀或永久保存的一個(gè)整體運(yùn)動(dòng)過程。它著重強(qiáng)調(diào)的是“周期”這一概念，也就是說，在一份文件“從生到死的整個(gè)時(shí)間跨度”中，它所經(jīng)歷的全部運(yùn)動(dòng)階段及運(yùn)動(dòng)形式都應(yīng)當(dāng)歸屬于它的文件運(yùn)動(dòng)周期之中。文件運(yùn)動(dòng)周期的非完全式，雖未能按照完整的三階段依次推進(jìn)，但它描述的依舊是一份文件從形成到最終銷毀的“整個(gè)生命周期”中全部的運(yùn)動(dòng)階段及形式，自然應(yīng)當(dāng)歸屬于文件運(yùn)動(dòng)周期的概念范圍。因此，文件運(yùn)動(dòng)周期的非完全式揭示的則是文件在價(jià)值轉(zhuǎn)化和生命運(yùn)動(dòng)過程中的特殊的、并不完整的運(yùn)動(dòng)周期形式。

1.3 劃分文件運(yùn)動(dòng)周期完全式和非完全式的意義

劃分完全式和非完全式兩種不同的文件運(yùn)動(dòng)周期的價(jià)值在于，文件運(yùn)動(dòng)周期的非完全式?jīng)]有局限于文件生命周期理論，它既揭示了與完全式的差異性，又與完全式一同補(bǔ)充和完善了文件運(yùn)動(dòng)周期概念，充分體現(xiàn)了文件運(yùn)動(dòng)周期的多樣性，極大地豐富和發(fā)展了文件運(yùn)動(dòng)理論。此外，研究文件運(yùn)動(dòng)周期非完全式的意義在于，它對(duì)檔案管理實(shí)踐工作中客觀存在又長(zhǎng)期被忽略的現(xiàn)象做出解釋，從實(shí)踐的客觀需要出發(fā)，解決了傳統(tǒng)理論與實(shí)踐工作之間的矛盾，關(guān)注到了在不同社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的檔案之間的差異，通過理論創(chuàng)新，更好地指導(dǎo)檔案實(shí)踐工作的開展。

2 文件運(yùn)動(dòng)周期非完全式的本質(zhì)探索

2.1 文件價(jià)值是文件運(yùn)動(dòng)的內(nèi)在動(dòng)力與源泉

文件運(yùn)動(dòng)是一種概念性的運(yùn)動(dòng)，它是指由于文件能夠呈現(xiàn)價(jià)值或者說由于文件擁有生命而導(dǎo)致的抽象的無形的運(yùn)動(dòng)形式。文件運(yùn)動(dòng)源于文件生命，而文件生命又源于文件價(jià)值，可以說，文件運(yùn)動(dòng)正是由文件所能呈現(xiàn)的價(jià)值決定并推動(dòng)的。當(dāng)文件在某一時(shí)間跨度內(nèi)始終呈現(xiàn)出同一種價(jià)值類型，則該文件的運(yùn)動(dòng)狀態(tài)沒有發(fā)生變化，始終處在這一運(yùn)動(dòng)階段之中；而一旦當(dāng)文件的價(jià)值類型產(chǎn)生變化時(shí)，該文件的運(yùn)動(dòng)狀態(tài)則隨之發(fā)生改變，文件便從上一運(yùn)動(dòng)階段跨入到下一運(yùn)動(dòng)階段之中。[1]由此，我們可以根據(jù)文件所呈現(xiàn)的價(jià)值類型判斷文件所出的運(yùn)動(dòng)階段，也可根據(jù)文件是否會(huì)呈現(xiàn)某種價(jià)值類型判斷出文件是否會(huì)經(jīng)歷與之相對(duì)應(yīng)的運(yùn)動(dòng)階段。正是由于文件運(yùn)動(dòng)與文件價(jià)值二者之間存在的特殊的內(nèi)在聯(lián)系，這也成為我們探究文件運(yùn)動(dòng)，判斷文件運(yùn)動(dòng)周期屬于完全式，亦或者屬于非完全式的理論支撐和思想基礎(chǔ)。

2.2 去頭式的非完全文件運(yùn)動(dòng)周期的本質(zhì)探索

所謂“去頭式的非完全文件運(yùn)動(dòng)周期”是指文件在其整個(gè)生命運(yùn)動(dòng)過程中缺失了前期運(yùn)動(dòng)階段，文件并未經(jīng)歷現(xiàn)行期的情形。實(shí)際上，它是跨過了現(xiàn)實(shí)使用階段直接進(jìn)入到暫時(shí)保存階段，其生命運(yùn)動(dòng)周期被劃分成了“半現(xiàn)行期—非現(xiàn)行期”兩個(gè)階段。既然說文件價(jià)值是文件運(yùn)動(dòng)的內(nèi)在動(dòng)力與源泉，那么，在文件運(yùn)動(dòng)周期非完全式中現(xiàn)行階段的缺失，是否是由于該文件現(xiàn)行價(jià)值的缺失導(dǎo)致的呢？對(duì)于這一問題，需要從“現(xiàn)行價(jià)值”和“現(xiàn)行期”的內(nèi)涵出發(fā)，進(jìn)行解讀。

何嘉蓀和傅榮校教授對(duì)“現(xiàn)行價(jià)值”做出的解釋是“文件內(nèi)容針對(duì)的活動(dòng)正在進(jìn)行之中，文件對(duì)原形成者（包括文件接收者）的初始價(jià)值”。[2]這一概念強(qiáng)調(diào)了文件在發(fā)揮“初始價(jià)值”的同時(shí)，其內(nèi)容針對(duì)的活動(dòng)“正在進(jìn)行之中”，然而，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，伴隨社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)所產(chǎn)生的文件也更為復(fù)雜多樣。我們發(fā)現(xiàn)存在有某種文件在發(fā)揮初始價(jià)值時(shí)，其內(nèi)容所針對(duì)的活動(dòng)并非正在進(jìn)行的情況，例如：照片、錄音、錄像等文件在形成之時(shí)，其內(nèi)容所針對(duì)的活動(dòng)卻同時(shí)結(jié)束。對(duì)比“現(xiàn)行價(jià)值”的概念，這些文件的初始價(jià)值并非是現(xiàn)行價(jià)值。其次，文件的初始價(jià)值脫離不開文件的形成目的。我們需要文件，是因?yàn)槲募碛袇^(qū)別于其他事物的特殊屬性，能夠在人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中發(fā)揮價(jià)值，因此文件的制作形成一開始就被賦予了強(qiáng)烈的主觀需要，具有很強(qiáng)的目的性。根據(jù)文件形成目的看文件運(yùn)動(dòng)過程，這強(qiáng)調(diào)了人的主體需要在文件價(jià)值中的重要影響，也為去頭式的非完全文件運(yùn)動(dòng)周期的存在作出補(bǔ)充解釋。人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的開展離不開與之目標(biāo)意圖相匹配的文件，通過制作文件“對(duì)現(xiàn)行社會(huì)活動(dòng)進(jìn)行管理，要求文件發(fā)揮控制功能和依據(jù)功能”[2]，并利用文件這樣的功能作用，實(shí)現(xiàn)直接推動(dòng)相關(guān)活動(dòng)開展的目的，并由此導(dǎo)致現(xiàn)行文件成為依據(jù)其開展的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)的歷史記錄。[3]但在某些特殊情況下，我們制作并形成某類文件的目的不在于“辦”，而在于“記”，我們形成這類文件的主觀需要是希望這些文件能夠再現(xiàn)某一過去的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)原貌，這便也成為了這類文件的初始價(jià)值。正是由于這種特性，該類文件在形成時(shí)就被賦予了“檔案”的價(jià)值屬性，能在事后發(fā)揮憑證價(jià)值。例如，我們常說的“建檔”概念，為貧困家庭建檔、為工作調(diào)動(dòng)建檔等。創(chuàng)建貧困檔案的第一步就是首先要收集貧困人群信息，其內(nèi)容是建檔前已存在的貧困信息，其內(nèi)容所針對(duì)的社會(huì)活動(dòng)是早已發(fā)生了的。這類檔案雖能在日后成為精準(zhǔn)扶貧工作的依據(jù)，重新發(fā)揮現(xiàn)行價(jià)值，但此時(shí)的現(xiàn)行價(jià)值是文件發(fā)生橫向運(yùn)動(dòng)基礎(chǔ)上呈現(xiàn)出的，即已有的貧困事實(shí)是建檔的信息來源，而這種記錄了貧困事實(shí)的扶貧檔案又成為了日后指導(dǎo)扶貧工作的依據(jù)，它橫跨了兩個(gè)先后開展的、不同且又相關(guān)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)[4]，這與文件運(yùn)動(dòng)周期所指代的文件縱向運(yùn)動(dòng)完全不同。對(duì)于這些精準(zhǔn)扶貧檔案來說，它們?cè)谝恍纬蓵r(shí)就成為檔案，在證明貧困家庭的貧困事實(shí)發(fā)揮出應(yīng)有的憑證價(jià)值和法律價(jià)值，并有可能在日后展現(xiàn)歷史研究?jī)r(jià)值，卻并未經(jīng)歷現(xiàn)行期。由此可見，文件作為人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的一種產(chǎn)物，它無法擺脫人類的主觀需要獨(dú)立存在，文件運(yùn)動(dòng)也無法脫離文件的客體屬性與人們的主觀需要之間的相互作用關(guān)系。因此，我們強(qiáng)調(diào)根據(jù)文件形成目的看文件運(yùn)動(dòng)過程，正是把文件作為一種社會(huì)產(chǎn)物的角度來研究文件運(yùn)動(dòng)周期的表現(xiàn)。

對(duì)于“現(xiàn)行期”的理解，阿根廷教授曼努埃爾·巴斯克斯提到：“現(xiàn)行期是文件用作指揮、命令、批準(zhǔn)、允許和傳遞信息的工具，或從一般意義上說為完成其內(nèi)容規(guī)定的任務(wù)或其為之而形成的目標(biāo)而發(fā)揮作用的階段?！盵5]其中，文件被“用作指揮、命令、批準(zhǔn)、允許和傳遞信息的工具”，這同樣指代了文件的現(xiàn)行價(jià)值，這與上文對(duì)于文件的“現(xiàn)行價(jià)值”的理解有異曲同工之處。因?yàn)橹挥卯?dāng)文件的形成超前于其內(nèi)容所針對(duì)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)時(shí)，才能成為相應(yīng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)開展的依據(jù)，發(fā)揮“指揮、命令、批準(zhǔn)、允許和傳遞信息”的現(xiàn)行價(jià)值。同樣的，對(duì)于那些照片、錄音、錄像檔案，它們?cè)谛纬蓵r(shí)，其內(nèi)容所針對(duì)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)并非正在進(jìn)行，又如何能在活動(dòng)中發(fā)揮“指揮、命令、批準(zhǔn)、允許和傳遞信息”的作用呢？

文件運(yùn)動(dòng)形式是復(fù)雜多樣的，許多學(xué)者也發(fā)現(xiàn)了文件的生命運(yùn)動(dòng)并非必須按部就班地依次推進(jìn)，而“有時(shí)又會(huì)發(fā)生某些文件跳過某一運(yùn)動(dòng)階段而直接進(jìn)入后面幾個(gè)運(yùn)動(dòng)階段的現(xiàn)象”，并稱之為“文件運(yùn)動(dòng)的跳躍形式”。[6]針對(duì)這一問題，吳品才教授在《論文件運(yùn)動(dòng)跳躍與文件管理跳躍》一文中也已說明，“文件運(yùn)動(dòng)是不能跳躍的”，因?yàn)槌姓J(rèn)文件運(yùn)動(dòng)存在“跳躍”現(xiàn)象，“不僅有檔案可以編造之說，而且本身也與文件運(yùn)動(dòng)動(dòng)力理論相矛盾”。[7]但吳品才教授同時(shí)提到“文件的這種線性運(yùn)動(dòng)必須按部就班地逐個(gè)前行，不應(yīng)也不可能出現(xiàn)跳躍，這是普遍規(guī)律，而不是一般規(guī)律，無一例外?！盵7]針對(duì)這兩個(gè)問題，結(jié)合本文上述觀點(diǎn)，筆者認(rèn)為，包括去頭式在內(nèi)的文件運(yùn)動(dòng)周期非完全式不同于文件運(yùn)動(dòng)的跳躍形式，文件運(yùn)動(dòng)周期非完全式符合文件運(yùn)動(dòng)動(dòng)力理論，它是由文件價(jià)值形態(tài)的呈現(xiàn)及其轉(zhuǎn)化而引起的文件運(yùn)動(dòng)。但文件的這種階段式線性運(yùn)動(dòng)并非是“普遍規(guī)律”，也并非“無一例外”，它僅僅代表了文件運(yùn)動(dòng)周期中一種完全式的運(yùn)動(dòng)形式，文件運(yùn)動(dòng)周期的非完全式描述的便是并非需要“按部就班地逐個(gè)前行”的其他特殊運(yùn)動(dòng)形式，這也是對(duì)已有的文件運(yùn)動(dòng)理論進(jìn)行的補(bǔ)充和完善。

2.3 掐尾式的非完全文件運(yùn)動(dòng)周期的本質(zhì)探索

所謂“掐尾式的非完全文件運(yùn)動(dòng)周期”是指文件在其整個(gè)生命運(yùn)動(dòng)過程中缺失了中后期運(yùn)動(dòng)階段，文件不曾進(jìn)入到半現(xiàn)行期或非現(xiàn)行期的情形。對(duì)于這樣的文件來說，它的生命提前終止于半現(xiàn)行期或非現(xiàn)行期，因此，其生命運(yùn)動(dòng)周期被劃分為了“現(xiàn)行期—半現(xiàn)行期”兩階段或僅僅只能有“現(xiàn)行期”這一個(gè)運(yùn)動(dòng)階段。

掐尾式的非完全文件運(yùn)動(dòng)周期，同樣是由文件所能呈現(xiàn)的價(jià)值形態(tài)及其變化情形決定的。出于各自社會(huì)活動(dòng)的需要，各類社會(huì)組織機(jī)構(gòu)在其生產(chǎn)、工作中會(huì)制作和形成許多的文件材料、技術(shù)文件等作為指導(dǎo)其開展社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的依據(jù)，當(dāng)這些文件處理完畢后，它們作為各社會(huì)組織機(jī)構(gòu)生產(chǎn)和工作的工具或憑據(jù)被繼續(xù)保留。這些曾發(fā)揮過現(xiàn)行價(jià)值的文件最終成為了社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，即文件可以轉(zhuǎn)化為檔案而被保存，這是文件的內(nèi)在屬性和檔案形成的客觀規(guī)律所決定的。然而，引起文件階段性變化的根本原因在于文件價(jià)值形態(tài)的規(guī)律性變化。[8]文件從現(xiàn)行期到半現(xiàn)行期的過渡，源于文件完成其內(nèi)容所規(guī)定的任務(wù)或目標(biāo)，文件現(xiàn)行價(jià)值的消失、憑證價(jià)值的顯現(xiàn)。但是，并非所有現(xiàn)行文件的歸屬都是檔案，當(dāng)一份文件不足以為其形成者提供充分的業(yè)務(wù)憑證或法律價(jià)值時(shí)，這份文件便不具備憑證價(jià)值，自然也無法經(jīng)歷半現(xiàn)行期。同樣的，文件從半現(xiàn)行期到非現(xiàn)行期，源于文件歷史研究?jī)r(jià)值的呈現(xiàn)。但現(xiàn)實(shí)狀況是，絕大多數(shù)的半現(xiàn)行文件因第一價(jià)值的衰退而徹底喪失現(xiàn)行作用，只有一小部分文件才能在日后逐漸顯現(xiàn)出長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史價(jià)值，進(jìn)入非現(xiàn)行期，成為非現(xiàn)行文件而被永久保存。鑒定工作的作用之一便是通過對(duì)文件價(jià)值的評(píng)價(jià)和預(yù)測(cè)，剔除和銷毀那些喪失價(jià)值的文件。而對(duì)于那些被剔除和銷毀的大多數(shù)文件來說，它無法在現(xiàn)在和將來的時(shí)空范圍內(nèi)呈現(xiàn)出任何一種價(jià)值，也就是說喪失了文件生命，便也已無運(yùn)動(dòng)可言。[1]正是由于文件價(jià)值形態(tài)的呈現(xiàn)及其變化貫穿于文件的整個(gè)生命過程，文件生命的連續(xù)性取決于文件價(jià)值呈現(xiàn)的連續(xù)性，所以在文件無法繼續(xù)呈現(xiàn)出價(jià)值的那一刻，文件的生命與運(yùn)動(dòng)隨之終止。因此，對(duì)于這些文件來說，它們或因不具備憑證價(jià)值而無法進(jìn)入半現(xiàn)行期，或因不具備歷史研究?jī)r(jià)值而只經(jīng)歷現(xiàn)行期和半現(xiàn)行期卻無法進(jìn)入到非現(xiàn)行期。

由此可見，文件運(yùn)動(dòng)周期的非完全式符合文件價(jià)值與文件運(yùn)動(dòng)的內(nèi)在聯(lián)系。在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中，確實(shí)存在有一些文件，在其被制作形成之后，它們或不能經(jīng)歷前期運(yùn)動(dòng)階段，或生命提前終止于中后期運(yùn)動(dòng)階段，并不能按照文件生命周期理論所描述的三階段線性運(yùn)動(dòng)依次前進(jìn)。因此可以說，“文件運(yùn)動(dòng)周期的非完全式”是客觀存在的，且它符合文件價(jià)值與文件運(yùn)動(dòng)的內(nèi)在聯(lián)系。

3 文件運(yùn)動(dòng)周期非完全式的實(shí)例分析

3.1 去頭式的非完全文件運(yùn)動(dòng)周期實(shí)例：會(huì)議記錄

會(huì)議記錄是在會(huì)議過程中，由記錄人員根據(jù)會(huì)議真實(shí)的組織情況和具體內(nèi)容形成的會(huì)議實(shí)錄。如同照片、錄音、錄像等文件一樣，會(huì)議記錄也屬于過程性文件，它們伴隨著相對(duì)應(yīng)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)同時(shí)產(chǎn)生，真實(shí)記載和反映了社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的開展過程。

會(huì)議記錄與現(xiàn)行文件不同。會(huì)議結(jié)束時(shí)會(huì)議記錄的制作形成隨之結(jié)束，會(huì)議結(jié)束的同時(shí)也代表著會(huì)議記錄已成為此次會(huì)議真實(shí)的歷史記錄。在此過程中，會(huì)議記錄并未呈現(xiàn)現(xiàn)行價(jià)值，未經(jīng)現(xiàn)行階段就直接進(jìn)入半現(xiàn)行期，具備了“檔案”的價(jià)值屬性。這是由于，我們制作和形成會(huì)議記錄，其目的并不在于推動(dòng)會(huì)議的開展，發(fā)揮“指揮、命令、批準(zhǔn)、允許和傳遞信息”的現(xiàn)行價(jià)值，而是希望它在真實(shí)的記錄和反映此次會(huì)議的歷史原貌后，能夠成為日后再現(xiàn)會(huì)議原貌的依據(jù)，發(fā)揮事后憑證、依據(jù)和參考的作用。[9]會(huì)議記錄是會(huì)議真實(shí)的歷史記錄這一客體屬性，與會(huì)議記錄的形成目的在于日后發(fā)揮憑證、依據(jù)和參考價(jià)值的主觀需要，決定了會(huì)議記錄在經(jīng)歷了制作產(chǎn)生階段后并未呈現(xiàn)現(xiàn)性價(jià)值，而是跨過現(xiàn)行階段直接進(jìn)入文件運(yùn)動(dòng)周期的下一階段，作為檔案繼續(xù)存在。由此可見，會(huì)議記錄的生命運(yùn)動(dòng)是文件運(yùn)動(dòng)周期非完全式的一個(gè)典型案例。

3.2 掐尾式的非完全文件運(yùn)動(dòng)周期實(shí)例：不必歸檔的文件及無需進(jìn)館的檔案

正如上文所述，并非所有的現(xiàn)行文件都能轉(zhuǎn)化為檔案，只有那些文書處理程序完畢、原始記錄性強(qiáng)且查考價(jià)值高的部分文件才能夠轉(zhuǎn)化為檔案。對(duì)于那些辦理完畢，現(xiàn)行價(jià)值消失卻無法顯現(xiàn)出其他價(jià)值的文件，如重份或內(nèi)容相同的文件、未生效文件、純事務(wù)性文件、與主管業(yè)務(wù)無關(guān)的文件、未成文草稿及一般文件的修改稿等，這些文件都是沒有保存必要的，應(yīng)當(dāng)剔除出來劃入不歸檔文件范圍。因此，區(qū)分文件歸檔和不歸檔范圍對(duì)于各機(jī)構(gòu)組織來說是非常重要的，一方面，它確保了持續(xù)的檔案來源，儲(chǔ)存了有價(jià)值的檔案資源，為開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提供了條件；另一方面，它剔除了大量無保存價(jià)值的文件，保證歸檔文件質(zhì)量，避免了人財(cái)物方面不必要的浪費(fèi)和消耗。

與此同時(shí)，我國(guó)還存在著大量的短期檔案和長(zhǎng)期檔案，它們的數(shù)量占比甚至遠(yuǎn)高于永久檔案。我國(guó)專門針對(duì)永久檔案制定了獨(dú)立的評(píng)價(jià)體系，并對(duì)永久檔案實(shí)施比例控制法，以進(jìn)一步完善和優(yōu)化文件進(jìn)館范圍，力求確保進(jìn)館檔案質(zhì)量。國(guó)外同樣如此，據(jù)加拿大學(xué)者庫蒂爾統(tǒng)計(jì)，一個(gè)單位內(nèi)所形成的文件最終只有5%-10%能進(jìn)入非現(xiàn)行期，而存入歷史檔案館進(jìn)行永久保存。[10]歐洲的文件進(jìn)館比例控制在10-15%左右，也就是說只有這些10%的檔案作為歷史檔案而被永久保存。美國(guó)的文件進(jìn)館比例則更低，被嚴(yán)格控制在3%左右。[11]這些事例及數(shù)據(jù)均說明了并非所有文件都能經(jīng)歷完整的三階段文件生命運(yùn)動(dòng)周期，存在有文件不能轉(zhuǎn)化為檔案或被永久保存，甚至于絕大多數(shù)文件的價(jià)值運(yùn)動(dòng)都屬于文件運(yùn)動(dòng)周期非完全式的范疇。

4 結(jié)語

文件運(yùn)動(dòng)周期的完全式，描述了文件沿著時(shí)間軸，依次按照現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期及非現(xiàn)行期進(jìn)行階段式線性運(yùn)動(dòng)。它展示的是完整的文件價(jià)值運(yùn)動(dòng)形式，為揭示文件運(yùn)動(dòng)形式和研究文件運(yùn)動(dòng)理論提供了一條完整路線，但卻不能代表所有的文件運(yùn)動(dòng)形式。文件運(yùn)動(dòng)周期的非完全式揭示的便是并沒能按照完整的三階段運(yùn)動(dòng)依次前進(jìn)的情形，表現(xiàn)為出去頭式或掐尾式的非完全的文件運(yùn)動(dòng)周期形式。

文件運(yùn)動(dòng)周期雖是豐富多樣的，但它始終都是由人的主體需要與文件客體屬性之間的矛盾決定并推動(dòng)的，因此，文件運(yùn)動(dòng)的研究要緊緊圍繞文件價(jià)值的呈現(xiàn)及其形態(tài)變化展開?，F(xiàn)行文件在履行現(xiàn)行價(jià)值之后極有可能因無法呈現(xiàn)出其他價(jià)值而被淘汰，進(jìn)入半現(xiàn)行期文件也會(huì)應(yīng)無法呈現(xiàn)出歷史研究?jī)r(jià)值而被銷毀，即不歸檔文件和不入館檔案它們都屬于掐尾式的非完全文件運(yùn)動(dòng)周期，這在檔案學(xué)理論及檔案工作實(shí)踐中已十分常見。但更重要的是，我們要意識(shí)到文件在其整個(gè)生命過程中也可能會(huì)缺失現(xiàn)行階段，即去頭式的非完全文件運(yùn)動(dòng)周期同樣存在。文件本就是人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物，我們制作并形成的每一份文件，都帶有強(qiáng)烈的人的主體需要。倘若我們形成文件的目的不在于使其成為推動(dòng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)開展的依據(jù)，而是要求它能夠直接作為社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄，發(fā)揮憑證價(jià)值，并在將來發(fā)揮歷史研究?jī)r(jià)值，此時(shí)的現(xiàn)行價(jià)值本就不是我們所需，該文件也就無現(xiàn)行階段可言。而會(huì)議記錄、照片、錄音、錄像等文件就是這樣的存在，這也從現(xiàn)實(shí)社會(huì)生活中證明了文件運(yùn)動(dòng)周期的非完全式的客觀存在。文件價(jià)值的呈現(xiàn)及其形態(tài)變化是文件運(yùn)動(dòng)的內(nèi)在動(dòng)力與源泉，透過文件形成目的也讓我們更加直觀地看到了文件生命運(yùn)動(dòng)過程，這便是研究文件運(yùn)動(dòng)周期的非完全式的思想基礎(chǔ)。

社會(huì)是不斷發(fā)展進(jìn)步的，我們的思想認(rèn)識(shí)也應(yīng)不斷創(chuàng)新進(jìn)步，檔案學(xué)的研究也同樣如此。文件運(yùn)動(dòng)周期是復(fù)雜多樣的，除文件生命周期理論所揭示的內(nèi)容外，還客觀存在有其它類型的運(yùn)動(dòng)周期形式。文件運(yùn)動(dòng)周期的非完全式便是從文件價(jià)值和文件運(yùn)動(dòng)的角度，為檔案學(xué)理論研究提供了一個(gè)新的研究視角和研究方法，也為更好的開展檔案工作實(shí)踐提供了理論支持，推動(dòng)檔案事業(yè)的不斷進(jìn)步與發(fā)展。