綜合性檔案館應(yīng)用人工智能創(chuàng)新管理的SWOT分析*

（揚(yáng)州大學(xué)社會發(fā)展學(xué)院 揚(yáng)州 225002）

人工智能是研究、開發(fā)用于模擬和擴(kuò)展人的智能的理論、方法、技術(shù)和應(yīng)用系統(tǒng)的一門技術(shù)科學(xué)，正在對人類社會發(fā)展和生產(chǎn)生活產(chǎn)生極其深刻的影響。在檔案管理領(lǐng)域引入人工智能，將極大提高管理效果、改善服務(wù)效率低下等問題。本文從檔案管理創(chuàng)新的視角，運(yùn)用SWOT方法分析檔案館應(yīng)用人工智能技術(shù)創(chuàng)新管理的優(yōu)劣勢、新技術(shù)應(yīng)用給檔案管理帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，探索檔案智能管理，提高檔案管理水平。

1 綜合性檔案館應(yīng)用人工智能的SWOT要素分析

SWOT分析法又稱態(tài)勢分析法，主要分析研究對象的內(nèi)部優(yōu)勢、劣勢和外部的機(jī)會、威脅，理清內(nèi)外部關(guān)系，通過匹配得出最佳實(shí)施戰(zhàn)略。綜合性檔案館有一定的應(yīng)用人工智能技術(shù)的基礎(chǔ)，檔案管理工作因技術(shù)環(huán)境的改變面臨新的機(jī)會，這正是SWOT與檔案館應(yīng)用人工智能技術(shù)創(chuàng)新管理工作特性的一致性。因此，筆者將SWOT要素運(yùn)用到檔案智能管理工作中，探討人工智能技術(shù)在檔案管理環(huán)節(jié)的應(yīng)用場景。

1.1 Strengths：優(yōu)勢分析

1.1.1 具備豐厚的數(shù)據(jù)資源基礎(chǔ)

高質(zhì)量的數(shù)據(jù)資源是人工智能應(yīng)用的重要前提。截至2018年底，我國館藏電子檔案127.7萬GB。其中，數(shù)碼照片33.2萬GB，數(shù)字錄音、數(shù)字錄像30.5萬GB。館藏檔案數(shù)字化副本1556.4萬GB。[1]檔案館擁有海量數(shù)字資源，數(shù)字存儲與管理方面的優(yōu)勢確保資源真實(shí)可靠。檔案館可以利用人工智能技術(shù)將這些數(shù)字資源轉(zhuǎn)化為優(yōu)質(zhì)數(shù)據(jù)資源，以此為基礎(chǔ)，應(yīng)用人工智能新技術(shù)，促進(jìn)管理和服務(wù)智能化。

1.1.2 具有開展人工智能技術(shù)的基本條件

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，許多智能化設(shè)備設(shè)施，檔案綜合管理、控制及服務(wù)系統(tǒng)紛紛運(yùn)用到檔案館建設(shè)上來，實(shí)現(xiàn)對檔案資源、設(shè)施設(shè)備和庫房環(huán)境的一體化管理，使得數(shù)字檔案館向智能化方向邁進(jìn)了一大步，具有初步的人工智能技術(shù)條件。[2]檔案館在完成硬件形式上的升級后，還需利用人工智能技術(shù)，建設(shè)內(nèi)在的數(shù)字檔案資源，創(chuàng)新檔案管理環(huán)節(jié)。

1.2 Weaknesses：劣勢分析

1.2.1 數(shù)字檔案館建設(shè)大多停留于初級階段

為響應(yīng)智慧城市建設(shè)，綜合性檔案館一直致力于應(yīng)用人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)建設(shè)智慧檔案館。數(shù)字檔案館是智慧檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)。目前，我國部分檔案館已完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，但數(shù)字資源建設(shè)水平以及綜合管理系統(tǒng)建設(shè)程度參差不齊。檔案館期望建設(shè)一個能夠?qū)?shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲、管理，并通過門戶網(wǎng)站、社交媒體等網(wǎng)絡(luò)平臺提供信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。[3]然而，現(xiàn)有的系統(tǒng)尚未實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的全過程管理；信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺版塊功能不全，缺少定期的系統(tǒng)更新與維護(hù)。檔案館綜合管理系統(tǒng)智能化程度較低，不利于人工智能新技術(shù)的嫁接。

1.2.2 檔案館員綜合素質(zhì)偏低

檔案人員的綜合素質(zhì)偏低是掣肘新技術(shù)應(yīng)用的重要因素。一是館員結(jié)構(gòu)不合理，我國各級檔案行政管理部門和綜合性檔案館現(xiàn)有專職人員年齡偏大、技術(shù)人才偏少；二是檔案工作人員專業(yè)程度較低，我國檔案專職人員中檔案專業(yè)碩士研究生以上學(xué)歷的比例僅為1%，大部分檔案工作人員數(shù)據(jù)素養(yǎng)偏低，對檔案數(shù)據(jù)的收集、挖掘和綜合分析能力弱，[4]難以適應(yīng)人工智能技術(shù)的應(yīng)用工作，需要相應(yīng)的技術(shù)培訓(xùn)，才能熟悉操作流程，獨(dú)立操作機(jī)器設(shè)備。

1.3 Opportunities: 機(jī)會分析

1.3.1 國家政策的引導(dǎo)

2017年7月，國家發(fā)布《新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》，確定人工智能發(fā)展分三步走的戰(zhàn)略目標(biāo)。同年10月，習(xí)近平總書記在中國共產(chǎn)黨第十九次全國代表大會的報告中強(qiáng)調(diào)“推動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能和實(shí)體經(jīng)濟(jì)深度融合”，利用人工智能新技術(shù)驅(qū)動經(jīng)濟(jì)發(fā)展。2019年3月，李克強(qiáng)總理在政府工作報告中提出“拓展‘智能+’ ……深化大數(shù)據(jù)、人工智能等研發(fā)應(yīng)用”，希望拓展人工智能的應(yīng)用寬度。國家越來越重視人工智能，以其作為基礎(chǔ)技術(shù)，滲透到各行各業(yè)，為檔案館應(yīng)用人工智能提供了良好的社會環(huán)境。

1.3.2 檔案管理活動的轉(zhuǎn)型需求

隨著智能化和智慧化理念的深入，社會對檔案館的要求越來越高，檔案管理活動急需轉(zhuǎn)型升級，檔案服務(wù)需要向個性化、智能化、知識化方向轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案管理工作存在大量程式化步驟，管理模式簡單、低效。檔案分類倚賴人工，片面主觀；檔案鑒定水平較低，影響資源開放利用；此外，用戶關(guān)注的不再是簡單的獲取文獻(xiàn)，可能是文獻(xiàn)中的某一段落，可能是圍繞某一主體的一系列文獻(xiàn)。因此，準(zhǔn)確地從繁雜的信息環(huán)境中捕獲和析取所需內(nèi)容至關(guān)重要。[5]提供掃描原件圖像的檢索系統(tǒng)，已經(jīng)無法滿足日益?zhèn)€性化、精準(zhǔn)化的用戶需求。

1.3.3 行業(yè)理論與實(shí)踐的推動

對于人工智能技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，國內(nèi)已經(jīng)有了一定的理論和實(shí)踐應(yīng)用基礎(chǔ)。相關(guān)專家學(xué)者積極尋找人工智能技術(shù)與檔案管理環(huán)節(jié)的契合點(diǎn)，構(gòu)想新技術(shù)在檔案管理環(huán)節(jié)中的應(yīng)用場景。這些探索和實(shí)踐將進(jìn)一步促進(jìn)人工智能與檔案管理活動的深度結(jié)合。例如江蘇省太倉市檔案館引入人工智能為檔案資源收集、智能分類、安全管理、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作服務(wù)，效果顯著。北京市市場監(jiān)督管理局運(yùn)用自然語言處理技術(shù)對電子文件進(jìn)行智能比對和分類，設(shè)置歸檔批處理標(biāo)準(zhǔn)和程序，提升電子文件歸檔工作效率。[6]這些富有成效的應(yīng)用實(shí)例對綜合性檔案館人工智能的運(yùn)用起到了良好示范作用。

1.4 Threats：威脅分析

1.4.1 “技術(shù)至上”的傾向

從現(xiàn)有研究文獻(xiàn)來看，關(guān)于大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等信息技術(shù)研究的論文數(shù)量幾乎占據(jù)了總發(fā)文量的一半，這些文獻(xiàn)雖然涵蓋檔案資源建設(shè)、檔案社會服務(wù)等研究，但研究焦點(diǎn)集中在新興技術(shù)方面。[7]在應(yīng)用實(shí)踐中，綜合性檔案館也容易走上技術(shù)至上的道路，盲目追隨技術(shù)熱點(diǎn)，升級和更新館內(nèi)軟硬件設(shè)施，而忽視檔案信息內(nèi)涵建設(shè)。比如，許多檔案館雖然開設(shè)有門戶網(wǎng)站、微信公眾號，但是發(fā)布的檔案信息形式單一，內(nèi)容乏味，缺乏吸引力。檔案館應(yīng)該根據(jù)業(yè)務(wù)需求，將人工智能技術(shù)應(yīng)用到具體的業(yè)務(wù)場景中，在技術(shù)升級的同時，注重檔案信息資源的挖掘與利用，堅持技術(shù)與人文的有機(jī)統(tǒng)一。

1.4.2 “雙重價值”的偏差

當(dāng)前各地檔案館應(yīng)用人工智能的實(shí)踐，凸顯了現(xiàn)代信息技術(shù)對傳統(tǒng)檔案管理環(huán)節(jié)的賦能和增效:智能化信息處理技術(shù)從根本上提升了檔案參考價值實(shí)現(xiàn)的針對性和深刻性。智能化設(shè)備圍繞具體主題采集處理信息，使檔案信息服務(wù)更具針對性；數(shù)據(jù)挖掘與分析，揭示檔案信息之間內(nèi)在聯(lián)系，提升檔案價值實(shí)現(xiàn)的深刻性。[8]顯然，人工智能的應(yīng)用提高了檔案館提供信息服務(wù)的能力，有利于檔案參考價值的發(fā)揮，但是，檔案館保存社會記憶、維護(hù)檔案原始記錄性的功能也應(yīng)受到關(guān)注。在深層開發(fā)檔案參考價值的同時，不能忽略了檔案的原始記錄性的維護(hù)。

2 檔案館應(yīng)用人工智能創(chuàng)新管理的策略

2.1 優(yōu)勢—機(jī)遇（SO）策略

從檔案的管理活動轉(zhuǎn)型角度來看，人工智能技術(shù)在檔案分類、鑒定以及檢索利用等環(huán)節(jié)中有著巨大的應(yīng)用前景。

2.1.1 借助自然語言處理技術(shù)，進(jìn)行檔案智能分類

《中國人工智能發(fā)展報告2018》報告顯示：2017年中國人工智能市場規(guī)模達(dá)到237億元，其中自然語言處理市場占比21%，目前已有許多相關(guān)應(yīng)用產(chǎn)品。[9]文本歸納和分類便是自然語言處理技術(shù)的代表性功能。目前，各類檔案總量龐大且迅速增長，文檔管理面臨極大挑戰(zhàn)。檔案館可以利用文本歸納和分類技術(shù)，以一定的分類體系和標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案文本屬性，尋找不同類型文本之間的關(guān)系，對文本類檔案進(jìn)行智能分類，[10]揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系，保證檔案之間形成有機(jī)整體。當(dāng)用戶想要檢索有關(guān)某主題的全部檔案時，智能分類可以有效提高查全率，在最大程度上滿足用戶的需求。

2.1.2 建立專家系統(tǒng)，提升檔案鑒定水平

檔案館長期以來較低的開放利用率與檔案鑒定工作不足有著密切聯(lián)系。檔案人員專業(yè)水準(zhǔn)、理解能力等因素，導(dǎo)致鑒定水平參差不齊，檔案有效供給不足。而借助專家系統(tǒng)，一個具有大量專門知識和經(jīng)驗(yàn)的程序系統(tǒng)，模擬專家鑒定過程，則能整齊劃一，提升檔案鑒定水平，將封閉的內(nèi)部資源轉(zhuǎn)為公開的社會信息。例如，北京市市場監(jiān)督管理局利用圖像識別和專家系統(tǒng)等人工智能技術(shù)，采用批量智能識別處理的模式對存量檔案圖像頁面的公開級別進(jìn)行自動鑒定，有效消除檔案利用中的信息泄露等安全隱患，提高檔案開放利用率，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新。[11]

2.1.3 升級檢索系統(tǒng)，滿足用戶精準(zhǔn)化信息利用需求

準(zhǔn)確用戶需求，提供個性化服務(wù)是檔案館資源開發(fā)利用的目標(biāo)。人工智能技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字化到數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，使檢索系統(tǒng)具備閱讀、理解和處理檔案信息的能力，對用戶所輸入的關(guān)鍵信息進(jìn)行分析推理，并得出結(jié)論。將死檔案變?yōu)榛钚畔?，文獻(xiàn)檢索變?yōu)橹R檢索，為用戶提供精準(zhǔn)化的信息內(nèi)容。此外，檔案館可以采用語音識別技術(shù)和視覺技術(shù)等，探索以音視頻信息服務(wù)為主體的多媒體內(nèi)容分析處理等智能化信息處理工具，對音視頻文件進(jìn)行自動分類管理和智能檢索利用，滿足利用者多樣化、個性化的信息需求。[12]

（2）節(jié)假日因素。節(jié)假日對于用戶以及企業(yè)用電都有很大的差別，我們在處理時將其離散化，0表示工作日，1表示節(jié)假日。

2.2 優(yōu)勢—威脅（ST）策略

2.2.1 深度挖掘檔案數(shù)據(jù)資源

目前檔案館擁有的可利用數(shù)據(jù)資源以館藏檔案、網(wǎng)絡(luò)信息資源以及少量用戶數(shù)據(jù)資源為主，對支撐人工智能技術(shù)應(yīng)用的用戶行為數(shù)據(jù)和科學(xué)數(shù)據(jù)等不夠豐富。檔案館在重視檔案數(shù)據(jù)化的同時，應(yīng)拓寬資源收集渠道，利用信息集成平臺選擇與采集各種信息并進(jìn)行數(shù)據(jù)化加工，豐富檔案數(shù)據(jù)資源，避免數(shù)據(jù)資源狹窄的局面。

我國綜合性檔案館館藏反映國家管理層面的檔案居多，反映社會領(lǐng)域的操作性、形態(tài)性、特色性的微觀層面的檔案缺乏，數(shù)據(jù)資源在深度上有較大局限。[13]檔案館要重點(diǎn)關(guān)注社會公眾生活檔案資源的建設(shè)，跟蹤采集人們生產(chǎn)生活中形成的各種記錄，利用數(shù)據(jù)挖掘、語義分析等技術(shù)在檔案數(shù)據(jù)庫中搜索有關(guān)社會生活方方面面的全部檔案，編輯整合，形成特色檔案數(shù)據(jù)庫。

2.2.2 平衡維護(hù)檔案“雙重價值”

智能技術(shù)使檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)工作和終端系統(tǒng)得到革命性的更新和升級，檔案的參考價值發(fā)揮地淋漓盡致。然而，在數(shù)據(jù)集約化管理環(huán)境下，可能出現(xiàn)人為修改數(shù)據(jù)；系統(tǒng)升級進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移時丟失部分?jǐn)?shù)據(jù)；存儲服務(wù)器老化或損壞引起部分?jǐn)?shù)據(jù)丟失等因素造成檔案憑證要素丟失等現(xiàn)象，給人們維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的憑證屬性帶來巨大挑戰(zhàn)。[14]在管理環(huán)節(jié)中，檔案館應(yīng)該盡量確保檔案資源不受人為和環(huán)境因素的侵害，使用具有識別能力的安防系統(tǒng)為實(shí)體檔案建立安全屏障，借助人工智能高效的數(shù)據(jù)管理手段實(shí)現(xiàn)的有序安全存儲，確保檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，保障檔案的憑證價值。此外，檔案館應(yīng)該認(rèn)識到，除形成單位，檔案在人民群眾自身權(quán)益方面也發(fā)揮著重要憑證價值。通過智能鑒定劃控，提高檔案的開放利用程度；開展檔案編研工作，編寫大事記、地方志，傳承歷史、記錄當(dāng)下，幫助于人們發(fā)現(xiàn)并充分利用檔案的價值。

2.3 劣勢—機(jī)遇（WO）策略

2.3.1 優(yōu)化數(shù)字檔案館整體建設(shè)

數(shù)字檔案館的建設(shè)經(jīng)過近二十年的努力，取得了很大進(jìn)展，但是建設(shè)程度參差不齊，許多檔案館還未實(shí)現(xiàn)館藏檔案的全部數(shù)字化?，F(xiàn)階段，檔案館首先要做的是實(shí)現(xiàn)館藏檔案的全部數(shù)字化，建立檔案數(shù)字資源的安全保障體系，優(yōu)化綜合管理平臺和信息共享的網(wǎng)絡(luò)平臺。數(shù)字檔案館發(fā)展成熟后，借助人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，順利過渡到智慧檔案館建設(shè)階段。

2.3.2 升級一體化智能管理系統(tǒng)建設(shè)

數(shù)字檔案館采用線性邏輯對檔案信息資源、檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行管理，導(dǎo)致檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間缺少協(xié)同機(jī)制。[15]人工智能技術(shù)則通過信息共享、事件關(guān)聯(lián)、協(xié)同業(yè)務(wù)等手段，整合業(yè)務(wù)工作，使檔案數(shù)據(jù)資源、檔案管理環(huán)節(jié)相互作用、相互協(xié)同，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源全過程管理，建立一體化智能管理系統(tǒng)。檔案館應(yīng)積極申請增加政府資金投入，加強(qiáng)新技術(shù)應(yīng)用的重視力度和專項(xiàng)資金傾斜力度，配置必備的人工智能硬件設(shè)施，聘請技術(shù)人員完善技術(shù)平臺建設(shè)，推動一體化智能管理系統(tǒng)建設(shè)。

2.4 劣勢—威脅（WT）策略

2.4.1 樹立資源為王，技術(shù)助力的理念

檔案資源是檔案館立足社會、服務(wù)社會的根本。豐富的館藏資源是檔案館開展日常業(yè)務(wù)工作、提供社會服務(wù)的重要前提。如果缺乏資源，檔案館的一切工作將變?yōu)闊o源之水。當(dāng)然，在信息技術(shù)無處不及的今天，檔案館還應(yīng)重視和支持對新技術(shù)的應(yīng)用，在資源建設(shè)與新技術(shù)應(yīng)用之間找到一個合理的切合點(diǎn)或融合點(diǎn)，使二者和諧發(fā)展，切不可過分強(qiáng)調(diào)技術(shù)，偏離檔案工作本質(zhì)。[16]檔案館要樹立資源為王，技術(shù)助力的理念。拓寬資源廣度，拓展資源深度，提高用戶廣泛性；擁有資源支撐，結(jié)合工作實(shí)際需要，合理應(yīng)用人工智能新興技術(shù)，為檔案資源的傳播利用助力。

2.4.2 優(yōu)化檔案人員的數(shù)據(jù)素養(yǎng)

人工智能時代,檔案人員面對的不是單一的檔案信息服務(wù)，而是面向用戶的人機(jī)交互場景咨詢、個性化知識服務(wù)等工作。這就需要檔案人員既能運(yùn)用數(shù)據(jù)分析挖掘、文獻(xiàn)自動分類等計算機(jī)知識，也要具備信息、知識和數(shù)據(jù)的用戶服務(wù)知識,推動檔案人員向不易替代、不易復(fù)制的復(fù)合型人才方向發(fā)展。[17]檔案館一方面要對在職館員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，提高他們的數(shù)據(jù)素養(yǎng)和技能；另一方面，要積極引進(jìn)技術(shù)型人才,畢竟檔案學(xué)專業(yè)復(fù)合型人才不能完全替代計算機(jī)科學(xué)、數(shù)據(jù)科學(xué)等專業(yè)培養(yǎng)的技術(shù)型人才的作用。[18]

綜上，在數(shù)字時代，綜合性檔案館應(yīng)用人工智能新技術(shù)有利于檔案事業(yè)的發(fā)展，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的管理、共享和利用。檔案館利用新技術(shù)創(chuàng)新管理要依托自身優(yōu)勢，抓住外部機(jī)遇，努力改變內(nèi)部劣勢，積極應(yīng)對外部威脅，制定出符合數(shù)字時代的檔案管理策略，推動人工智能在檔案管理中的應(yīng)用，提升我國檔案工作的轉(zhuǎn)型升級效率，促進(jìn)檔案工作的現(xiàn)代化水平。[19]