基于服務(wù)學(xué)生就業(yè)視角探索大學(xué)生學(xué)籍檔案管理

厲悅

摘要：學(xué)籍檔案是大學(xué)生步入社會后用人單位對大學(xué)生進(jìn)行了解的第一份資料，其中能夠體現(xiàn)出，大學(xué)生的學(xué)習(xí)以及生活情況?；诰蜆I(yè)方面，大學(xué)在學(xué)生的檔案管理方面對學(xué)生畢業(yè)后的就業(yè)工作有著重要的作用，因此，大學(xué)院校必須要提高在學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作方面的要求，深化大學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的重要性，從而為學(xué)生畢業(yè)后的就業(yè)提供更加良好的條件。本文基于服務(wù)學(xué)生就業(yè)視角，對大學(xué)生學(xué)籍檔案管理進(jìn)行探索，明確其中問題，提出相關(guān)的管理措施，望能夠?yàn)榇髮W(xué)生學(xué)籍檔案管理工作提供參考，從而促進(jìn)大學(xué)生的就業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：服務(wù)學(xué)生;就業(yè)視角;學(xué)籍檔案;管理方法

引言：伴隨著教育改革的不斷深化，各大高校的辦學(xué)規(guī)模越來越大，同時(shí)也在不斷的進(jìn)行生源擴(kuò)招。因此，學(xué)生數(shù)量也便越來越多，這也就導(dǎo)致了大學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作逐漸復(fù)雜，困難增大。學(xué)籍檔案對于學(xué)生而言是非常重要的，其中，記錄著學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、思想品德、教育經(jīng)歷、家庭情況等，而這也正是大學(xué)生畢業(yè)后用人單位，對學(xué)生選擇的首要依據(jù)。因此，大學(xué)院校需要對學(xué)生學(xué)籍檔案的管理加以重視，尤其是在當(dāng)前，困難增大的情況下，更需要有序的開展檔案管理工作，從而更好的服務(wù)于學(xué)生就業(yè)。

一、大學(xué)學(xué)生檔案管理中存在的問題

存在著學(xué)籍檔案內(nèi)容單一與歸檔不及時(shí)情況。通常情況下學(xué)生的學(xué)籍檔案中主要展示學(xué)生的教育經(jīng)歷、學(xué)習(xí)情況、獎罰資料、體檢表等等，能夠反映出學(xué)生宏觀情況的常用材料。然而這些內(nèi)容千篇一律，缺乏展現(xiàn)學(xué)生個(gè)性的內(nèi)容，導(dǎo)致學(xué)生的學(xué)籍檔案太過于死板，無法反映出學(xué)生真實(shí)生動的實(shí)際情況。再者便是在大學(xué)院校當(dāng)中，對學(xué)生的學(xué)籍檔案歸檔時(shí)，通常都需要多個(gè)部門配合提供資料才能完成，在時(shí)間上存在著一定差異，導(dǎo)致歸檔時(shí)間不統(tǒng)一，從而出現(xiàn)歸檔不及時(shí)，檔案材料收集不完善等問題。

學(xué)生對學(xué)籍檔案的重視度不高。對于當(dāng)前大學(xué)生而言，普遍存在著對自身檔案內(nèi)容不清楚的現(xiàn)象，其中，哪些材料是需要?dú)w檔與向用人單位提供的沒有明確的答案。對于大學(xué)生而言，在畢業(yè)前半年便需要進(jìn)入社會實(shí)習(xí)，只有當(dāng)用人單位要求，提檔時(shí)學(xué)生才能夠意識到轉(zhuǎn)檔，而一些用人單位沒有要求是學(xué)生對學(xué)籍檔案也沒有轉(zhuǎn)到意識。學(xué)校檔案管理部門對無人問津的檔案通常進(jìn)行暫時(shí)保管，或直接返還生源地城市的人才交流服務(wù)中心。也有些學(xué)校會，通知學(xué)生領(lǐng)取檔案，并說明將其交于當(dāng)?shù)厝瞬沤涣鞣?wù)中心。而在這個(gè)過程當(dāng)中學(xué)生通常不會多問，一旦出現(xiàn)需用到用個(gè)人檔案時(shí)，丈二的和尚摸不著頭腦。

學(xué)籍檔案管理觀念落后。在部分大學(xué)院校當(dāng)中，對大學(xué)生的學(xué)籍檔案重要性認(rèn)知不足，導(dǎo)致在進(jìn)行學(xué)籍檔案管理工作時(shí)由各專業(yè)負(fù)責(zé)人進(jìn)行管理，缺少專業(yè)人士的管理，在檔案清點(diǎn)完成后統(tǒng)一歸納，導(dǎo)致檔案處于閑置狀態(tài)，忽略了對學(xué)籍檔案的定期維護(hù)與更新。而這也嚴(yán)重的違反了檔案及時(shí)記錄性的原則，導(dǎo)致學(xué)生的學(xué)籍檔案準(zhǔn)確性大大降低，無法反映出學(xué)生的真實(shí)情況，從而在學(xué)生步入社會參與工作后，引發(fā)用人單位的信任危機(jī)。另外在當(dāng)前科技高速發(fā)展的情況下，學(xué)校完全可以利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，對檔案進(jìn)行數(shù)字化保存并及時(shí)更新，然而在大部分院校當(dāng)中通常對學(xué)生的檔案錄入電腦后，便不再理會，只是將紙質(zhì)畫的保存方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化保存方式，而沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化技術(shù)的作用。

二、基于服務(wù)學(xué)生就業(yè)視角探索大學(xué)學(xué)籍檔案管理措施

完善檔案內(nèi)容，加強(qiáng)收集與整理。檔案管理需要遵循實(shí)時(shí)更新的檔案記錄原則，因此大學(xué)院校在進(jìn)行檔案管理時(shí)首先應(yīng)當(dāng)保證學(xué)籍檔案的真實(shí)性與全面性，不斷收集學(xué)生的相關(guān)資料對檔案內(nèi)容進(jìn)行完善，同時(shí)通過學(xué)生在校的表現(xiàn)，并且收集學(xué)生在校期間參與的各項(xiàng)活動，以及獲獎情況等，對檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)更新確保檔案的真實(shí)性。另外檔案管理，也需要能夠有專業(yè)的管理人員進(jìn)行，對學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行分類，歸檔在校檔案材料，整理畢業(yè)檔案材料。此外，學(xué)校也應(yīng)當(dāng)像教師與學(xué)生宣傳學(xué)籍檔案的重要性，讓學(xué)生能夠意識到，檔案的作用以及價(jià)值所在，從而能夠規(guī)范學(xué)生的言行舉止，為學(xué)生今后的就業(yè)打下基礎(chǔ)。

建立完善的檔案管理機(jī)制。當(dāng)意識到學(xué)籍檔案的重要性，學(xué)校便需要根據(jù)國家對檔案的相關(guān)規(guī)定來建立完善的院校檔案管理機(jī)制。從檔案管理部門的工作開始進(jìn)行整體規(guī)劃，加強(qiáng)管理方式的同時(shí)提高檔案管理部門與其他職能部門之間的相互合作關(guān)系，從而促進(jìn)檔案管理的有效性。其次，大學(xué)院校也應(yīng)當(dāng)設(shè)置相應(yīng)的考核機(jī)制，來規(guī)范管理人員的工作態(tài)度。對檔案管理人員進(jìn)行定期的考核，確保管理人員具有檔案管理的資格，其實(shí)也應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，確保檔案管理工作能夠貫徹落實(shí)。

充分利用數(shù)字信息技術(shù)?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)今對學(xué)籍檔案的管理也提供了更多的便利性。因此，大學(xué)院校在進(jìn)行檔案管理時(shí)應(yīng)當(dāng)充分的利用數(shù)字信息技術(shù)，將學(xué)生的檔案從傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式轉(zhuǎn)化為數(shù)字模式并進(jìn)行同步更新，這樣便能夠提高檔案的查閱以及調(diào)取的便利性，同時(shí)紙質(zhì)與數(shù)字雙重保障，能夠有效的防止檔案損毀所帶來的影響。那么院校便可以建立檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置更加方便的使用功能，例如收集、修改、打印等。

綜上所述，學(xué)籍檔案對于學(xué)生未來發(fā)展極為重要，因此，為能夠服務(wù)于學(xué)生就業(yè)，便需要提高院校在學(xué)籍檔案管理方面的效率，讓師生都能夠意識到檔案的重要性。

參考文獻(xiàn)

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