試析疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用

黃艷

（安鄉(xiāng)縣疾病預(yù)防控制中心，湖南 安鄉(xiāng) 415600）

疾病預(yù)防控制中心承擔(dān)著傳染病及慢性病防控等任務(wù)疾病防控中心承擔(dān)著疾病和殘疾傷害防控等任務(wù)，是維護(hù)社會(huì)和諧安定的重要公益機(jī)構(gòu)之一。檔案管理和檔案利用作為疾病防控中心的重要組成部分，在其各項(xiàng)工作推動(dòng)過(guò)程中發(fā)揮重要作用，特別是在公共安全衛(wèi)生管理以及公共衛(wèi)生服務(wù)和疾病防控領(lǐng)域，各類檔案可以幫助工作人員對(duì)各類信息進(jìn)行充分的整合歸類，后續(xù)取用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題也會(huì)隨之減少。工作人員也可以充分利用檔案記錄和檔案之間的關(guān)聯(lián)，以此開(kāi)展各項(xiàng)疾病防控工作。但是不可否認(rèn)，當(dāng)前檔案管理和利用工作開(kāi)展過(guò)程中仍存在一定的不足，需要工作人員加強(qiáng)重視，積極開(kāi)拓新思路。

一、疾病預(yù)防控制中心檔案管理和利用現(xiàn)狀

（一）相關(guān)人員重視度不足

當(dāng)前檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中受到了一定的忽視，部分管理人員并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理和利用的重要性，特別是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，導(dǎo)致檔案管理和利用工作不能按照預(yù)定計(jì)劃順利開(kāi)展，收集到的存檔信息質(zhì)量也會(huì)大打折扣[1]。在此基礎(chǔ)上開(kāi)展檔案利用各項(xiàng)工作，相關(guān)人員可提取的信息十分有限，影響了后續(xù)各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。

（二）檔案管理人員素質(zhì)較差

檔案管理實(shí)際上是一項(xiàng)專門的工作，伴隨著信息化發(fā)展速度逐漸加快，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)添加引入電子檔案系統(tǒng)等新型模式，這樣才能更好地發(fā)揮檔案管理的作用。但是受到檔案管理人員素質(zhì)等方面的影響，檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中依然依托紙質(zhì)版檔案開(kāi)展，同時(shí)在信息化使用過(guò)程中也可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員只能利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行相對(duì)基礎(chǔ)的操作，其專業(yè)知識(shí)和信息水平等都不能滿足檔案管理信息化的要求，不利于后續(xù)各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。

（三）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化不足

檔案管理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化的程度和流程進(jìn)行，這樣才能保證其收集到的各類信息的質(zhì)量，但是在當(dāng)前檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，受到多方面因素的影響，檔案管理的規(guī)范化仍存在一定的問(wèn)題。首先是規(guī)章制度不到位，導(dǎo)致工作人員工作過(guò)程中缺乏依據(jù)。其次是工作流程不健全，對(duì)應(yīng)的工作節(jié)點(diǎn)等并沒(méi)有梳理到位，影響了檔案管理各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。就當(dāng)前來(lái)說(shuō)，各單位對(duì)文書檔案的重視程度比較高，但是對(duì)設(shè)備檔案以及人員檔案等的重視仍存在一定的問(wèn)題，對(duì)應(yīng)的管理側(cè)重點(diǎn)也沒(méi)有落實(shí)到位，導(dǎo)致在實(shí)際工作過(guò)程中出現(xiàn)了較為嚴(yán)重的檔案管理不及時(shí)問(wèn)題，檔案缺失現(xiàn)象也比較嚴(yán)重，不利于工作人員迅速將各類資料整合到位[2]。新時(shí)期檔案管理工作過(guò)程中也應(yīng)當(dāng)配備必要的設(shè)備，這樣才能把各項(xiàng)工作落實(shí)到位，但是疾病預(yù)防控制中心檔案管理過(guò)程中并沒(méi)及時(shí)將各類設(shè)備配備到位，檔案整理過(guò)程中極容易出現(xiàn)檔案缺失及重復(fù)等問(wèn)題，不僅影響檔案管理質(zhì)量，也給檔案利用等帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)。

（四）檔案利用不合理

檔案利用是檔案管理的最終環(huán)節(jié)，也是最容易出錯(cuò)的環(huán)節(jié)，檔案管理其他環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問(wèn)題都會(huì)在檔案利用過(guò)程中得以體現(xiàn)，嚴(yán)重者甚至?xí)?dǎo)致檔案無(wú)法使用。疾病預(yù)防控制中心檔案管理人員在檔案管理過(guò)程中并沒(méi)有充分利用各類檔案資源，導(dǎo)致檔案利用的效率隨之降低，檔案管理發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題也隨之增多。

（五）法律法規(guī)不完善

當(dāng)前國(guó)家對(duì)檔案管理的重視程度也有待深化，對(duì)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)遵循的規(guī)章制度等也缺乏全面的認(rèn)識(shí)，這就導(dǎo)致當(dāng)前國(guó)家在檔案管理方面出臺(tái)的法律法規(guī)還不夠完善，對(duì)檔案管理的指導(dǎo)意義也相對(duì)較弱，一定程度上影響了檔案管理工作以合理方式開(kāi)展。

二、疾病預(yù)防控制中心檔案管理和利用策略

（一）加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視

檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中必須有領(lǐng)導(dǎo)的支持，這樣才能減少工作過(guò)程中不必要的問(wèn)題，推動(dòng)檔案管理工作迅速走上正軌。為此，疾病預(yù)防控制中心必須加強(qiáng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)觀念轉(zhuǎn)變的重視，在實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中，通過(guò)組織高層領(lǐng)導(dǎo)人員預(yù)先學(xué)習(xí)的方式，引導(dǎo)其認(rèn)識(shí)到檔案管理的作用，同時(shí)了解新時(shí)期檔案管理新措施和現(xiàn)代化設(shè)備利用的重要性，使其逐漸轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，可有效提高領(lǐng)導(dǎo)人員的重視程度，領(lǐng)導(dǎo)思維開(kāi)始向現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變。在此基礎(chǔ)上開(kāi)展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)等工作，其爭(zhēng)取到的資金和設(shè)備等也會(huì)發(fā)生明顯變化，檔案管理工作可以以更為現(xiàn)代化的方式開(kāi)展，各部門之間的配合也會(huì)明顯改善，檔案收集和管理利用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題也會(huì)隨之減少。

（二）綜合培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理和利用工作順利開(kāi)展的保障，只有檔案管理人員的，工作素質(zhì)滿足各項(xiàng)工作要求，后續(xù)各項(xiàng)工作才可以按照規(guī)定順利開(kāi)展。當(dāng)檔案管理人員的素質(zhì)相對(duì)較低時(shí)，檔案管理各流程節(jié)點(diǎn)的工作都不能順利完成，將會(huì)嚴(yán)重影響其整體工作質(zhì)量。為此，疾病預(yù)防控制中心在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中必須有計(jì)劃地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題，引導(dǎo)檔案管理人員掌握正確的操作方法，使其滿足當(dāng)前工作的基礎(chǔ)要求。在此基礎(chǔ)上，通過(guò)開(kāi)展定期的檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，引導(dǎo)檔案管理人員了解檔案管理的深層次內(nèi)涵，掌握多樣化的檔案管理技巧，對(duì)推動(dòng)檔案管理工作迅速發(fā)展也具有重要意義[3]。為保障當(dāng)前檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題快速解決，疾病預(yù)防控制中心也應(yīng)當(dāng)從當(dāng)前實(shí)際情況出發(fā)，招聘專業(yè)的檔案管理人員來(lái)開(kāi)展后續(xù)各項(xiàng)工作，對(duì)提高檔案管理質(zhì)量，加快檔案管理信息化發(fā)展速度等具有重要意義。

（三）規(guī)范檔案管理流程

為保障檔案管理各項(xiàng)工作質(zhì)量，疾病預(yù)防控制中心必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理流程規(guī)范的重視。針對(duì)當(dāng)前檔案管理各環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題，圍繞檔案管理各個(gè)節(jié)點(diǎn)制定工作規(guī)范，同時(shí)將工作落實(shí)到個(gè)人，在此基礎(chǔ)上開(kāi)展管理流程整體規(guī)范工作，設(shè)置專門的檔案室來(lái)存儲(chǔ)各項(xiàng)文件，不僅可以提高工作人員管理質(zhì)量，也可以降低出現(xiàn)檔案丟失等問(wèn)題的幾率，對(duì)提高其整體工作質(zhì)量具有重要意義。

（四）規(guī)范檔案利用

檔案利用不是一朝一夕的過(guò)程，為保障檔案利用質(zhì)量，工作人員必須嚴(yán)格按照檔案管理精細(xì)化流程來(lái)開(kāi)展后續(xù)各項(xiàng)工作。通過(guò)開(kāi)展檔案分類，明確不同部門及其工作人員應(yīng)當(dāng)使用的檔案管理策略，在此基礎(chǔ)上開(kāi)展檔案管理和檔案利用宣傳工作，引導(dǎo)工作人員在該過(guò)程中了解檔案管理的重要性，明確在工作過(guò)程中正確使用檔案的意義，其后續(xù)工作過(guò)程中會(huì)用更主動(dòng)地態(tài)度配合檔案管理人員各項(xiàng)工作，檔案管理和利用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題明顯減少。

結(jié)語(yǔ)

疾病預(yù)防控制中心檔案管理和利用工作涉及到多類人員，不同人員對(duì)檔案管理和使用的要求也存在差異，為保障其整體工作質(zhì)量，疾病預(yù)防控制中心必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的重視，結(jié)合社會(huì)上檔案管理利用新趨勢(shì)，及時(shí)引入新的檔案管理技術(shù)和設(shè)備，同時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，使其逐漸提高自身工作素質(zhì)，為疾病預(yù)防控制中心各項(xiàng)工作順利開(kāi)展提供保障。