關于提高機關事業(yè)單位檔案管理的信息化水平探析

（棗莊市市中區(qū)醫(yī)療保障局，山東 棗莊 277101）

一、前言

隨著當前信息化技術的不斷發(fā)展和應用，徹底打破了傳統(tǒng)行業(yè)的管理模式，極大地提高了各項工作的生產(chǎn)效率。將信息化技術應用到機關事業(yè)單位的檔案管理工作中，可以有效為其減少人力物力等資源的投入，并不斷提高工作效率與辦事水平，對于事業(yè)單位的發(fā)展有著至關重要的作用。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的問題

（一）事業(yè)單位檔案管理人員缺乏

很多事業(yè)單位在招聘時就存在問題，并沒有按照需求招聘從事相關專業(yè)的人員。所以，從事檔案管理工作的人并不具備專業(yè)的技能與理論知識。其他部門或者文員兼職，是開展事業(yè)單位檔案管理工作的主要人員。因此，工作質量會受到不同程度的影響，無法加快檔案管理信息化建設。

（二）對檔案管理工作重視不夠

被領導忽視的問題普遍存在于事業(yè)單位檔案管理中，因領導的影響，很多工作人員無法樹立檔案管理工作意識，在責任心以及工作態(tài)度上存在極大不足。信息收集不到位以及內容詳細性欠缺等，都可說明檔案管理工作人員在工作中存在的不足。工作效率與進度長期處于過于低下的狀態(tài)，會因小細節(jié)的線漏出現(xiàn)無法挽回的后果與損失。

（三）檔案管理設備陳舊，存檔方式單一

因檔案管理工作的重要性被忽略，所以，在資金以及人力、物力投入方面較差，檔案管理始終使用老舊的儲存與保存設備。無論從效率角度來說，還是從質量角度來說，上述問題都會制約到檔案管理。如果有意外發(fā)生，會給事業(yè)單位檔案造成不可逆轉的損失，只能通過投入大量資金與人力物力的方式修復檔案，對資源造成嚴重浪費。

（四）缺少對應的檔案信息化管理網(wǎng)站

互聯(lián)網(wǎng)是開展各種信息化建設的前提，所以在檔案管理信息化的改進工作過程中，一定要建立一個信息化管理網(wǎng)站，進而為所有工作的開展提供一個可靠穩(wěn)定的平臺，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的快速傳輸。但是現(xiàn)階段大部分機關事業(yè)單位都沒有與之對應的信息網(wǎng)站平臺，因此也就無法實現(xiàn)相關信息數(shù)據(jù)的快速傳輸以及歸檔整理，同時也沒有網(wǎng)站對外形成檔案服務，最后則是缺少一個檔案管理系統(tǒng)，幫助對所有檔案數(shù)據(jù)的有效調整與協(xié)調，相關事業(yè)單位必須對其引起重視。

三、加強我國事業(yè)單位信息化檔案管理的對策

（一）加強學習并掌握必要的網(wǎng)絡技術

在開展事業(yè)單位的檔案信息化管理工作中，應該重視如何有效實現(xiàn)檔案人員的信息化水平的提升，一方面應該重視網(wǎng)絡技術人員能及時有效地進行更新、錄入檔案信息內容，還應有效促進管理人員及時維護信息平臺建設工作，以保障有效提供優(yōu)質服務內容。所以，結合事業(yè)單位的信息化建設發(fā)展要求，則應構建有效的互通機制，重視檔案管理人員和網(wǎng)絡技術人員的合作，以保障信息化管理水平的有效提升。結合日常管理的要求，應全方位重視培養(yǎng)管理人員的服務意識，鼓勵滿足信息管理的規(guī)范化要求，以便更好地提供更好服務。

（二）有效構建信息化建設平臺推廣模式

針對當前的事業(yè)單位檔案管理信息化平臺的建設，則應有效結合實際需求來提供優(yōu)質化服務工作，所以，這就要求事業(yè)單位在新時代的背景下，重視從自身工作出發(fā)來有效推廣以及宣傳檔案管理信息建設平臺，不斷擴大其知名度、影響力。同時，積極學習大型先進企業(yè)的檔案信息管理先進經(jīng)驗，利用信息化平臺的優(yōu)勢，全方位提升事業(yè)單位的人才檔案管理效率。

（三）建立實用的檔案信息網(wǎng)站

檔案信息網(wǎng)站是基于網(wǎng)頁的基本形式，為檔案管理人員提供對應的檔案服務功能，以便于檔案管理人員可以通過網(wǎng)絡查詢檔案資料，并且提供歸檔與下載等功能。這種網(wǎng)頁服務是信息化管理中非常重要的一種方式，并且在事業(yè)單位的檔案信息化管理中，其信息系統(tǒng)直接納入了檔案管理操作系統(tǒng)，這樣就可以實現(xiàn)全方位的信息服務。事業(yè)單位建立檔案信息網(wǎng)站，首先需要選擇對應的管理操作系統(tǒng)，盡可能選擇擁有再開發(fā)與升級功能的系統(tǒng)，這樣可以推動檔案信息化管理工作的發(fā)展與更新，以便將檔案信息網(wǎng)站的服務功能凸顯出來。其次，在選擇設施設備時，還要與國家的相關標準和規(guī)范結合起來，盡可能選擇市場占有率較高的產(chǎn)品。

（四）升級檔案管理部門的軟硬件

隨著信息化技術的不斷發(fā)展和應用，各項工作的開展必須要做到以相關軟硬件設施為基礎，因此檔案管理部門應注重軟硬件設施的升級，加大對于各種信息化管理技術與手段的合理應用，從而實現(xiàn)對廣大用戶進行服務。另外要注重檔案管理服務窗口的人員安排，為專業(yè)人才提供更大的能力發(fā)展空間。另外還要結合具體機關事業(yè)單位的辦事性質引進專業(yè)信息化設施，簡化工作流程，進而不斷提高檔案管理工作的效率和水平，有效發(fā)揮相關信息的軟硬件設施作用，推動檔案管理部門的整體性建設。

四、結語

綜上所述，目前我國機關事業(yè)單位的檔案管理工作仍然面臨著諸多挑戰(zhàn)，因此要抓住當前信息化時代的發(fā)展趨勢，加強對自身問題與不足的研究分析，進而對其采取有效的措施，從而快速適應當前信息化時代的發(fā)展，通過不斷完善和優(yōu)化信息體系，加強專業(yè)人才的培養(yǎng)，創(chuàng)新與升級檔案管理的軟硬件設施，有效推進信息化檔案管理工作的有效開展。