基于全生命周期的合同管理系統(tǒng)的研究與設(shè)計(jì)

（中平信息技術(shù)有限責(zé)任公司，河南 平頂山 467000）

一、存在問題

（一）建設(shè)背景

隨著公司不斷的發(fā)展，公司與外界簽訂的各種類型的合同數(shù)目也在不斷地飛速增長，但是多數(shù)企業(yè)在合同管理方面仍舊采用的還是手工紙質(zhì)審批、歸檔的傳統(tǒng)模式，從而導(dǎo)致在合同審批流轉(zhuǎn)過程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員無法及時掌握審批過程中暴露的問題，也導(dǎo)致合同簽訂后無法做到全面的合同歸檔臺賬的跟蹤和統(tǒng)計(jì)。

因此，為了幫助公司加快信息化建設(shè)的步伐，實(shí)現(xiàn)對合同管理業(yè)務(wù)的全流程管理，提高管理效率和資源利用率，保證實(shí)現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性，建設(shè)一套全生命周期的合同管理系統(tǒng)成為當(dāng)務(wù)之急。

（一）現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，企業(yè)合同管理主要采用傳統(tǒng)的人工手動管理方式，實(shí)時性不強(qiáng)，導(dǎo)致各部門協(xié)作[2]，業(yè)務(wù)流程組建，監(jiān)控制度執(zhí)行方面效率低，具體表現(xiàn)在如下方面：

1.文檔管理困難

傳統(tǒng)紙質(zhì)合同與電子版合同共存，但對于不同的人員想閱讀參考合同時，存在查找不方便的問題。尤其是領(lǐng)導(dǎo)需要了解合同文本時需要耗費(fèi)很多時間。

2.進(jìn)度控制困難

由于合同數(shù)目多，參與人員多，合同進(jìn)度的控制基本靠手工和普通word、excel 管理已很難滿足公司發(fā)展需要，并且當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)想全局或全程了解合同情況時存在很大障礙。財(cái)務(wù)人員的付款依據(jù)也與進(jìn)度密切相關(guān)，但同樣存在障礙。

3.信息匯總困難

采用手工或EXCEL 管理時，由于不同部門的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，采集也不能夠及時繼續(xù)，匯總工作需要耗費(fèi)大量時間還不一定準(zhǔn)確，對于領(lǐng)導(dǎo)的決策時間有一定的影響。

4.缺少預(yù)警機(jī)制

缺少對合同進(jìn)度、結(jié)款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的預(yù)警，不能準(zhǔn)確地預(yù)測近期可能的收支項(xiàng)目，不能幫助公司進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，更好地發(fā)揮資金運(yùn)作。

二、系統(tǒng)設(shè)計(jì)

（一）設(shè)計(jì)目標(biāo)

合同管理系統(tǒng)是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代企業(yè)的先進(jìn)管理思想，為企業(yè)提供決策、計(jì)劃、控制與經(jīng)營績效評估的全方位、系統(tǒng)化的合同管理平臺。通過對合同起草、合同審批、合同檔案管理、結(jié)算管理等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行集中控制，實(shí)現(xiàn)信通公司業(yè)務(wù)管理部門間信息的高度共享。[3]系統(tǒng)設(shè)計(jì)的最終目標(biāo)如下：

1.規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理

合同管理系統(tǒng)采用集中的數(shù)據(jù)管理，可以有效地改變企業(yè)信息分布比較散亂的現(xiàn)狀。同時，系統(tǒng)提供自定義字段功能，可以為企業(yè)實(shí)現(xiàn)完整、規(guī)范的數(shù)據(jù)管理提供一個良好的平臺支撐。

2.實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理和個性化管理的有機(jī)結(jié)合

合同管理系統(tǒng)通過全局設(shè)置和權(quán)限分配，可以由公司制訂統(tǒng)一采用的管理標(biāo)準(zhǔn)，比如，由公司設(shè)置業(yè)務(wù)單據(jù)必填字段，信息錄入必須填寫這些信息；數(shù)據(jù)字典可以為某些信息項(xiàng)提供標(biāo)準(zhǔn)的選擇項(xiàng)，防止錄入人員的錄入隨意性；設(shè)置統(tǒng)一的報(bào)表格式，信息輸出時可以保證一致性。

3.嚴(yán)格的流程控制

按照管理層次和內(nèi)控體系要求，合同管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時就充分考慮各模塊間流程的控制，并根據(jù)預(yù)設(shè)流程自行運(yùn)轉(zhuǎn)和監(jiān)控，以事件和流程推動企業(yè)合同管理工作的規(guī)范運(yùn)行。

4.為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確及時廣泛的信息

利用互聯(lián)網(wǎng)，領(lǐng)導(dǎo)可以在任何時間、任何地方進(jìn)入系統(tǒng)，隨時查閱與合同管理相關(guān)基本信息，準(zhǔn)確掌握合同執(zhí)行現(xiàn)狀，并方便地生成各種數(shù)據(jù)報(bào)表或圖表[4]。

5.友好的系統(tǒng)界面設(shè)計(jì)

軟件充分考慮到大型企業(yè)用戶使用面廣、人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平參次不齊的現(xiàn)實(shí)，在軟件的開發(fā)上充分體現(xiàn)易用性，用戶界面友好，生動，方便易用。

（二）研究內(nèi)容

系統(tǒng)的主要研究內(nèi)容包括如下幾點(diǎn)：

1.基礎(chǔ)管理：基礎(chǔ)管理是合同管理系統(tǒng)的后臺管理，包括組織機(jī)構(gòu)、權(quán)限、角色、用戶、日志、審批流程管理等功能。

2.合同起草：系統(tǒng)提供合同示范文本庫，用戶選擇對應(yīng)的合同范本，填寫合同要素并根據(jù)實(shí)際情況完成合同文本。

3.合同審批：根據(jù)公司的業(yè)務(wù)流程自定義系統(tǒng)中合同審批流程，保存所有的審批意見，幫助評審人員參考，最后打印合同審批單。

4.合同檔案管理：管理所有與合同相關(guān)的文件，包括合同電子原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，可實(shí)現(xiàn)電子文檔導(dǎo)入功能[5]。

5.結(jié)算管理：提供公司各類合同結(jié)算依據(jù)，可及時安排資金調(diào)度及收回款項(xiàng)。

（三）系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖