檔案局現(xiàn)代化檔案管理工作的探究

（東光縣檔案館，河北 滄州 061600）

引言：隨著現(xiàn)代信息化的不斷發(fā)展，縣級檔案館的檔案管理工作逐漸地從傳統(tǒng)的管理模式開始過渡到現(xiàn)代信息管理。作為至關重要的檔案資料管理，從以前傳統(tǒng)模式的整理難、查找難，到現(xiàn)在工作人員需要不斷地進行完善和優(yōu)化，檔案管理也是逐步地完善，加強現(xiàn)代化信息檔案管理工作才能更好更全面地提供和幫助使用。

一、檔案局現(xiàn)代化檔案管理的意義

檔案局作為一個重要的部門，在工作中管理好檔案是重中之重，只有把檔案管理做好，才能在工作中提高質(zhì)量，對于縣級市的發(fā)展也有重要的意義。特別是隨著現(xiàn)代信息技術的不斷發(fā)展，檔案管理工作越來越需要工作人員不斷的精細化。在現(xiàn)代信息技術的幫助下，檔案管理工作也迎來了曙光。在檔案管理工作中，運用現(xiàn)代信息化不僅可以提高檔案管理的工作效率，而且能夠方便記錄和整理資料，相比以前傳統(tǒng)的幾大柜子資料難以整理，這樣更加方便了工作人員的管理。

另外，關于檔案信息管理的承載量，現(xiàn)代計算機完全可以對其進行很好的保存，而且其計算機硬盤能夠把近幾年的工作檔案進行保存，直接取代了檔案的查找等繁瑣的工作。方便信息人員的核對和提高工作人員的工作效率。信息化檔案管理工作不僅能夠節(jié)約成本，而且還方便管理。相對計算機技術的要求也需要提高，信息檔案的保存，安全性也要得到提高，避免被他人竊取和損毀的可能。縣級市對于檔案的歸整現(xiàn)在不只是體現(xiàn)在儲存和方便管理中，更是建立起了強大的信息網(wǎng)絡，這樣所有的與檔案信息之間密切聯(lián)系的資料都可以實現(xiàn)共享。這對于縣級市來說是一項重要的工作。這也是現(xiàn)代縣級市檔案局管理的主要方向，爭取把所有相關的信息能夠及時地共享，對于推動縣級市的發(fā)展也具有深遠的意義。

二、縣級檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理的不嚴謹性

從縣級檔案局研究發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在針對工作人員基礎信息的整理和歸納就存在著不規(guī)范性的問題，這說明在檔案管理中缺少管理制度和辦法。首先，基礎信息的整理和歸納要根據(jù)一定的標準來進行整理，這樣才能保證資料的結(jié)構(gòu)分明，保證后期的查閱和審核。對于基礎信息的錄入，一定要保證準確性，所謂基礎工作是所有信息共享的關鍵。千萬不要只搞形式主義，如果單純地為了應付檢查，信息錄入馬虎或者不準確。最后都會導致信息搜索的不準確性。這樣只會嚴重破壞縣級市的建設發(fā)展。所以一定要規(guī)范檔案管理工作。

（二）檔案管理工作人員的技術

由于現(xiàn)代信息化的要求，作為經(jīng)常使用的現(xiàn)代設備就需要工作人員有一定的技術水平，但是在研究中發(fā)現(xiàn)，受到了傳統(tǒng)檔案模式的影響，工作人員還不能完全的掌握現(xiàn)代信息設備的使用，這樣在檔案管理中，就會減少檔案工作人員的效率。而現(xiàn)代設備也沒有辦法物盡其用。在專業(yè)計算機人員面前，他們也缺少對于檔案管理的管理經(jīng)驗，所以說，檔案管理工作人員不僅要加強計算機的使用，而且還要加強檔案管理的專業(yè)技能。這樣才能更好地把現(xiàn)代信息技術和傳統(tǒng)檔案管理相結(jié)合。

三、縣級檔案管理的應對策略

（一）全面深入的查找漏缺

想要提高縣級檔案管理的工作水平，就需要把檔案管理的普查工作進行做好。這樣才能保證現(xiàn)代檔案信息的完整和規(guī)范性。在整理的過程中，需要工作人員查缺補漏，把信息不完整的地方單獨的劃分，方便后期進行調(diào)整和重新錄入。在檔案管理中的重復信息，在確定好之后刪除多余的檔案資料，這樣對于后期資料實行共享才能起到意義。

（二）檔案管理的分類劃分

檔案的管理工作十分龐大，對于檔案管理的最終目的是為了后期的查找和使用。如何在后期的查找中進行快速的搜索，就需要工作人員制定一份詳細的分類劃分表。對于不同的分類進行不同的代號，在分類里面進行不同的劃分，這樣不僅可以減少搜索的時間，而且能夠減少人為的失誤，避免重復錄入和錯誤錄入。

（三）檔案管理文件中的名稱

對于檔案管理中的資料名稱也是需要進行統(tǒng)一規(guī)范的，比如在，檔案資料中可以先區(qū)分事業(yè)單位的類別，然后針對不同的類別進行詳細的劃分，可以把人名、時間等進行一一錄入，這樣在搜索時，也能快速查找。但是這項工作比較龐大，所以一定要細致而且有耐心，爭取在做完之后再核對一下，避免重復錄入。

（四）檔案管理人才的培養(yǎng)

作為現(xiàn)代檔案信息管理，離不開專業(yè)的技術人才，縣級檔案局對于人才的引進和培養(yǎng)是發(fā)展的關鍵，現(xiàn)代電子計算機技術在工作中使用很廣泛，幾乎全面覆蓋紙質(zhì)作業(yè)。所以加強人才的培養(yǎng)和學習是掌握現(xiàn)代檔案管理的關鍵。對于人才的選拔也要有一定的標準，首先要對檔案管理知識的掌握，其次要對現(xiàn)代科技技術的業(yè)務水平，兩者缺一不可。只有培養(yǎng)專業(yè)的人才，檔案管理工作才能穩(wěn)步進行。

四、結(jié)束語

綜上所述，隨著我國科技技術的不斷發(fā)展，縣級的檔案管理工作也在逐步進入完善階段，加強檔案管理工作，不僅是職責所在，更是對于縣級后期的發(fā)展和歷史軌跡具有深遠的影響。時代在進步，科技發(fā)展也在逐步的信息化，加強檔案管理人員的培養(yǎng)，促使信息化和專業(yè)化的結(jié)合，使傳統(tǒng)和科技相結(jié)合，保證檔案管理工作的穩(wěn)步進行，促使縣級經(jīng)濟發(fā)展長遠。