企業(yè)管理流程與OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)的融合應(yīng)用

（山東泰山鋼鐵集團(tuán)有限公司，山東 濟(jì)南 250000）

一、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

辦公自動(dòng)化也就是我們俗稱的OA。其是在通信技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的推動(dòng)下衍生出的一種新型的辦公方式.結(jié)合了包括計(jì)算機(jī)、通信與互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化技術(shù)在內(nèi)多種功能。因此，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的OA 系統(tǒng)需立足信息安全，為多組織、多終端以及多維度的信息共享提供支持.使集團(tuán)內(nèi)各企業(yè)、各部門(mén)和人員之間能夠及時(shí)交流與共享相關(guān)數(shù)據(jù)，其特點(diǎn)主要有以下：

（一）支持集團(tuán)協(xié)同。OA 系統(tǒng)需同時(shí)具備兩種功能。即集團(tuán)統(tǒng)一管理功能和集團(tuán)分權(quán)管理功能，集團(tuán)型企業(yè)單位可借助同一套OA 系統(tǒng)達(dá)到協(xié)同辦公的目的。利用集團(tuán)統(tǒng)一管理功能。集團(tuán)層面可實(shí)現(xiàn)包括跨組織機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)流程協(xié)同、集團(tuán)管控以及信息共享等在內(nèi)的多項(xiàng)內(nèi)容：而集團(tuán)總部與下屬單位在集團(tuán)分權(quán)管理功能之下，則可實(shí)現(xiàn)其內(nèi)部的流程管理與共享內(nèi)部信息。

（二）支持多移動(dòng)終端?？焖侔l(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)移動(dòng)應(yīng)用。促使現(xiàn)代企事業(yè)單位急需借助各種移動(dòng)化手段來(lái)服務(wù)于其戰(zhàn)略發(fā)展或價(jià)值實(shí)現(xiàn)。其中居于首位的便是OA 系統(tǒng)。因而，OA 系統(tǒng)需在移動(dòng)終端中施以規(guī)范化、流程化以及高效化的管理，企事業(yè)單位的各層人員可利用移動(dòng)終端在不同的地點(diǎn)通過(guò)碎片時(shí)間審批業(yè)務(wù)流程.進(jìn)而促進(jìn)組織整體的業(yè)務(wù)流程執(zhí)行與管理效率的提高。

二、企業(yè)管理流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

（一）內(nèi)部控制基本原則 1)全面性原則：企業(yè)管理內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)貫穿決 策、執(zhí)行和監(jiān)督全過(guò)程，覆蓋企業(yè)及其所屬單位的 各種業(yè)務(wù)和事項(xiàng)。2)重要性原則：企業(yè)管理內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)在全面 控制的基礎(chǔ)上，關(guān)注重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)和高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。3)制衡性原則：企業(yè)管理內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)在治理 結(jié)構(gòu)、機(jī)構(gòu)設(shè)置及權(quán)責(zé)分配、業(yè)務(wù)流程等方面形成 相互制約、相互監(jiān)督，同時(shí)兼顧運(yùn)營(yíng)效率。4)適應(yīng)性原則：企業(yè)管理內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)與企業(yè) 經(jīng)營(yíng)規(guī)模、業(yè)務(wù)范圍、競(jìng)爭(zhēng)狀況和風(fēng)險(xiǎn)水平等相適 應(yīng)，并隨著情況的變化及時(shí)加以調(diào)整。5)成本效益原則：企業(yè)管理內(nèi)部控制管理應(yīng)當(dāng)權(quán)衡實(shí)施成本與預(yù)期效益，以適當(dāng)?shù)某杀緦?shí)現(xiàn)有效控制。

（二）內(nèi)部控制要素。企業(yè)建立與實(shí)施有效的內(nèi)部控制要素：1)內(nèi)部環(huán)境：內(nèi)部環(huán)境是企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，一般包括治理結(jié)構(gòu)、機(jī)構(gòu)設(shè)置及權(quán)責(zé)分配、內(nèi)部審計(jì)、人力資源政策、企業(yè)文化等。2)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是企業(yè)及時(shí)識(shí)別、系統(tǒng)分析經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中與實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，合理確定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。3)控制活動(dòng)：控制活動(dòng)是企業(yè)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，采用相應(yīng)的控制措施，將風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受度之內(nèi)。4)信息與溝通：信息與溝通是企業(yè)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)的信息，確保信息在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與外部之間進(jìn)行有效溝通。5)內(nèi)部監(jiān)督：內(nèi)部監(jiān)督是企業(yè)對(duì)內(nèi)部控制建立與實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，評(píng)價(jià)內(nèi)部控制的有效性，發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制缺陷，應(yīng)當(dāng)及時(shí)加以改進(jìn)。

三、利用 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)進(jìn)行流程信息化

（一）利用 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)進(jìn)行流程信息化轉(zhuǎn)化的優(yōu)勢(shì)。某企業(yè)開(kāi)始使用OA 系統(tǒng)，目前采用EKP 組件，結(jié)業(yè)務(wù)需求和管理模式定制開(kāi)發(fā)的協(xié)同辦公平臺(tái)。協(xié)同辦公平臺(tái)的核心定位是 “辦公系統(tǒng)+知識(shí)管理+業(yè)務(wù)活動(dòng)管理+管理支持”，可同時(shí)滿足日常辦公、知識(shí)管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)管理和管理支持方面的需求。利用 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)進(jìn)行流程信息化轉(zhuǎn)化的好處如下： 1)OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)以“工作流”為基礎(chǔ)，支持復(fù)雜流程定制創(chuàng)建，支持流程節(jié)點(diǎn)條件判斷；支持流程處理過(guò)程中有權(quán)限的人員可以發(fā)起設(shè)定流程外的并行或串行流程；具有流程跟蹤、動(dòng)態(tài)流程配置或子流程功能、流程間銜接功能、流程與業(yè)務(wù)銜接功能，滿足此次內(nèi)部管理控制流程信息化轉(zhuǎn)化的需求；2)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在酒鋼應(yīng)用廣泛、操作簡(jiǎn)單、無(wú)需操作培訓(xùn)；3)OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)支持移動(dòng)辦公,PC 及移動(dòng)端均可進(jìn)行待辦事項(xiàng)處理；4)OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)對(duì)系統(tǒng)用戶權(quán)限進(jìn)行分層管理，不同權(quán)限用戶對(duì)應(yīng)不同操作模塊,避免了數(shù)據(jù)的非法訪問(wèn)。5)OA 系統(tǒng)可以對(duì)工作流中的相關(guān)文件和數(shù)據(jù)進(jìn)行跟蹤和檢查，對(duì)關(guān)鍵崗位關(guān)鍵操作可記錄、可審計(jì)、可追溯；關(guān)鍵文檔刪除操作可在設(shè)定時(shí)間內(nèi)恢復(fù)；用戶登錄信息可保留、可追溯等。

（二）OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)進(jìn)行流程信息化轉(zhuǎn)化的基本原則。1)流程所描述的業(yè)務(wù)屬于日常業(yè)務(wù)，要求及時(shí)響應(yīng)、及時(shí)反饋，實(shí)際工作中無(wú)審批環(huán)節(jié)的流程不進(jìn)行轉(zhuǎn)化。（例如：生產(chǎn)數(shù)據(jù)的填報(bào)、數(shù)據(jù)分析、人員評(píng)價(jià)等業(yè)務(wù)）2)流程所描述的業(yè)務(wù)已經(jīng)在除OA 系統(tǒng)以外的 其他專業(yè)信息系統(tǒng)（例如：ERP系統(tǒng)（SAP）、電子采購(gòu)平臺(tái)、倉(cāng)儲(chǔ)物流系統(tǒng)等）中實(shí)現(xiàn)的流程不進(jìn)行轉(zhuǎn)化。3) 流程所描述的業(yè)務(wù)需要向上級(jí)行政部門(mén)提交紙質(zhì)資料，紙質(zhì)資料需要簽章、備案待查的流程不進(jìn)行轉(zhuǎn)化。

（三）OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)轉(zhuǎn)化。企業(yè)內(nèi)部控制流程的應(yīng)用效果企業(yè)內(nèi)部管理流程優(yōu)化經(jīng)過(guò)了業(yè)務(wù)調(diào)研、體系建設(shè)、OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)進(jìn)行流程信息化轉(zhuǎn)化階段，最后股份公司流程信息系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)電子審批、OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)中新增流程、業(yè)務(wù)流程無(wú)法實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)化，80%的業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)了流程信息化。

基于公司現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程、管理體系，對(duì)照內(nèi)部控制要素進(jìn)行梳理，建立滿足公司戰(zhàn)略發(fā)展需要的內(nèi)部控制管理體系，以 “表單+流程”的方式來(lái)固化審批流，成功實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部行政類、事務(wù)類、財(cái)務(wù)類等各種審批事項(xiàng)的流轉(zhuǎn)自動(dòng)化。規(guī)范了公司的辦公流程，監(jiān)督了辦公程序，明確了工作責(zé)任，方便追溯問(wèn)題，提高工作質(zhì)量；移動(dòng)應(yīng)用的使用，更是讓審批人能夠打破時(shí)間地點(diǎn)的局限，隨時(shí)隨地進(jìn)行審批。這不僅提高了股份公司各職能處室管理的規(guī)范性和可控性，更有效提高企業(yè)執(zhí)行力，為股份公司在新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下提高綜合實(shí)力、實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益穩(wěn)步增長(zhǎng)創(chuàng)造有利的條件，促進(jìn)企業(yè)健全發(fā)展。