淺述新時(shí)期電子信息檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)及應(yīng)用

劉蕾

（天津北辰科技園區(qū)總公司，天津 300405）

一、電子信息檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建所應(yīng)遵循的基本原則

（一）規(guī)范化。任何工作要想保持一個(gè)穩(wěn)定發(fā)展的狀態(tài)，都需要將其安全性、秩序性保障起來(lái)。電子信息檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與一般的檔案管理工作有著較大的差異，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的介入，使得系統(tǒng)很容易遭黑客攻擊，一些數(shù)據(jù)信息被刪減或修改。所以基于電子信息檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的安全性、可靠性要求，需要在系統(tǒng)建設(shè)期間，分析可能會(huì)存在的安全隱患問(wèn)題，確保每一個(gè)工作階段都能夠?qū)⒁?guī)范化標(biāo)準(zhǔn)推廣，管理質(zhì)量提升能夠給電子檔案應(yīng)用帶來(lái)積極的推進(jìn)作用。

（二）一體化。一體化指電子信息檔案統(tǒng)一管理階段，做好集成化的管理模式應(yīng)用，當(dāng)各種數(shù)據(jù)信息資源能夠協(xié)調(diào)性應(yīng)用，那么電子檔案的真實(shí)性、可靠性就有了良好保障。電子信息檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用期間會(huì)生成一個(gè)較為完成的生命周期，為了避免在管理階段遇到一些突發(fā)性問(wèn)題，在電子信息檔案管理系統(tǒng)建設(shè)階段，應(yīng)探索管理周期設(shè)置要求，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的有效性管理與應(yīng)用。

（三）自動(dòng)化。自動(dòng)化在電子信息檔案管理系統(tǒng)建設(shè)階段的要求，就是針對(duì)電子檔案的自動(dòng)生成，檔案管理員通過(guò)系統(tǒng)應(yīng)用，對(duì)相應(yīng)的電子檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行搜集、整理，經(jīng)過(guò)分類、整合之后能夠?qū)σ延械碾娮訖n案信息資源進(jìn)行深入的分析與研究，探索其本身的價(jià)值影響。整合過(guò)程中，將文件自動(dòng)合成處理，為后續(xù)的利用提供便捷條件。

二、目前電子信息檔案管理中存在的安全問(wèn)題

（一）電子信息檔案管理面臨硬件環(huán)境普遍不足

電子信息檔案管理必須有好的硬件環(huán)境作支撐，主要包括強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、入侵檢測(cè)系統(tǒng)及防火墻系統(tǒng)等。由于現(xiàn)行的電子信息檔案普遍采用集中存儲(chǔ)的方式來(lái)存儲(chǔ)，隨著電子信息檔案的不斷增多，大量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和查詢，容易造成系統(tǒng)的緩慢和崩潰。而入侵檢測(cè)系統(tǒng)及防火墻系統(tǒng)也相對(duì)滯后，都已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)行電子信息檔案的管理需求。

（二）電子信息檔案管理面臨網(wǎng)絡(luò)開(kāi)放的威脅

電子信息檔案處在開(kāi)放的信息環(huán)境中，它會(huì)因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分布的廣泛性、信息資源的共享性、信息通道的公用性等特點(diǎn)，使電子信息檔案被非法竊取、盜用以及內(nèi)容任意刪改、增減。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)還隨時(shí)有可能遭到網(wǎng)絡(luò)病毒以及來(lái)自黑客的各種非法攻擊，給系統(tǒng)造成不穩(wěn)定或者導(dǎo)致崩潰，使電子信息檔案數(shù)據(jù)泄露和丟失，給電子信息檔案管理帶來(lái)不可彌補(bǔ)的后果。

（三）電子信息檔案管理中還面臨管理制度相對(duì)滯后、管理人員職業(yè)意識(shí)不強(qiáng)和信息安全知識(shí)匱乏等問(wèn)題

由于電子信息檔案管理制度相對(duì)滯后，管理責(zé)任不明確，造成管理混亂以及數(shù)據(jù)丟失等，使電子信息檔案的利用率不高；更有些管理人員職業(yè)意識(shí)不強(qiáng)，管理上存在自我隨意、亂操作等情況，對(duì)系統(tǒng)用戶隨意刪減、添加，對(duì)登陸權(quán)限隨意更改，造成一些用戶隨意訪問(wèn)、越權(quán)訪問(wèn)管理系統(tǒng)，對(duì)信息檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行隨意查看、非法下載和使用；還有部分電子信息檔案管理人員信息安全知識(shí)匱乏，對(duì)信息技術(shù)掌握不足，已不能完全滿足和適應(yīng)當(dāng)前電子檔案管理工作的需要。

三、探索檔案館電子信息檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

電子信息檔案相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具備明顯的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，需要從資料內(nèi)容、實(shí)效性兩個(gè)方面進(jìn)行分析研究，要求檔案管理員在實(shí)踐工作階段，做好對(duì)自身業(yè)務(wù)的拓展，需要將系統(tǒng)操作、系統(tǒng)模塊設(shè)置工作全面開(kāi)展，具體從以下幾個(gè)方面展開(kāi)分析：（1）系統(tǒng)架構(gòu)層應(yīng)用。系統(tǒng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)控制管理，比方說(shuō)在訪問(wèn)數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)方面，對(duì)這部分內(nèi)容進(jìn)行緩沖，這樣在系統(tǒng)應(yīng)用期間，檔案存儲(chǔ)與應(yīng)用期間的其他數(shù)據(jù)信息內(nèi)容的更新效果逐步增強(qiáng)。系統(tǒng)架構(gòu)層的應(yīng)用，能夠?qū)⒏黜?xiàng)工作分層次的開(kāi)展。（2）系統(tǒng)操作層應(yīng)用。電子信息檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用期間，在設(shè)計(jì)方面人性化的操作界面設(shè)置是十分關(guān)鍵的，能夠滿足高效的系統(tǒng)應(yīng)用需求。檔案管理者需要做好對(duì)系統(tǒng)各個(gè)功能模塊的分配與完善，面對(duì)相應(yīng)的電子信息檔案的處理，能夠達(dá)到理想化的工作要求。（3）系統(tǒng)業(yè)務(wù)層應(yīng)用。檔案館檔案管理工作需要將業(yè)務(wù)流程統(tǒng)一設(shè)置，通過(guò)電子信息檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能分工，將拆分工作依據(jù)電子信息檔案管理要求進(jìn)行，這樣就能將各項(xiàng)功能的配置效果逐步增強(qiáng)，在實(shí)踐階段各個(gè)模塊相互配合，提升檔案管理質(zhì)量。

四、電子信息檔案管理的有效方法

（一）構(gòu)建強(qiáng)大的信息安全防范體系

主要包括為電子信息檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器和用戶終端安裝防毒軟件和防火墻系統(tǒng)以及對(duì)重要電子信息檔案進(jìn)行定期備份等。通過(guò)在服務(wù)端和用戶終端安裝殺毒軟件，能有效避免電子信息檔案在使用管理過(guò)程中，被病毒侵害以及被非法盜取、任意篡改等情況的發(fā)生，最大程度減少電子信息檔案管理工作的損失。然而，安裝強(qiáng)大的防火墻系統(tǒng)也十分必要，通過(guò)該系統(tǒng)能有效阻擋來(lái)自外部網(wǎng)絡(luò)的非法用戶對(duì)檔案管理系統(tǒng)的入侵及破壞，為電子信息檔案管理工作構(gòu)建又一道安全屏障。由于惡意病毒對(duì)電子信息檔案的破壞無(wú)處不在，所以對(duì)重要電子信息檔案進(jìn)行定期備份也相當(dāng)重要，通過(guò)定期備份，能極大降低信息數(shù)據(jù)由于系統(tǒng)崩潰而造成無(wú)法還原的現(xiàn)實(shí)，一般可選擇服務(wù)器備份及光碟或移動(dòng)磁盤備份等形式。

（二）建立完善的電子信息檔案管理制度

根據(jù)國(guó)家對(duì)電子信息檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際，制定出適應(yīng)本單位的管理制度，從制度源頭保障電子信息檔案管理的安全。如：電子信息檔案管理工作流程、電子信息檔案管理工作人員職責(zé)、電子信息檔案利用制度、電子信息檔案?jìng)浞葜贫纫约半娮有畔n案應(yīng)急安全防范措施等，通過(guò)制度的建立，讓每一個(gè)環(huán)節(jié)都有制度作保證，從而杜絕管理混亂、責(zé)任不明等情況，讓電子信息檔案管理更科學(xué)、更規(guī)范。

結(jié)束語(yǔ)

新時(shí)期的檔案管理工作結(jié)合價(jià)值影響需求、順應(yīng)社會(huì)時(shí)代發(fā)展需求，做好電子信息檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，提升檔案應(yīng)用價(jià)值是十分關(guān)鍵的。顯然傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足社會(huì)發(fā)展目標(biāo)，需要檔案工作者探索全新的管理模式與方法，提升檔案的社會(huì)服務(wù)價(jià)值。