淺談提高事業(yè)單位行政事務(wù)人員工作效率的策略

（南京市救助管理站，江蘇 南京 210000）

事業(yè)單位行政事務(wù)人員工作在事業(yè)單位工作體系中占據(jù)重要位置，其主要任務(wù)為協(xié)調(diào)事業(yè)單位內(nèi)部各部門的工作，工作量大且繁雜。事業(yè)單位行政事務(wù)人員工作效率的提高，可以提升整個事業(yè)單位的工作質(zhì)量，關(guān)系到事業(yè)單位經(jīng)營和發(fā)展。因此，在對這項工作的工作內(nèi)容、方式、特點(diǎn)和問題的研究的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際工作情況，探索出有利于提高事業(yè)單位行政事務(wù)人員工作效率的途徑具有實(shí)際意義。如今，受到傳統(tǒng)事業(yè)單位管理模式的影響,許多事業(yè)單位辦公室行政管理效率不高。這樣的局面不改善會影響事業(yè)單位的發(fā)展，甚至阻礙很多事業(yè)單位的健康發(fā)展。產(chǎn)生這些問題的根源在于事業(yè)單位缺乏規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的管理體系,各個崗位的職責(zé)權(quán)限不明確,對于各項規(guī)章制度的執(zhí)行力不強(qiáng),使自身的管理工作處于被動局面[1]。

一、新時期事業(yè)單位辦公室行政事務(wù)工作效率的問題

（一）辦公室所承辦的行政事務(wù)較為復(fù)雜

事業(yè)單位行政事務(wù)人員工作內(nèi)容大致包括辦公和行政事務(wù)管理、人力資源管理。具體而言，事業(yè)單位行政事務(wù)人員工作包括制定和執(zhí)行制度；管理日常辦公事務(wù)、辦公物品、會議、涉外事務(wù)等。辦公室管理人員的工作事業(yè)單位大小事情，管理工作人員的工作任務(wù)重、心里壓力大，這導(dǎo)致工作人員流動性大，工作熱情不高。辦公室工作人員不僅要及時歸類、總結(jié)和更新事業(yè)單位各類信息，還要主動了解事業(yè)單位的各種項目活動，否則無法完成日常工作。此外，辦公室工作人員不僅會受到來自領(lǐng)導(dǎo)的壓力，也會與事業(yè)單位員工產(chǎn)生溝通問題，這些上下溝通上的障礙會給辦公室行政管理工作帶來難題。

（二）職責(zé)不清

事業(yè)單位辦公室的日常工作主要為綜合協(xié)調(diào)內(nèi)外、督促檢查工作、貫徹領(lǐng)導(dǎo)的決策以及反饋群眾的意見。然而，辦公室工作人員往往身兼多職，分工不明。這就導(dǎo)致管理人員無法各司其職，高效地完成相應(yīng)的工作。這可能和辦公室人員人少活多的常態(tài)有關(guān)。部分行政事務(wù)的工作人員在工作過程當(dāng)中對于自身職位的定位并不是非常的明確,缺乏一個整體的宏觀的認(rèn)識,從微觀上來講,辦公室的工作人員對于行政事務(wù)在具體的工作細(xì)節(jié)方面缺乏合理的定位,對于文件的起草,公務(wù)接待等具體而又細(xì)致的問題上缺乏明確的定位這樣一來就會導(dǎo)致責(zé)任的不明確和責(zé)任的相互推諉。

（三）管理者綜合素質(zhì)不高

管理者綜合素質(zhì)不高是辦公室行政管理工作中普遍的問題。很多企事業(yè)單位在招聘辦公室工作人員時，沒有對應(yīng)聘者明確規(guī)定專業(yè)要求。很多招聘條件都顯示專業(yè)不限。這就導(dǎo)致了很多非專業(yè)人士從事辦公室管理工作。雖然工作人員一般在入崗前都會進(jìn)行崗前培訓(xùn)，或入崗后進(jìn)行繼續(xù)教育，但是很多工作人員綜合專業(yè)素養(yǎng)仍不高，缺乏科學(xué)管理的專業(yè)知識。這會導(dǎo)致對上不能為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)提出建設(shè)性建議，對下不能為事業(yè)單位其他工作人員提供完善的服務(wù)。此外，很多事業(yè)單位缺乏完善的考核與監(jiān)督機(jī)制，這導(dǎo)致一些辦公人員無法按時完成相應(yīng)的工作任務(wù)，進(jìn)而無法提高辦公室行政效率。

（四）新媒體運(yùn)用能力弱

新時代，辦公室管理工作可以借助新媒體提高工作效率。新媒體擁有加速信息傳遞，利于檔案資料存儲和分類等功能。然而，大多辦公室管理人員沒有新媒體專業(yè)知識，沒有運(yùn)用新媒體辦公的意識。這就導(dǎo)致辦公室管理工作更不上時代的腳步，仍處于傳統(tǒng)、落后、低效的工作模式中。

二、新時期提高事業(yè)單位辦公室行政事務(wù)工作效率的策略

（一）定崗定責(zé)，責(zé)權(quán)對等

辦公室所承辦的行政事務(wù)較為復(fù)雜，事業(yè)單位行政事務(wù)人員應(yīng)明確分工，保證每個崗位、每項工作都有人落實(shí)。除了定崗定責(zé)，權(quán)責(zé)也要對等。定崗、定責(zé)、定標(biāo)準(zhǔn)，責(zé)任到人，使得各項工作有序進(jìn)行，完善辦公室工作的責(zé)任體系。定崗就是以辦公室工作職能和流程為基礎(chǔ)，科學(xué)設(shè)定崗位。定責(zé)就是要界定每個崗位的職責(zé)，確保工作銜接順暢、工作程序有據(jù)可依，使得各項工作分工明確，職員各司其職、協(xié)調(diào)配合[2]。定標(biāo)準(zhǔn)將各項管理標(biāo)準(zhǔn)具體分解到每一個工作崗位，形成崗位工作規(guī)范，以達(dá)到整體功能最大化、局部功能最優(yōu)化的目標(biāo)。首先優(yōu)化流程，然后健全體系，保證權(quán)責(zé)一致，實(shí)行精細(xì)化管理辦公室工作。

（二）加強(qiáng)溝通，優(yōu)化流程

溝通在事業(yè)單位辦公室行政事務(wù)工作中起著重要作用。溝通不善不僅會降低工作效率，也會產(chǎn)生錯誤。橫向溝通包括與單位內(nèi)部其他部門和媒體、其他事業(yè)單位和政府機(jī)關(guān)等溝通。事業(yè)單位行政事務(wù)人員應(yīng)真誠、謙虛且謹(jǐn)慎地傳達(dá)精神、布置任務(wù)、協(xié)調(diào)各部門工作；與外界溝通時，行政事務(wù)人員應(yīng)提高應(yīng)變能力，實(shí)現(xiàn)有效溝通?？v向分為與上級或下級部門溝通。與上級溝通主要充分理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，傳達(dá)相關(guān)意見和精神，同時將自身和下級部門的建議順利地傳達(dá)給上級部門；與下級溝通主要是執(zhí)行上級的決定，收集整理下級部門各項信息。打通信息傳達(dá)渠道，保障各項溝通順利進(jìn)行。建立簡明、科學(xué)、無障礙的溝通流程，可以促進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化。在溝通流程設(shè)計中要做到對象明確，環(huán)節(jié)清晰，實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)有機(jī)配合，信息共享，提高效率，減少出錯率。

（三）培育傳播事業(yè)單位文化

事業(yè)單位不僅要提高辦公室管理人員的薪資待遇，更要用文化去吸引、感化人，進(jìn)行人文管理。事業(yè)單位可以通過文化建設(shè)促進(jìn)事業(yè)單位健康發(fā)展。事業(yè)單位文體的建設(shè)包括：1.目標(biāo)明確，組織結(jié)構(gòu)清晰。確立目標(biāo)是事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)。事業(yè)單位不僅需要建立近期目標(biāo)，更需要建立長期目標(biāo)。為了營造團(tuán)結(jié)凝聚的氣氛，行政管理人員應(yīng)該協(xié)助事業(yè)單位制定近、遠(yuǎn)期目標(biāo)。2.完善績效評價標(biāo)準(zhǔn)，營造公平的氛圍，形成良性競爭的環(huán)境。管理者權(quán)力下放，給員工施展才華的自由，以做事情的結(jié)果衡量業(yè)績，使員工可以最大限度地施展自己的才能。3.建設(shè)事業(yè)單位形象。事業(yè)單位形象包括物質(zhì)和精神形象。物質(zhì)形象包括司容、司貌、產(chǎn)品、技術(shù)裝備、服務(wù)設(shè)施等。精神形象包括員工事業(yè)單位風(fēng)格、精神面貌、人文環(huán)境等。4.重視人才培養(yǎng)。事業(yè)單位用發(fā)展凝聚人，以榜樣激勵人，用成才教育人。事業(yè)單位要為員工發(fā)展提供充足的空間，為員工提供再學(xué)習(xí)的機(jī)會，積極開展多樣的活動為員工提供職業(yè)生涯設(shè)計的機(jī)會。

（四）提高執(zhí)行力

事業(yè)單位辦公室管理人員提高執(zhí)行力需要注意：明確工作任務(wù)和方法；選擇更優(yōu)的工作途徑；努力解決困難；形成事業(yè)單位執(zhí)行的制度和文化。事業(yè)單位辦公室實(shí)行考核評議，確定考核標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)計量化指標(biāo)來管控程序性、易于量化的工作；設(shè)計定性評價指標(biāo)來管控非程序性、主觀因素較強(qiáng)的工作；充分運(yùn)用行政管理信息系統(tǒng)，自動選取并生成相關(guān)工作指標(biāo)，提高管控效率。人工管控難以量化的指標(biāo)，實(shí)現(xiàn)人機(jī)結(jié)合，提高考核效率；用綜合考核來綜合評價辦公室整體職能發(fā)揮情況，用分類考核來單獨(dú)評價辦公室重點(diǎn)工作。辦公室工作人員要提高服務(wù)意識，認(rèn)真完成自己的工作任務(wù)，敬職敬責(zé)，遵守職業(yè)道德。行政事務(wù)人員要提升工作的主動性，站在事業(yè)單位發(fā)展和改革的角度上，并結(jié)合辦公室的核心工作，富有預(yù)見性和計劃性地安排日常事務(wù)，并件件落實(shí)。行政事務(wù)人員不僅要理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，還要主動思考領(lǐng)導(dǎo)未考慮之處，為事業(yè)單位決策提供建設(shè)性意見。此外，行政事務(wù)人員要努力將事物型服務(wù)轉(zhuǎn)化為政務(wù)型服務(wù)。

（五）合理運(yùn)用新媒體輔助工作

依托新媒體和先進(jìn)的信息技術(shù)手段的支持，事業(yè)單位辦公室行政事務(wù)工作可以實(shí)現(xiàn)流程運(yùn)轉(zhuǎn)和工作評價的信息化、自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效化，可以更加科學(xué)合理地推進(jìn)辦公室工作。新媒體與信息相融合,可以突破時空限制,提高辦公室信息發(fā)布的及時性。注重“四屏?xí)r代”(手機(jī)、Ipad、電腦、電視) 對信息管理的要求,適應(yīng)現(xiàn)代社會公眾對信息的獲取習(xí)慣,結(jié)合信息檢索的易用性原理,更可以使獲取辦公室信息便利化。如通過熱鍵、關(guān)鍵字?jǐn)?shù)據(jù)等設(shè)置微信自定義菜單、關(guān)鍵字自動回復(fù)、微信自定義查詢、智能應(yīng)答和人工云服務(wù)等功能,使用戶在最短時間內(nèi)得到最滿意、最優(yōu)質(zhì)、最生動的服務(wù)，提高辦公效率[3]。

三、結(jié)語

提高事業(yè)單位行政事務(wù)人員工作效率，首先，應(yīng)該抓好各領(lǐng)域、各崗位人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，建立學(xué)習(xí)制度，每年都要進(jìn)行業(yè)務(wù)考核；其次，分領(lǐng)域組織好相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過以老帶新、專門送學(xué)送訓(xùn)等形式培訓(xùn)業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)技能提高了，工作效率自然提升；第三，要解決思想上懈怠的問題，嚴(yán)格組織紀(jì)律，嚴(yán)格教育管理。沒有牢固樹立為民服務(wù)思想觀念，工作上缺少事業(yè)心責(zé)任感，同樣做不好工作。行政事務(wù)人要科學(xué)合理地做好辦會、辦事、辦文三個工作，努力為領(lǐng)導(dǎo)把好文件質(zhì)量關(guān)、依法行政關(guān)。