事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升策略

張念聰

（五蓮縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，山東 日照 262300）

引言

做好人力資源檔案管理工作，不僅有利于促進(jìn)單位的更好發(fā)展，而且還能最大化調(diào)動(dòng)員工的工作熱情，實(shí)現(xiàn)其個(gè)人發(fā)展目標(biāo)。因此，各級(jí)事業(yè)單位必須對(duì)該項(xiàng)管理工作給予一定的重視度和認(rèn)知度，既要將其納入到單位戰(zhàn)略發(fā)展決策中，又要完善相應(yīng)的檔案管理制度，并明確人力資源檔案管理內(nèi)容，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)人力資源檔案管理信息化建設(shè)，這樣才能真正提高人力資源檔案管理水平為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展提供可靠的數(shù)據(jù)信息。

一、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的必要性和重要性

（一）有利于促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展

事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的開展將會(huì)影響到事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，其可以幫助管理者對(duì)公司職員的基本情況有一個(gè)大概的了解和認(rèn)識(shí)，可以給管理者和決策者制定更多的發(fā)含策略和為相關(guān)的規(guī)劃提供一定參考和依據(jù)，只有將人力資源可以進(jìn)行最大限度地利用，才可以有效提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，將人才的才能充分地發(fā)揮出來，對(duì)人力資源檔案進(jìn)行充分的利用，可以對(duì)員工的興趣愛好進(jìn)行了解，然后根據(jù)員工的特長和優(yōu)勢(shì)將其安排在更為合適的部分當(dāng)中。同時(shí)在對(duì)人力資源檔案進(jìn)行查閱的過程中應(yīng)該及時(shí)了解工作人員的基本素質(zhì)水平和相關(guān)的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)人力資源檔案中還對(duì)員工的品行有一定的紀(jì)錄，所以在對(duì)檔案資料進(jìn)行利用的時(shí)候一定要做好分析工作。另外事業(yè)單位還可以制定內(nèi)部的考核制度，換句話說人力資源檔案就是對(duì)人員進(jìn)行任命和調(diào)配的一個(gè)重要依據(jù)。

（二）有利于更好的調(diào)動(dòng)單位員工的工作熱情

一般情況下，事業(yè)單位在進(jìn)行人員崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，都會(huì)充分考慮員工的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì)與能力等因素。而人力資源檔案中，既包含員工的個(gè)人信息，也對(duì)其以往的工作表現(xiàn)及各項(xiàng)業(yè)績(jī)考核等有著詳細(xì)的記錄。因此，從某種意義上看，提高事業(yè)單位人力資源檔案管理水平，能夠更好地調(diào)動(dòng)員工的工作熱情和積極性，從而使其事業(yè)單位發(fā)展過程中發(fā)揮出最大的力量。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案管理工作長期未受到足夠重視

人事檔案管理盡管在事業(yè)單位當(dāng)中占有關(guān)鍵性的地位，但卻不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益或業(yè)績(jī)，部分人員認(rèn)為此項(xiàng)工作無須具備一定的專業(yè)水平，所以對(duì)人事檔案管理并未給予足夠重視。如此情況下，會(huì)使事業(yè)單位人事檔案管理所用的硬件設(shè)備和軟件跟不上時(shí)代發(fā)展步伐，再加上人才配置不合理，便會(huì)使得人事檔案管理一直處于應(yīng)付狀態(tài)。

（二）人力資源檔案管理技術(shù)有待更新

人力資源檔案管理技術(shù)存在著很大的漏洞，因此需要對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的更新?lián)Q代，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下主要采用的是紙質(zhì)的方式進(jìn)行保存，所以開展檔案管理工作實(shí)際上也就是對(duì)大量的紙張進(jìn)行保存然后保證其的完整性，但是當(dāng)事業(yè)單位中出現(xiàn)一位工作人員調(diào)配到另外一座城市的情況發(fā)生的時(shí)候，人力部門如果需要對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)取或者查閱，就需要到另一座城市進(jìn)行查閱和調(diào)取，這將會(huì)對(duì)人力部門的工作開展帶來很大的不便。

（三）信息化建設(shè)投入不足水平偏低

事業(yè)單位人事檔案管理人員信息化水平低是困擾大多事業(yè)單位的主要問題，究其原因主要有兩點(diǎn)：1.檔案管理人員入門關(guān)沒把好，并且缺乏信息科技培訓(xùn)，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變，也無法利用現(xiàn)代化設(shè)施有效提升工作效率；2.部分事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理重要性缺乏認(rèn)知，并沒有意識(shí)到把規(guī)范化信息化管理系統(tǒng)引入的必要性，不能在工作中運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的有效提升。先進(jìn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)也因重視度的不高而無法獲得及時(shí)硬件和軟件更新，對(duì)人事檔案管理效率的提升和信息查閱的便捷都造成阻礙。限制了其向信息化發(fā)展的進(jìn)程，使得信息保存、檢索、調(diào)閱等耗時(shí)耗力，不僅嚴(yán)重降低了人事檔案管理質(zhì)量，且過多翻閱搬動(dòng)會(huì)對(duì)實(shí)體檔案造成不可挽回的損傷。

三、事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升策略

（一）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)及工作人員對(duì)人事檔案管理的重視度

如果想做好某一項(xiàng)工作，首先必須要做好示范，帶好頭。這一道理也非常適合用在事業(yè)單位的人事檔案管理。如想做好事業(yè)單位人事檔案管理工作，就一定要提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這一工作的重視度。為此一定要采用合理并且科學(xué)的方法，如可構(gòu)建專門的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)，定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行相應(yīng)的考核，同時(shí)要求人事檔案管理的相關(guān)人員必須要實(shí)施崗位競(jìng)聘機(jī)制，可把平時(shí)的考核成績(jī)當(dāng)作參考的內(nèi)容。利用一些嚴(yán)格的制度來進(jìn)行約束，可以使事業(yè)單位人事檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和科學(xué)化。

（二）用好大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷深入發(fā)展，大數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)逐漸出現(xiàn)并展開應(yīng)用，數(shù)據(jù)挖掘能夠從海量模糊數(shù)據(jù)中，找出有價(jià)值的信息，這是一種非常有價(jià)值的數(shù)據(jù)分析方法。面對(duì)網(wǎng)絡(luò)求職信息虛假度較高的局面，采用人工甄別的方式不但效率非常慢，更重要的是準(zhǔn)確性難以保障。對(duì)于今天“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代來說，通過大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)來對(duì)其中的信息展開輔助審核，是最有效的方法，這對(duì)于提升人才信息的篩選效率是非常巨大的幫助。另外，在人才的選擇和篩選方面，以大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)結(jié)合人才評(píng)價(jià)體系，同樣能夠極大地提升人才與崗位的匹配性和匹配效率，從而輔助高校做出正確的人才招聘決策。所以說，面對(duì)網(wǎng)絡(luò)招聘，要特別重視大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，這對(duì)于提升招聘效率和招聘質(zhì)量都有極大的價(jià)值。

（三）突出人事檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化

規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要發(fā)展目標(biāo)。這就需要事業(yè)單位檔案管理人員做好文書處理工作。盡管文書處理工作與檔案管理工作之間相互獨(dú)立，但是存在較為密切的聯(lián)系。應(yīng)該通過開展規(guī)范化的文書處理工作促進(jìn)人事檔案管理工作趨于規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。事業(yè)單位人事管理部門應(yīng)該結(jié)合實(shí)際的檔案管理工作對(duì)人員實(shí)施合理配置，滿足檔案管理工作的實(shí)際需求。另外，其他部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該發(fā)揮監(jiān)督作用，為檔案管理工作創(chuàng)設(shè)公開化與透明化的環(huán)境。在整理檔案材料的過程中，應(yīng)該將其融到人員崗位責(zé)任當(dāng)中，將其作為一項(xiàng)考核依據(jù)，升這項(xiàng)工作的效率。針對(duì)檔案的形成，事業(yè)單位應(yīng)該建立立卷制度，并結(jié)合實(shí)際情況對(duì)其實(shí)施管理，對(duì)這項(xiàng)工作形成充分的認(rèn)識(shí)。

（四）健全事業(yè)單位人事檔案管理制度并優(yōu)化其管理手段

在國家各項(xiàng)人事檔案管理制度的基礎(chǔ)上，事業(yè)單位要結(jié)合當(dāng)前自身人事檔案管理工作的實(shí)際情況，建立健全人事檔案管理制度，針對(duì)人事檔案管理工作中的具體過程、具體要求、結(jié)果標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)范圍、人員責(zé)任、效益影響等多項(xiàng)內(nèi)容提出明確要求，確保當(dāng)前事業(yè)單位的人事檔案管理制度符合事業(yè)單位的發(fā)展情況與發(fā)展戰(zhàn)略，也為后續(xù)的人事檔案管理制度改革留下充足的空間與保障。同時(shí)在管理手段上，事業(yè)單位可以嘗試豐富人事檔案信息內(nèi)容，記錄相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力、技術(shù)能力、業(yè)績(jī)內(nèi)容、社會(huì)信用等相關(guān)材料，將信息化技術(shù)納入人事檔案管理工作中，以提升人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位在人事檔案管理工作的開展過程中，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步拓展其服務(wù)范圍，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，不斷加強(qiáng)對(duì)其重要地位的宣傳，并不斷提升管理人員的綜合能力，確保人事檔案管理工作的效果得到積極提升。