成人高等教育電子檔案管理策略分析

魏欣

（黑龍江省政法管理干部學(xué)院，黑龍江 哈爾濱 150000）

由于成人高等教育在辦學(xué)形式、培養(yǎng)層次和學(xué)制多樣性等方面具有自身的特殊性，這也增加了檔案管理難度。在成人高等教育檔案管理工作中，學(xué)籍檔案管理是最為核心的內(nèi)容，因此在當(dāng)前新形勢(shì)下，對(duì)于成教學(xué)籍電子檔案管理工作提出了新的要求，需要積極對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，更好地發(fā)揮出成教檔案的重要價(jià)值。

一、加強(qiáng)成人高等教育檔案管理工作的重要意義

成人教育不同于普通高等形式的教育，其沒(méi)有年齡和性別限制，這也使學(xué)生具有較強(qiáng)的社會(huì)性，而且學(xué)生多為社會(huì)在職人員，數(shù)量和涉及的范圍較多，這也增加了檔案集中管理的難度。再加之成人高等教育形式多樣，在學(xué)生錄取、專業(yè)課程設(shè)置、學(xué)位授予和上課形式等方面存在較大的差異，因此檔案成本相對(duì)復(fù)雜，無(wú)形不導(dǎo)致管理難度增加。成人教育檔案包括的內(nèi)容較多，需要針對(duì)檔案信息實(shí)施系統(tǒng)化歸檔整理，并針對(duì)現(xiàn)在檔案管理內(nèi)容和管理模式進(jìn)行優(yōu)化，全面提升檔案信息化發(fā)展進(jìn)程，這樣才能與國(guó)家教育教學(xué)改革的基本要求相符。特別是在針對(duì)成教電子檔案的管理，更需要做好檔案錄入登記、資料收集、歸檔、存儲(chǔ)、管理和利用等工作，全面提高成人教育檔案信息管理的系統(tǒng)化和規(guī)范化水平，為檔案信息的利用奠定良好的基礎(chǔ)。

二、成人高等教育電子檔案管理的優(yōu)化策略

（一）加強(qiáng)成教檔案規(guī)范化管理的服務(wù)理念

隨著成人高等教育學(xué)生數(shù)量的增加，這也使檔案數(shù)量十分龐大，而且檔案信息資料涉及范圍十分廣泛，而面對(duì)海量化的成人教育檔案資料，要求檔案管理人員需要樹(shù)立良好的服務(wù)理念，并在實(shí)際工作中做好電子檔案信息的登記、資源檢索、調(diào)閱等工作，積極為成人教育學(xué)生群體提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。

（二）搭建網(wǎng)絡(luò)云服務(wù)成教檔案管理信息平臺(tái)

針對(duì)于成教電子檔案的管理工作，可以通過(guò)借助于大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)全面提升成教檔案管理的數(shù)字化和信息化水平。成人教育高校還要積極完善現(xiàn)有檔案管理網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，設(shè)置專業(yè)的檔案管理人員，積極構(gòu)建成教檔案管理信息平臺(tái)，針對(duì)成人教育檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化。如在針對(duì)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，宜聘請(qǐng)專業(yè)的網(wǎng)站開(kāi)發(fā)和運(yùn)維人員，完善系統(tǒng)功能模塊和服務(wù)頁(yè)面，并選擇與自身相適宜的檔案管理軟件，使其與網(wǎng)絡(luò)云計(jì)算平臺(tái)進(jìn)行有效對(duì)接，由平臺(tái)完成檔案數(shù)據(jù)信息處理和檔案資料存儲(chǔ)等工作，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化管理。

（三）構(gòu)建完善的電子檔案管理制度

由于當(dāng)前大部分檔案管理制度都是針對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行制定的，這已與電子檔案管理工作無(wú)法有效地適應(yīng)。因此在實(shí)際工作中，需要積極完善電子檔案管理制度，并通過(guò)建立電子檔案歸檔流程，進(jìn)一步針對(duì)電子檔案歸檔制度進(jìn)行優(yōu)化，使其與電子檔案的發(fā)展相適應(yīng)，使電子檔案管理工作中能夠有章可循，為成人教育電子檔案管理工作效率和水平的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）建立科學(xué)的檢索體系

在實(shí)際成人高等教育電子檔案管理工作中，具體需要根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況及利用者的特點(diǎn)，改變檢索工具單一的狀況，建立和完善多種檢索工具和檢索渠道，以便利用者從不同的層次、不同的角度查找到所需要的檔案信息資源，為更好地利用電子檔案創(chuàng)造良好的條件。如多編制一些專題卡片、分類卡片、專題目錄、重要文件目錄、分類目錄以及各種索引、文稿、指南等。這樣不但減少檔案原件的調(diào)閱次數(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的及時(shí)提供，還能夠進(jìn)一步激活檔案資源，將“死”檔案變成“活”信息，為利用者提供大量的綜合性信息，最大限度地加快推進(jìn)成人高等教育檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，確保檔案價(jià)值和作用的充分發(fā)揮。

（五）做好電子檔案編研工作

在針對(duì)成人高等教育電子檔案管理工作中，需要做好收集和整理工作，這是保證編研工作順利開(kāi)展的重要的基礎(chǔ)。針對(duì)電子檔案信息資源進(jìn)行編研，可以提高檔案信息開(kāi)發(fā)利用的水平。具體宜根據(jù)利用者需求，將分散的檔案材料進(jìn)行加工整理，使其以更為完善和系統(tǒng)的編研成果服務(wù)于教學(xué)和教學(xué)管理。在實(shí)際電子檔案編研工作開(kāi)展過(guò)程中，需要結(jié)合成人教育學(xué)校自身的實(shí)際情況，針對(duì)教學(xué)檔案作為重點(diǎn)開(kāi)發(fā)內(nèi)容，即加大對(duì)與教學(xué)評(píng)估相關(guān)的檔案資料的開(kāi)發(fā)。另外，電子檔案管理工作中還要區(qū)分好保密與限制利用，在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，安全保密問(wèn)題已成為電子檔案開(kāi)發(fā)利用的重要制約因素，因此需要理順安全保密與限制利用兩者的關(guān)系，在保證檔案信息安全的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)電子檔案信息資源的高效利用。

三、結(jié)束語(yǔ)

成人高等教育電子檔案的管理，與全日制教育的檔案管理之間存在差別，在由傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理模式向電子檔案管理模式轉(zhuǎn)變過(guò)程中，成人高等教育院校宜加大資金投入，搭建網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理的云計(jì)算平臺(tái)，開(kāi)發(fā)行政檔案、教育教學(xué)檔案一體化的網(wǎng)絡(luò)管理軟件，減少檔案信息管理中人力資源、財(cái)政資金的支出，實(shí)現(xiàn)對(duì)海量成教檔案數(shù)據(jù)的即時(shí)搜集、統(tǒng)計(jì)運(yùn)算與維護(hù)管理，逐步推進(jìn)不同類別成人教育檔案的信息自動(dòng)化、規(guī)范化管理，從而使成人教育檔案能夠更好地服務(wù)于教學(xué)工作和教學(xué)管理，充分地發(fā)揮出成要教育電子檔案的實(shí)際效用。