檔案創(chuàng)新管理方向及應(yīng)對策略

李磊

（中梁控股集團(tuán)，上海 200062）

現(xiàn)階段，在各行各業(yè)都隨著時代的發(fā)展不斷的進(jìn)行著變革，檔案管理工作也是在不斷的改革之中，改變原先的傳統(tǒng)管理方式，利用更加省時省力的模式進(jìn)行檔案工作的管理，不僅能解放很多檔案管理工作人員的雙手，還能將檔案管理工作再上新臺階，讓檔案管理人員更好的利用時間學(xué)習(xí)新的檔案管理技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展［1］。

一、現(xiàn)階段檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）浪費人力物力財力，工作耗時耗力

現(xiàn)階段在檔案管理工作中，只有少部分的地方進(jìn)行了檔案管理的徹底性改革，很多的部門在檔案管理工作中還沒有進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，在檔案的歸檔、提取、查找等工作中依舊是純靠人力進(jìn)行，沒有結(jié)合新時代的新技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，在檔案管理方面依舊是耗時耗力，效率極低。

（二）未使用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)和檔案柜，檔案管理的安全性不能保障

在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，外界的因素影響檔案管理的安全性能，讓檔案管理的工作受到一定程度的安全性上的威脅，例如，一些不可抗力的意外：地震、火災(zāi)、水災(zāi)，同時在檔案管理柜的使用中也是沒有很嚴(yán)格，很容易造成檔案的丟失和泄露，從這方面來看，傳統(tǒng)的檔案管理工作很難保障檔案管理工作的安全性［2］。

（三）紙質(zhì)辦公局限性強(qiáng)，后期尋找麻煩

紙質(zhì)化辦公的情況已經(jīng)延續(xù)了很多年，在紙質(zhì)化的檔案登記管理中，不僅僅后期查找起來費勁，還不能更好的保存，很多情況下紙質(zhì)的登記或者辦公容易產(chǎn)生丟失或者信息泄露的情況，造成不必要的損失。

二、檔案管理工作的創(chuàng)新使用策略

（一）利用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備，增加檔案管理的安全性

檔案管理工作本身就是一項繁瑣的工作，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，不僅僅枯燥，還經(jīng)常會被一些外界的因素影響檔案管理的安全性能，利用一些不可抗力的意外：地震、火災(zāi)、水災(zāi)，同時在檔案管理柜的使用中也是沒有很嚴(yán)格，很容易造成檔案的丟失和泄露。我們所使用的信息安全技術(shù)可以包含物理安全技術(shù)，而物理安全技術(shù)是在檔案信息長期管理的過程中，主要包括一些物理的環(huán)境對檔案的安全產(chǎn)生威脅的相對應(yīng)的解決技術(shù)，物理安全技術(shù)能利用相關(guān)的儲存介質(zhì)保障檔案信息能防水、防火、防地震、防雷等，確保在物理性質(zhì)上，我們的檔案安全不受侵害。同時，我們可以借鑒現(xiàn)如今檔案管理的創(chuàng)新方案，利用先進(jìn)的數(shù)字密碼柜進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)管理，利用電子化檔案自動升降柜和電子化管理系統(tǒng)，讓管理變得有序和規(guī)范化，并且在檔案的內(nèi)容方面，采用現(xiàn)電子文件"電子化歸檔"和電子檔案"電子化管理"，促進(jìn)電子檔案的建設(shè)，保證在紙質(zhì)版檔案的基礎(chǔ)上進(jìn)行強(qiáng)化管理［3］，不僅在今后的查找中更加方便，更能保證一定的安全性，在今后的查找中也能更加快捷。同時采用內(nèi)網(wǎng)管理的模式進(jìn)行創(chuàng)新的管理，在檔案的管理中，能保證檔案的信息不會通過外網(wǎng)泄露，更安全的保管電子檔案，并且延長檔案的保管壽命，提高檔案管理工作的能力。

（二）提升檔案管理工作的效率，減少人力物力財力的支出

原先的采用紙質(zhì)版登記、人工運(yùn)送的形式已經(jīng)不適合當(dāng)今檔案管理的要求，浪費了更多的資源，我們一定要創(chuàng)新的利用多種形式進(jìn)行檔案管理，在檔案管理工作中能更加快速的進(jìn)行檔案管理工作。研發(fā)檔案管理專業(yè)的系統(tǒng)，采用系統(tǒng)的檔案查詢和檔案接收管理工作，檔案管理人員可以進(jìn)行遠(yuǎn)程的操作，減少了人員的浪費和物力的支出，更好的運(yùn)用了現(xiàn)代信息管理技術(shù)，將現(xiàn)代管理模式進(jìn)行進(jìn)一步的提升［4］。同時，要想提升檔案管理工作在今后工作中的效率，就必須將系統(tǒng)定時進(jìn)行維護(hù)，能在符合新時代發(fā)展要求的前端，進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)，利用更加先進(jìn)的形式和先進(jìn)的能力促進(jìn)系統(tǒng)的先進(jìn)性，在系統(tǒng)中的檔案管理工作應(yīng)該是最需要細(xì)致性和技術(shù)性的使用。

（三）設(shè)定無紙化辦公條件，促進(jìn)辦公效率的進(jìn)一步提升

無紙化辦公能更好的避免紙質(zhì)辦公的形成的局限性，減少檔案登記和檔案管理工作中的效率低的形式出現(xiàn)，促進(jìn)檔案管理工作的優(yōu)質(zhì)提升。在現(xiàn)代的檔案管理工作中，無紙化辦公的形式已經(jīng)非常明顯，因此，要將信息技術(shù)和專業(yè)的電腦程序配備齊全，并且讓專業(yè)的檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的管理。

（四）對檔案管理人員的保密意識和信息技術(shù)使用能力進(jìn)行培訓(xùn)

在進(jìn)行檔案管理工作人員的招聘時，一定要將保密性放在前列，因為檔案涉及個人的隱私，能勝任檔案管理的工作人員首先要懂得保密性的重要性，并且簽訂保密協(xié)議，更好的為檔案管理的工作發(fā)光發(fā)熱。同時，要對檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，靈活的使用檔案管理新系統(tǒng)，接受檔案管理新模式的改變，并且能快速的使用新系統(tǒng)，通過培訓(xùn)能更快捷的進(jìn)行檔案管理辦公，提升當(dāng)前檔案管理工作的效率，促進(jìn)檔案管理提質(zhì)升級。

三、小結(jié)

檔案信息安全管理保障體系是對檔案信息安全技術(shù)保障體系的有力支持，檔案管理效率的提升也得益于使用現(xiàn)代的管理技術(shù)進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓芾?。公司中在完成檔案信息化系統(tǒng)的搭建之后，還需要結(jié)合有效的信息安全管理手段，建立檔案信息安全保障體系，保證在檔案管理工作中不會產(chǎn)生疏漏。因此，公司的檔案管理工作不是一項一朝一夕的事情，而是一項長期的工作，必須要堅持使用新技術(shù)，改善檔案管理的繁瑣程序，利用現(xiàn)代信息技術(shù)擺脫原先管理模式的漏洞，加強(qiáng)新時代檔案信息安全管理工作的運(yùn)行，促進(jìn)檔案信息的安全管理工作有序推進(jìn)［5］。