如何做好城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案收集和整理工作

費(fèi)全平

（四川省資陽市樂至縣城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)局，四川 樂至 641500）

隨著我國社會(huì)老齡化現(xiàn)象不斷加劇，養(yǎng)老問題逐漸成為全社會(huì)廣泛關(guān)注的焦點(diǎn)問題，相應(yīng)的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的重要性也逐漸凸顯。不過在當(dāng)前的檔案管理實(shí)踐中，檔案收集和整理還存在不少問題，必須盡快采取合理對策加以優(yōu)化，從而為社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)體系的完善提供可靠支持。

一、當(dāng)下城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案收集和整理工作面臨的問題分析

（一）管理制度存在缺陷

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的收集與整理工作較為復(fù)雜，涉及大量各種類型的信息與資料，要想保障實(shí)際收集和整理的效果，必須以科學(xué)化、系統(tǒng)化的管理制度為基礎(chǔ)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作，否則檔案管理水平難以得到有效提升。然而當(dāng)前相關(guān)管理制度并不完善，在多個(gè)方面都存在或多或少的缺陷，如管理流程不規(guī)范，整理標(biāo)準(zhǔn)缺乏等，導(dǎo)致養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的收集與整理很容易陷入混亂，無法為養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展提供可靠支持與動(dòng)力。

（二）軟硬件條件不夠完善

軟硬件設(shè)施設(shè)備是進(jìn)行養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的基礎(chǔ)，良好的條件無疑能夠?yàn)闄n案管理工作的高效開展提供最為可靠的支持，尤其是在辦公現(xiàn)代化以及檔案內(nèi)容大量增加的情況下，軟件條件的重要性更是凸顯無疑。不過就實(shí)際的軟硬件條件來看，不管是軟件還是硬件層面都存在一定不足，尤其體現(xiàn)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)等經(jīng)濟(jì)條件較差的區(qū)域，這種問題更為明顯。缺乏專門的檔案室，檔案室潮濕且通風(fēng)性差，安全防范措施不配套，計(jì)算機(jī)硬件不足，專業(yè)軟件落后等問題的存在，都給養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的收集與整理帶來了不小難題。[1]

（三）管理人員綜合素養(yǎng)不達(dá)標(biāo)

在傳統(tǒng)的固有認(rèn)知中，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理就是簡單地整理文檔工作，對工作人員要求不高。不過在新的歷史時(shí)期背景下，完善城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)體系已然成為國家的重要任務(wù)，相應(yīng)的養(yǎng)老保險(xiǎn)管理水平也必須得到充分提升，需要相關(guān)人員具備高水平的專業(yè)知識、技能，良好的計(jì)算機(jī)素養(yǎng)，豐富的工作經(jīng)驗(yàn)以及正確的思想認(rèn)知。不過當(dāng)前不少城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)偏低，存在思想認(rèn)知不正確、專業(yè)水平低、工作經(jīng)驗(yàn)欠缺、計(jì)算機(jī)素養(yǎng)欠缺等問題，無法完全勝任工作崗位，導(dǎo)致檔案收集與整理的實(shí)際效果難以達(dá)到預(yù)期，有待改善。

二、做好城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案收集和整理工作的路徑

（一）健全制度體系

科學(xué)完善的制度無疑是保障檔案管理水平的關(guān)鍵與核心。只有針對當(dāng)前制度中存在的不足進(jìn)行改善，同時(shí)結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求挖掘更多需要被規(guī)范的事務(wù)，才能構(gòu)建起符合城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案收集與整理工作需求的完善制度體系，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、系統(tǒng)化和規(guī)范化發(fā)展，推動(dòng)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展，為逐步進(jìn)入老齡化的社會(huì)提供可靠保障。首先需要對檔案管理部門及崗位進(jìn)行優(yōu)化重組，根據(jù)實(shí)際需求優(yōu)化資源配置，對當(dāng)前稍顯臃腫的檔案管理體系進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，從組織結(jié)構(gòu)層面實(shí)現(xiàn)制度的有效優(yōu)化。其次則應(yīng)當(dāng)對檔案收集及整理流程進(jìn)行明確規(guī)范，根據(jù)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展實(shí)際情況，結(jié)合地方具體情況，在統(tǒng)一全國化的檔案基礎(chǔ)制度的同時(shí)，允許各地構(gòu)建更具特色化的具體制度，從而確保養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理能夠落到實(shí)處，全面、真實(shí)、準(zhǔn)確反映地方養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)實(shí)際情況的同時(shí)提出科學(xué)指導(dǎo)。最后則應(yīng)當(dāng)結(jié)合《檔案法》及其他相關(guān)文件規(guī)定，制定符合實(shí)際情況的相關(guān)規(guī)章制度，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，對檔案從收集到整理的全過程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，如歸檔范圍、保管期限、整理方法、過期檔案鑒定識別及處理等。[2]

（二）加強(qiáng)軟硬件建設(shè)

軟硬件水平的提升能夠有效保障檔案安全，同時(shí)為檔案管理提供多方面的支持，有效促進(jìn)管理水平提升，為城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供可靠動(dòng)力。因此在新時(shí)期歷史背景下應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，尤其要重視鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層軟硬件水平發(fā)展，避免因基礎(chǔ)條件問題而導(dǎo)致檔案收集與整理無法得到充分落實(shí)。首先，對城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理需求進(jìn)行全面分析，做好相應(yīng)的軟硬件基礎(chǔ)建設(shè)規(guī)劃，加大資金投入力度，以完備的物質(zhì)條件支持檔案管理工作開展。其次，落實(shí)硬件設(shè)施建設(shè)。檔案管理硬件設(shè)施主要是檔案室，需要選擇干燥且通風(fēng)性良好的建筑作為檔案室，同時(shí)配備完善的檔案柜、消防設(shè)施等配套設(shè)施，定期進(jìn)行衛(wèi)生清理和蚊蟲處理，防治檔案被損壞。最后則要加強(qiáng)軟件建設(shè)。配備足夠的計(jì)算機(jī)設(shè)備，構(gòu)建完善的在線檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)與管理，及時(shí)更新專業(yè)管理軟件，從軟件層面支持養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作開展。

（三）重視人才培養(yǎng)及管理

為了有效提高檔案收集與整理水平，需要加強(qiáng)人才培養(yǎng)，同時(shí)改善人員管理。對檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)提出明確要求，并以此為基礎(chǔ)進(jìn)行包含專業(yè)知識、專業(yè)技能、工作經(jīng)驗(yàn)、職業(yè)道德、計(jì)算機(jī)素養(yǎng)等多個(gè)方面在內(nèi)的綜合培訓(xùn)規(guī)劃，結(jié)合相應(yīng)的人員考核情況進(jìn)行培訓(xùn)實(shí)踐，制定科學(xué)合理的短、中、長期目標(biāo)，不斷提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)。[3]與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)對人員管理加以重視。對檔案收集及整理相關(guān)人員的崗位職責(zé)進(jìn)行明確規(guī)范，以詳細(xì)的管理制度要求工作人員嚴(yán)格按照制度規(guī)范進(jìn)行操作，同時(shí)配套相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，打造績效考核機(jī)制，對表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員進(jìn)行物質(zhì)、精神等層面的激勵(lì)，并對檔案管理工作中出現(xiàn)的各種問題進(jìn)行追責(zé)處理。在高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的管理下，打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，能夠?yàn)槌青l(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

結(jié)束語：

在新歷史時(shí)期背景下，必須加強(qiáng)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理，尤其要針對檔案收集和整理方面的各種問題進(jìn)行解決。相關(guān)部門及單位應(yīng)當(dāng)對此加以重視，結(jié)合實(shí)際情況，分析檔案收集和整理中存在的問題，同時(shí)針對性地進(jìn)行實(shí)踐優(yōu)化，盡量在短時(shí)間內(nèi)改善檔案管理，從而充分發(fā)揮養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案價(jià)值和作用，準(zhǔn)確反映地方養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)現(xiàn)狀的同時(shí)，為養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。