計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用

李飛

（灤平縣付營子鎮(zhèn)人民政府，河北 承德 068258）

引言：

檔案管理是一項(xiàng)十分反復(fù)的工作，它涉及的管理內(nèi)容龐大，各種信息數(shù)據(jù)，要做好歸檔工作，一不小心就會(huì)丟失，造成失誤。而且檔案管理工作所涉及的管理時(shí)間也十分漫長，有的建筑工程動(dòng)輒幾十年，在工程竣工前，檔案必須保存完好。因此，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，解決了這兩項(xiàng)難題，所以計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用勢在必行。

一、計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代檔案管理必要性

首先，傳統(tǒng)檔案管理工作效率低下。傳統(tǒng)檔案管理投入了大量的人力財(cái)力，管理內(nèi)容龐大，資料混亂，檔案的歸類工作難度大，丟失風(fēng)險(xiǎn)也高，嚴(yán)重影響了企業(yè)管理效率。

其次，計(jì)算機(jī)檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息共享。計(jì)算機(jī)檔案管理不僅實(shí)現(xiàn)信息的有效歸類，而且還具有檢索功能，要想查閱學(xué)習(xí)只要檢索就可以在幾分鐘內(nèi)找到，實(shí)現(xiàn)了信息的共享。

最后，計(jì)算機(jī)檔案管理延長了檔案使用期。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于其材質(zhì)原因，磨損嚴(yán)重，使檔案的使用壽命減少。計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)，避免了他人對(duì)檔案的直接接觸，延長了檔案的使用期。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用與檔案管理中存在的問題

（一）計(jì)算機(jī)技術(shù)沒有完全普及

首先，從現(xiàn)實(shí)生活中的檔案管理分析來看，很多檔案館都把計(jì)算機(jī)當(dāng)做是一種被動(dòng)的輔助工具，大部分的工作仍然依靠的是手工管理模式。傳統(tǒng)的手工檔案模式往往是以檔案信息為核心，其工作對(duì)象不是現(xiàn)有的檔案信息，往往都是一些文件形式的紙質(zhì)材料。在具體的檔案管理中，計(jì)算機(jī)這一有利的工具并沒有得到充分的發(fā)揮，尤其是在檔案數(shù)據(jù)庫管理上面。因此，計(jì)算機(jī)在檔案管理中的角色扮演仍然處在輔助的狀態(tài)，其功能并不能得到最大化的發(fā)揮。

（二）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

在通過計(jì)算機(jī)技術(shù)建立現(xiàn)代化的檔案管理的過程中，還存在著檔案管理人員素質(zhì)有待提高的問題。一方面，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化，但是一向熟悉與傳統(tǒng)檔案管理操作的檔案管理人員卻很難在短時(shí)間內(nèi)滿足現(xiàn)代化管理的業(yè)務(wù)要求；另一方面，作為檔案管理人員，在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立現(xiàn)代化檔案管理的過程中，相關(guān)人員不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作，必須深刻的認(rèn)識(shí)計(jì)算機(jī)的重要作用，還要熟練掌握自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，這也是對(duì)新時(shí)期下的檔案管理人員提出的新的要求。

三、計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代檔案管理的策略

（一）加快計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

1.完善計(jì)算機(jī)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

為了普及計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用，必須完善計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)施，使其適應(yīng)檔案管理的需要。這就需要投入資金，在原有計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上，購買大容量的存儲(chǔ)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)大量信息的存儲(chǔ)和管理；建立數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的信息共享和統(tǒng)一管理；建立檢索功能，提高檔案信息查找的速度，方便使用者查詢，實(shí)現(xiàn)資源的有效管理；利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，及時(shí)的更新檔案管理信息，跟進(jìn)時(shí)代的步伐，盡快實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案代替紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理的一致性。此外，還要在計(jì)算機(jī)檔案管理配套打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)備，對(duì)重要的檔案信息進(jìn)行備份，加強(qiáng)檔案信息的安全性。

2.培養(yǎng)專門的計(jì)算機(jī)檔案管理人才

計(jì)算機(jī)檔案人才包括計(jì)算機(jī)檔案研發(fā)人才和管理人才。一方面，有實(shí)力的企業(yè)可以加大資金的投入，研發(fā)一套適應(yīng)于本企業(yè)的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，有針對(duì)性的對(duì)企業(yè)進(jìn)行信息管理，提高管理效率。另一方面，要培養(yǎng)一批有專業(yè)計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)的管理人才，不僅有良好的業(yè)務(wù)能力，而且還要在不斷的實(shí)踐工作中提升自己的專業(yè)能力，定期的參加企業(yè)組織的技術(shù)培訓(xùn)，成為一個(gè)全面發(fā)展的綜合性人才。

（二）提高計(jì)算機(jī)的安全性

1.技術(shù)安全措施

企業(yè)為了保障檔案信息的安全，必須加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全性。采用防火墻技術(shù)，對(duì)黑客的進(jìn)攻采取防御，保護(hù)檔案信息不被盜??；應(yīng)用計(jì)算機(jī)病毒檢測系統(tǒng)，定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行病毒檢測，及時(shí)發(fā)現(xiàn)漏洞，進(jìn)行修補(bǔ)，避免計(jì)算機(jī)病毒的入侵造成數(shù)據(jù)的丟失；還可以采用信息加密技術(shù)，對(duì)所有主要的信息盡心密碼設(shè)置，增加檔案信息的安全性。此外，還應(yīng)該對(duì)檔案信息進(jìn)行定期的備份，防治計(jì)算機(jī)因?yàn)橥蝗还收匣蛘咄ｋ?，而?dǎo)致重要數(shù)據(jù)的丟失。

2.制定計(jì)算機(jī)檔案管理法律法規(guī)

對(duì)于政府而言，就是要制定一系列關(guān)于計(jì)算機(jī)檔案管理的法律，以不斷完善計(jì)算機(jī)檔案管理的制度建設(shè)，保證計(jì)算機(jī)檔案管理有法可依。在保證檔案信息的真實(shí)性的同時(shí)，對(duì)那些盜取檔案信息的人員進(jìn)行法律懲處，起到警示作用，保證計(jì)算機(jī)檔案的安全性。

（三）建立健全的現(xiàn)代檔案管理制度

1.建立現(xiàn)代檔案管理制度

為了確保計(jì)算機(jī)檔案管理的有序進(jìn)行，必須根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，建立起自己去的檔案管理制度，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化的管理，制定檔案電子化的每一個(gè)工作步驟，建立一整套完善的業(yè)務(wù)流程，對(duì)于檔案管理中可能出現(xiàn)的問題提前制定好注意事項(xiàng)，保證計(jì)算機(jī)檔案管理的規(guī)范操作，使管理過程職責(zé)分明，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)檔案管理的有效進(jìn)行。

2.建立激勵(lì)機(jī)制

為了不斷的完善計(jì)算機(jī)檔案管理，可以采取激勵(lì)措施。企業(yè)可以對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理提出改進(jìn)意見的員工進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，以此鼓勵(lì)其他員工的積極性，對(duì)企業(yè)的檔案管理獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。企業(yè)要廣納員工的意見，對(duì)有用的信息進(jìn)行完善，將其制度化，納入計(jì)算機(jī)檔案管理制度，保證意見源源不絕。

四、結(jié)束語

我國目前的檔案管理工作廣泛采用了計(jì)算機(jī)技術(shù)，計(jì)算機(jī)的引入確實(shí)推動(dòng)了檔案管理工作的發(fā)展?，F(xiàn)代檔案管理工作者應(yīng)該主動(dòng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢。