科研檔案信息化管理現(xiàn)狀

朱春妍

（核工業(yè)理化工程研究院，天津 300180）

引言：

科研院所是推動(dòng)社會(huì)科技創(chuàng)新的關(guān)鍵場(chǎng)所，科研工作關(guān)系著社會(huì)科技創(chuàng)新水平，直接影響國(guó)家發(fā)展以及國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的提升。科研檔案作為記錄科研工作發(fā)展的重要工作，是科研信息的重要載體，科研工作的重要性決定了科研檔案管理的重要性。我國(guó)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中明確規(guī)定，立足于長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度不斷完善檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。因此，加強(qiáng)科研檔案信息化管理水平既是檔案管理工作基本要求，也是保障科研工作順利展開(kāi)的重要基礎(chǔ)。

一、科研檔案信息化管理現(xiàn)狀

（一）信息化管理配套設(shè)施匱乏

隨著信息技術(shù)的普及，各行業(yè)領(lǐng)域在信息化建設(shè)中已經(jīng)取得了一定的成就，科研院所檔案管理信息化建設(shè)也得到了一定的發(fā)展。但從整體來(lái)看，科研院所檔案信息化管理仍舊存在配套設(shè)施匱乏的問(wèn)題，制約管理水平的提升。大數(shù)據(jù)時(shí)代，科研檔案已經(jīng)逐步向電子文檔、電算化、視頻資料等新型文件發(fā)展，科研院所在工作開(kāi)展過(guò)程中，出現(xiàn)越來(lái)越多的半結(jié)構(gòu)、結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)，但由于其缺乏相應(yīng)的配套設(shè)施，至簡(jiǎn)單配備了計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等基礎(chǔ)硬件設(shè)備，導(dǎo)致難以實(shí)現(xiàn)對(duì)各類檔案數(shù)據(jù)的有效整合，從而降低了檔案信息的綜合利用率。

（二）檔案信息化管理不規(guī)范

目前，很多科研院所檔案信息化管理仍舊處于初級(jí)階段，管理目標(biāo)不夠清晰，管理規(guī)范化程度較低，雖然在實(shí)際工作中能夠有效保存電子文檔，但存在格式不統(tǒng)一、兼容性較差、轉(zhuǎn)換難度大等方面的問(wèn)題，從而影響了電子檔案的使用效率。此外，科研院所檔案信息化管理中，由于電子檔案長(zhǎng)時(shí)間保存、備份的載體不充分，從而加大了對(duì)人力物力等各項(xiàng)資源的消耗。因此，科研院所檔案信息化管理還需要明確管理標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)管理規(guī)范，推動(dòng)信息化管理穩(wěn)步發(fā)展。

（三）信息化管理人才匱乏

信息化時(shí)代，人才屬于重要戰(zhàn)略資源，科研院所加強(qiáng)檔案信息化管理水平的前提條件之一是具備充足的信息化管理人才。但從整體來(lái)看，科研院所在檔案管理人才建設(shè)中存在不足，缺乏既具備檔案管理專業(yè)能力，又掌握信息技術(shù)、軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)的專業(yè)人才。一方面，科研院所檔案管理人員對(duì)信息化管理模式的認(rèn)知與掌握不足，操作不熟練，缺乏信息化管理與維護(hù)的專業(yè)知識(shí)和技能；另一方面，專業(yè)信息技術(shù)人員對(duì)檔案管理專業(yè)要求不明了，不能設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)適用于本單位的檔案管理信息系統(tǒng)。由于人才匱乏，導(dǎo)致科研院所檔案信息化管理在模式創(chuàng)新與系統(tǒng)研發(fā)等方面遭遇瓶頸。

二、科研檔案信息化管理水平提升的有效策略

（一）加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，利用新型存儲(chǔ)技術(shù)與設(shè)備

加強(qiáng)檔案信息化管理水平，必須要加強(qiáng)相應(yīng)配套設(shè)施建設(shè)?？蒲性核鶛n案信息化管理需要具備完善的采集設(shè)備、處理設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備以及檢索設(shè)備，根據(jù)自身發(fā)展實(shí)際需求，引進(jìn)或開(kāi)發(fā)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)或平臺(tái)；同時(shí)建立健全人員、設(shè)施、技術(shù)三位一體的安全防范體系，有效保障信息化檔案資源的安全。此外，可以采用云存儲(chǔ)技術(shù)，利用其海量存儲(chǔ)、動(dòng)態(tài)擴(kuò)展與保存、高效備份、安全度高、實(shí)時(shí)遷移、實(shí)時(shí)監(jiān)控等優(yōu)勢(shì)，有效提升科研檔案存儲(chǔ)、應(yīng)用、管理水平。

（二）明確管理目標(biāo)，實(shí)施規(guī)范化管理

首先，構(gòu)建科學(xué)的目標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)。針對(duì)目前大部分科研院所檔案信息化管理處于初級(jí)階段現(xiàn)狀，構(gòu)建目標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)主要包括以下幾方面工作：第一，明確自身檔案隸屬信息化管理范圍；第二，制定電子檔案季度目錄標(biāo)準(zhǔn)；第三，根據(jù)自身需求引進(jìn)或研發(fā)檢索軟件；第四，完善目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

其次，逐步實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化。第一，將單位檔案信息化管理范圍內(nèi)的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換；第二，建立文本文檔、圖片、多媒體信息等各類檔案資料的歸檔標(biāo)準(zhǔn)；第三，完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；第四，分析互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下科研檔案信息的使用方法、標(biāo)準(zhǔn)、權(quán)限；第五，建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)或平臺(tái)。

再次，逐步完善各類電子檔案資料。第一，建立健全信息化檔案體系；第二，嚴(yán)格按照檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)已經(jīng)生成的電子檔案或在處于工作進(jìn)程中生成的電子檔案進(jìn)行歸檔管理，同時(shí)建立健全檔案信息安管、服務(wù)、使用等方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；第三，根據(jù)自身檔案管理與服務(wù)的實(shí)際需求，選擇適用的電子檔案保存方案，確保電子檔案的安全性、實(shí)效性與客觀性。

最后，進(jìn)一步推進(jìn)存量檔案數(shù)字化以及增量檔案的電子化建設(shè)，理清思路建立檔案信息化管理流程，提高信息化管理工作的規(guī)范性，從而逐步提升電子檔案服務(wù)與利用效率，加快推進(jìn)電子檔案信息資源的全面共享。

（三）重視人才培養(yǎng)

重視在科研院所檔案信息化建設(shè)中人才培養(yǎng)的重要性，不斷提高單位檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)及專業(yè)能力。一方面，科研院所需要重視優(yōu)化檔案管理工作人員工作環(huán)境，完善人員管理制度，從而加強(qiáng)對(duì)優(yōu)秀管理人員的吸引力，引進(jìn)高素質(zhì)專業(yè)人才，為單位檔案管理信息化建設(shè)注入活力；另一方面，科研院所加強(qiáng)對(duì)檔案管理全方位人才的教育培訓(xùn)，加強(qiáng)信息技術(shù)與檔案管理等方面職業(yè)技能的培訓(xùn)，提高檔案管理人員專業(yè)能力，為信息化管理水平的提升提供堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

總結(jié)：

信息化時(shí)代，科研院所檔案管理信息化建設(shè)水平?jīng)Q定其檔案管理水平。信息技術(shù)與科研檔案管理的有效融合，創(chuàng)新了檔案管理模式，能夠充分發(fā)揮其存儲(chǔ)空間大、維護(hù)便利、應(yīng)用便捷等技術(shù)優(yōu)勢(shì)，有效提升科研院所檔案管理效率。因此，科研院所需要充分認(rèn)識(shí)新形勢(shì)下檔案管理信息化建設(shè)的重要性，加快完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，明確目標(biāo)，加強(qiáng)人才建設(shè)，為其檔案管理信息化水平的提升提供重要保障。