基層單位檔案信息化管理模式的問題及對策

李佳俊

（內(nèi)蒙古興安盟科爾沁右翼中旗扶貧開發(fā)辦公室，內(nèi)蒙古 科爾沁 029499）

信息技術(shù)基于時代發(fā)展在越來越多的行業(yè)和領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，當(dāng)前在基層企事業(yè)單位，檔案管理的發(fā)展和建設(shè)也逐漸朝著信息化的趨勢發(fā)展?；鶎訂挝粦?yīng)用信息化檔案管理模式，不但能夠提高檔案的存儲效益，還能最大化檔案的利用價值。基層單位的運(yùn)營和發(fā)展離不開信息化的管理模式，而檔案作為基層單位管理工作中重要的一部分，重視檔案信息化管理已經(jīng)成為基層單位提高檔案管理效率的有效途徑。

一、應(yīng)用檔案信息化管理模式在基層單位中出現(xiàn)的問題

（一）受傳統(tǒng)觀念影響較深，檔案管理信息化意識不強(qiáng)

基層單位受傳統(tǒng)管理模式的影響，應(yīng)用信息化模式管理檔案資源的觀念不強(qiáng)，大部分企事業(yè)單位往往更喜歡采用手動整理的方式來完成檔案信息管理，這就導(dǎo)致信息化檔案管理模式的應(yīng)用程度普遍不高。此外，基層單位檔案部門在管理觀念上較為落后，檔案部門多數(shù)存在重視保管、忽視利用的情況，影響了檔案管理的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。隨著科學(xué)技術(shù)和社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，在檔案管理領(lǐng)域，基層單位經(jīng)常出現(xiàn)各種問題，創(chuàng)新意識不足，嚴(yán)重制約了檔案管理的信息化發(fā)展。

（二）檔案信息化管理模式的資金和技術(shù)存在限制

檔案信息化管理是建立在計算機(jī)信息技術(shù)背景下，因此基層單位必須重視對檔案信息化管理的技術(shù)和設(shè)備更新，這就需要投入大量的技術(shù)和資金。但由于管理所需的設(shè)備更新?lián)Q代較為頻繁，同時基層單位對檔案信息化建設(shè)的重要性意識不到位，認(rèn)為投入大，回報低，因此在資金投入方面十分有限，造成檔案信息化管理與基層單位的業(yè)務(wù)發(fā)展不匹配，這也成為制約基層單位發(fā)展信息化檔案管理模式的主要問題之一。

（三）管理人員技術(shù)問題和檔案的安全性問題

基層檔案信息化管理對管理人員的信息技術(shù)水平要求較高，而基層單位很大一部分檔案管理人員還無法熟練掌握計算機(jī)信息技術(shù)，進(jìn)而無法滿足基層單位的檔案管理需求。同時基層單位對掌握信息技術(shù)的檔案管理人才重視程度不夠，人才引進(jìn)不順，很大程度上制約了檔案信息化管理模式的發(fā)展。此外，當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境日漸復(fù)雜，基層單位檔案管理的安全問題日益突出，一方面管理人員保密意識不強(qiáng)，對檔案信息的審查不力，另一方面電腦網(wǎng)頁病毒、黑客入侵等網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險較高，綜合人為因素和技術(shù)因素，基層單位在應(yīng)用信息化技術(shù)管理檔案的過程中必須重視檔案的安全性問題。

二、完善檔案信息化管理模式的對策

（一）提升基于信息化模式下檔案管理效率

首先，基層單位必須要加大對信息化管理模式的重視，這是提高檔案管理效率的有效途徑?；鶎訂挝粦?yīng)意識信息化時代檔案實(shí)行信息化管理的重要性。單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)大力宣傳信息化管理模式對檔案管理工作的重要意義。將檔案管理的信息化建設(shè)當(dāng)做一項(xiàng)重要的規(guī)劃目標(biāo)。同時一線管理工作者應(yīng)不斷革新觀念，提高單位檔案的利用率，培養(yǎng)自身的創(chuàng)新管理意識，積極學(xué)習(xí)信息化模式下檔案管理的知識和技能，深刻其對單位運(yùn)用發(fā)展的重要性。作為一線檔案管理工作者，應(yīng)不斷開發(fā)檔案可利用價值，高效運(yùn)用信息化管理模式，更好的服務(wù)于人民群眾。

（二）加大資金和技術(shù)的投入力度，維護(hù)檔案信息安全

隨著基層單位檔案信息化管理程度越來越高，工作和業(yè)務(wù)范圍涉及越來越廣，對于技術(shù)和設(shè)備的要求也隨之提高，因此基層單位在檔案信息化管理過程中應(yīng)加大對技術(shù)以及軟硬件設(shè)施投入，只有這樣才能有效保障基層單位檔案信息化管理模式的發(fā)展。首先，應(yīng)保障基層單位計算機(jī)硬件設(shè)備的質(zhì)量，著力推行信息化模式的應(yīng)用步伐。其次，應(yīng)不斷完善管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)，及時升級和維護(hù)相關(guān)軟硬件設(shè)施，保證基層單位檔案信息化管理的穩(wěn)定性。最后，應(yīng)緊隨信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，徹底改變基層單位的檔案管理模式，做好信息安全防控措施，因此必須提高基層單位的檔案管理安全意識，做好檔案信息安全的防控措施，保證檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

（三）提升管理人員的職業(yè)技術(shù)水平

基層單位做好檔案管理工作，必須切實(shí)提升管理人員的職業(yè)技術(shù)水平，管理者的職業(yè)能力決定了單位檔案的管理成效?；鶎訂挝豢梢越M織相關(guān)管理工作人員進(jìn)行定期的專業(yè)能力提升，提高其業(yè)務(wù)能力水平，保證關(guān)于檔案的各項(xiàng)管理工作順利開展。基層單位管理人員必須明確職責(zé)，提高自身管理水平，熟悉信息化的檔案管理流程和要求，通過組織培訓(xùn)和自學(xué)努力提高自身工作能力，掌握科學(xué)的方法，以適應(yīng)信息化背景下基層單位的信息化檔案管理要求。

（四）做好檔案資源的技術(shù)管理

檔案信息化管理過程中，必然會出現(xiàn)海量的電子文件，這些電子文件是基層單位朝著數(shù)字化、信息化管理模式轉(zhuǎn)變的最直觀的展現(xiàn)。電子文件作為基層單位檔案信息化管理的主要載體，嚴(yán)格規(guī)范電子文件的使用范圍是確保檔案信息安全的重要環(huán)節(jié)?；鶎訂挝豢梢圆捎脵C(jī)器掃描、光盤制作、計算機(jī)存儲等多種方式將集中管理電子文件，通過管理人員細(xì)致的整理分類，最大化檔案資源的利用價值和時效性，深入挖掘基層單位檔案信息的可應(yīng)用途徑，形成以信息化檔案管理模式為主，傳統(tǒng)管理模式為輔的基層單位檔案管理格局，促進(jìn)基層單位的發(fā)展建設(shè)。

結(jié)束語：

綜上所述，基層單位在檔案信息化管理模式下，應(yīng)認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性，摒棄傳統(tǒng)管理觀念，提高檔案管理意識。同時基層單位應(yīng)加大對檔案信息化管理的資金投入力度，做好軟硬件設(shè)施的系統(tǒng)更新和維護(hù)，落實(shí)檔案信息化管理的數(shù)據(jù)安全防控措施，強(qiáng)化技術(shù)管理，切實(shí)提升檔案管理人員的職業(yè)技術(shù)水平，促進(jìn)基層單位檔案信息化管理更好發(fā)展。