新形勢(shì)下加強(qiáng)電子檔案管理工作的探討

胡笳馨

(哈爾濱市方志館，黑龍江 哈爾濱 150040)

電子檔案的出現(xiàn)，有效的提高了檔案管理工作的效率和水平，由于采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行管理，檔案收集和整理更為及時(shí)，能夠隨時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行補(bǔ)漏增缺，而且檔案工作有了大程度的提升，能夠?yàn)闄n案利用者提供高效的查閱和使用服務(wù)，在檔案利用者利用檔案信息時(shí)，只能查閱其需要的文件信息，無(wú)法接觸到其他文件，有效的保證了檔案信息的保密性。

一、強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立完善的檔案管理規(guī)章制度

在當(dāng)前檔案管理工作中，需要強(qiáng)化電子檔案管理理念，并能夠基于戰(zhàn)略層面對(duì)檔案管理工作給予充分的重視。并通過(guò)建立健全完善的檔案管理制度，明確電子檔案歸檔流程，并制定緊急情況下的應(yīng)對(duì)機(jī)制。檔案管理人員也需要認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性，并在實(shí)際工作中能夠嚴(yán)格落實(shí)好檔案管理制度，全面提高檔案管理工作效率，進(jìn)一步促進(jìn)電子檔案管理工作質(zhì)量的提升。

二、建立電子檔案風(fēng)險(xiǎn)防控體系，完善相關(guān)軟硬件設(shè)施

在電子檔案歸檔時(shí)，宜針對(duì)檔案信息進(jìn)行多次核對(duì)，確保檔案信息的真實(shí)性和可靠性。在具體接收電子檔案過(guò)程中，還要認(rèn)真鑒定電子文件的原始性和真實(shí)性，認(rèn)真甄別有異議的電子文件，對(duì)于不真實(shí)的電子文件不宜進(jìn)行接收歸檔。一理檔案有變動(dòng)和更新時(shí)，及時(shí)向檔案管理人員反饋，做好檔案更新或是歸檔工作。針對(duì)入庫(kù)的電子檔案，宜通過(guò)定期抽檢，及時(shí)進(jìn)行查缺補(bǔ)漏。部分檔案內(nèi)容上有保密性，需要對(duì)其進(jìn)行加密處理，并不定期的更改密鑰，及時(shí)更新安全防控技術(shù)，保證檔案信息的保密性和安全性。

三、提高電子檔案的真實(shí)性

電子檔案真實(shí)性是電子檔案管理工作中至關(guān)重要的一項(xiàng)內(nèi)容。基于信息時(shí)代背景下，電子檔案管理內(nèi)容明顯增加，檔案管理人員在收集檔案時(shí)需要重視電子檔案的原始性和真實(shí)性，并積極借鑒先進(jìn)的技術(shù)和規(guī)范管理手段來(lái)對(duì)這一現(xiàn)象進(jìn)行改善，盡量保證電子檔案的真實(shí)。在實(shí)際工作中，收集檔案信息數(shù)據(jù)時(shí)，宜借助于信息技術(shù)來(lái)擴(kuò)大信息數(shù)據(jù)來(lái)源，并認(rèn)真甄別信息，進(jìn)一步提升檔案信息真實(shí)性。同時(shí)還要進(jìn)一步規(guī)范電子檔案管理操作流程和檔案管理中的一些細(xì)節(jié)，全面提高檔案信息的真實(shí)性，為電子檔案管理工作質(zhì)量的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、建設(shè)電子檔案系統(tǒng)

信息時(shí)代背景下電子檔案管理工作要想有序?qū)嵤?，需要加?qiáng)對(duì)電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)，這也是電子檔案管理工作實(shí)施的前提，而為了能夠?qū)㈦娮訖n案系統(tǒng)的價(jià)值有效的發(fā)揮出來(lái)，要保障電子檔案信息的權(quán)威性，真正保障電子檔案存儲(chǔ)的準(zhǔn)確性以及有效性，建立科學(xué)的電子檔案信息庫(kù)。同時(shí)還需要做好檔案保密工作，這樣才能最大程度提高檔案管理的真實(shí)性，有效提高檔案管理質(zhì)量和效率。在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下，檔案信息易被不法分子更改或者是竊取，所以在進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)的時(shí)候，一定要從保密性這一點(diǎn)出發(fā)來(lái)進(jìn)行建設(shè)，這樣才能為之后電子檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

五、加快檔案信息化建設(shè)步伐

電子化建設(shè)就是電子檔案管理工作正常運(yùn)行的主要依據(jù)，需要提高對(duì)信息化的完善程度，電子檔案才能真正發(fā)揮出大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，達(dá)到檔案資源效率最大化。制作完善整理檔案信息資源的渠道方式、使用“云計(jì)算”及一些技術(shù)、可視化分析、語(yǔ)義分析這類(lèi)的數(shù)據(jù)分析方式來(lái)對(duì)檔案資源信息進(jìn)行合理的整理，希望能夠較好的使用大數(shù)據(jù)時(shí)代的優(yōu)勢(shì)來(lái)推動(dòng)檔案信息資源的整理。所以，有關(guān)部門(mén)應(yīng)該合理有效利用好自身的特點(diǎn)，把握住較好的機(jī)會(huì)，最大程度的改變自身的不足，更好地面對(duì)社會(huì)各方面所帶來(lái)的挑戰(zhàn)，制作出適合大數(shù)據(jù)時(shí)代的資源整理方式，以達(dá)到為使用者提供更好地服務(wù)，發(fā)揮出檔案信息資源整體的優(yōu)勢(shì)。

六、加強(qiáng)電子檔案安全管理

電子檔案的生成離不開(kāi)信息技術(shù)，通過(guò)采用先進(jìn)的信息安全技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案全過(guò)程的監(jiān)控，提升電子檔案管理的安全水平。在實(shí)際檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程中，可以將智能傳感器、無(wú)線網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)檢測(cè)等有效的融合為一個(gè)整體系統(tǒng)，采用實(shí)時(shí)的物聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)鏈接，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案無(wú)間斷的監(jiān)控。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全運(yùn)行方面，宜利用安全檢測(cè)技術(shù)和監(jiān)控監(jiān)測(cè)、防火墻技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)等，并重視數(shù)據(jù)安全技術(shù)手段的應(yīng)用，全面保障電子檔案信息的安全。另外，還要重視訪問(wèn)安全性的提高，通過(guò)訪問(wèn)控制對(duì)于檔案信息資源的分享和信息資源的安全保障具有極為重要的意義，在實(shí)際工作中，可以通過(guò)設(shè)置文字權(quán)限、身份認(rèn)證、控制網(wǎng)絡(luò)設(shè)備權(quán)及口令加密等方法來(lái)強(qiáng)化訪問(wèn)控制。并使電子檔案信息在可控制的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享和保護(hù)檔案信息資源的合理訪問(wèn)，以此來(lái)保護(hù)好用戶(hù)隱私，進(jìn)一步保護(hù)好檔案平臺(tái)和檔案信息整合共享的訪問(wèn)安全。

七、結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展過(guò)程中檔案信息發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，人們對(duì)檔案信息的利用需求也不斷增加，在這種情況下，需要重視電子檔案管理工作，全面提高電子檔案管理工作，確保電子檔案的真實(shí)性、可靠性和安全性，使電子檔案能夠更好的服務(wù)于社會(huì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)。