信息數(shù)字化建設(shè)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用研究

汪潔

（湖北省地質(zhì)局第一地質(zhì)大隊，湖北 大冶 435100）

引言

配合數(shù)字化檔案管理工作方法，能夠有效且準確地記錄大量數(shù)據(jù)信息，從而有利于檔案管理工作的順利開展，通過利用計算機技術(shù)建立起數(shù)字化檔案，能夠極大地提高檔案管理工作的工作效率。

一、企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）信息數(shù)字化規(guī)劃不夠合理

在企業(yè)的數(shù)字化檔案管理工作中，很多企業(yè)落實的措施都不夠完善，同時部分企業(yè)會使用局部帶動整體的方式進行數(shù)字化檔案管理，以期花費最少的預(yù)算，獲得最佳的效果，但是這種方法并不是所有企業(yè)都適合，因為有些企業(yè)并未做好規(guī)劃的情況下就開始落實或是執(zhí)行相關(guān)操作，會給部門的溝通與協(xié)調(diào)帶來很多困難與阻礙，最終因為部門之間的協(xié)作不夠統(tǒng)一與默契而狀況百出，最終不僅不能提升企業(yè)檔案管理數(shù)字化水平，反而讓企業(yè)的經(jīng)濟利益受到損害。

（二）信息數(shù)字化建設(shè)不夠科學(xué)

信息數(shù)字化建設(shè)工作的不夠科學(xué)主要體現(xiàn)在四個層面：首先，一些企業(yè)在實際工作落實過程中并未對應(yīng)科學(xué)的管理舉措讓辦公系統(tǒng)與數(shù)字化檔

案管理系統(tǒng)的兼容度達到相應(yīng)水平，這個問題讓檔案的管理工作的高效落實受到了較大阻礙，如進行文件檔案的歸檔操作時，可能因為格式需要統(tǒng)一，接連不斷的轉(zhuǎn)換操作浪費了更多的時間與人力。其次，企業(yè)在對管理電子檔案進行存檔時，也會因為信息數(shù)字化轉(zhuǎn)換力度不足而需要對一些紙質(zhì)檔案信息同時進行存檔，這讓企業(yè)承擔了更多檔案信息整理成本。再次，部分因為信息數(shù)字化的電子檔案接受程度未達到相關(guān)標準，因此并未進行全面的系統(tǒng)升級，甚至并未更換操作方法與模式，傳統(tǒng)工作方法的殘留程度較大，因此相關(guān)企業(yè)必須承擔更多的人力與物力成本。最后，企業(yè)的工作效率會因為信息數(shù)字化工作水平的不夠高而受到阻礙。

（三）信息數(shù)字化檔案管理形式不夠合理

檔案屬于信息儲存的一種方式，尤其對企業(yè)的后續(xù)發(fā)展來說有著不可替代的資料整理與信息記錄功能，因此工作人員必須對應(yīng)適宜的檔案管理方法，讓企業(yè)的檔案資料得到有效整理與歸納。同時因為檔案資源來自各個部門，因此信息數(shù)據(jù)的形式較為豐富、數(shù)量較多，因此管理工作會非常復(fù)雜，需占用大量的資源。信息技術(shù)時代背景下，部分企業(yè)的檔案管理形式仍然不夠合理，如傳統(tǒng)工作方式占比過大、操作流程過于復(fù)雜、管理效率過低等，都可能造成企業(yè)需要承擔更大的管理成本，同時工作過程中也容易出現(xiàn)問題。

二、信息數(shù)字化建設(shè)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用路徑

（一）配合專業(yè)的數(shù)據(jù)庫

在企業(yè)的數(shù)字化檔案管理建設(shè)中，工作人員必須配合更為全面信息操作技術(shù)與方法，才能保證企業(yè)的檔案信息信息化、數(shù)字化水平更高，落實的效果更好。因此搭建一個專題數(shù)據(jù)庫較為必要，如果檔案信息的條目、種類只能通過單純的目錄數(shù)據(jù)庫檢索，企業(yè)的工作效率會受到較為嚴重的影響，同時有些模糊的詞條還無法及時對應(yīng)到檔案信息，檢索操作在實際應(yīng)用中也會出現(xiàn)問題，阻礙企業(yè)檔案信息的應(yīng)用。專題數(shù)據(jù)庫的設(shè)立，能夠讓企業(yè)的數(shù)據(jù)處理工作落實更加完全，減少問題的出現(xiàn)概率，保證數(shù)據(jù)處理工作的專業(yè)度。但是實際工作落實的過程中，必須要對三個問題進行重視：首先是要根據(jù)檔案的內(nèi)容進行專題內(nèi)容對應(yīng)；而后及時對檔案信息的整理需要進性定位，構(gòu)建出更為專業(yè)、適宜的數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)的調(diào)取與使用更加便捷；最后，要根據(jù)檔案內(nèi)容的不同搭建需求進行專題數(shù)據(jù)庫的設(shè)立對應(yīng)，保證檔案數(shù)據(jù)得到科學(xué)分類。

除了專業(yè)數(shù)據(jù)庫的搭建，全文數(shù)據(jù)庫也是保證企業(yè)發(fā)展與檔案信息管理效率維護的重要舉措之一，同時，全文數(shù)據(jù)庫也是保證后續(xù)工作穩(wěn)定落實的基礎(chǔ)，在實際工作落實中，對涉及到的檔案內(nèi)容進行開放性處理，可以保證數(shù)據(jù)信息的共享效率，同時保證檔案內(nèi)容被高效的鑒別與管理，可以分類、保存的更加全面。最后，全文數(shù)據(jù)的構(gòu)建，能夠讓檔案數(shù)據(jù)的真實性與準確性得到保證，保證檔案信息的參考與使用工作高效、穩(wěn)定落實。

（二）提升服務(wù)工程在信息數(shù)字化檔案構(gòu)建中的作用發(fā)揮

在通過服務(wù)工程進行信息數(shù)字化檔案的建設(shè)時，技術(shù)人員要對以下幾方面的工作進行重視：首先，利用局部網(wǎng)對相關(guān)工作人員的檔案管理數(shù)據(jù)進行權(quán)限設(shè)置，保證每個崗位的工作人員只能讀取與使用自己部門需要與可利用的相關(guān)數(shù)據(jù)，不可跨部門、更不可越位查看不可瀏覽或使用的數(shù)據(jù)信息。其次，在數(shù)據(jù)處理目錄信息數(shù)據(jù)化工作時，可以通過掃描的方式將紙質(zhì)文字形式的檔案信息給轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)字符號形式，進而更為高效的將傳統(tǒng)形式的檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形式。再次，保證數(shù)據(jù)信息安全的基礎(chǔ)上，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對那些還未進行集中處理的數(shù)據(jù)信息進行統(tǒng)一管理，如遠程數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)，保證數(shù)據(jù)的完整。最后，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開放相關(guān)檔案數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)檔案信息的使用更加完全，可配合工作人員的工作進行查詢、下載、打印等。

（三）對檔案工作的資源配置高效化處理

企業(yè)進行數(shù)字化檔案管理工作時，必須要保證技術(shù)、資金、設(shè)備的投入力度，尤其是硬件設(shè)施，各種各樣的設(shè)備是保證企業(yè)檔案管理信息數(shù)字化工作落實的基礎(chǔ)，因此相關(guān)工作進入到正軌時，需要占用一定比例的運營成本，所以實際工作中，相關(guān)崗位職責人員必須要對工作進行科學(xué)劃分，明確自身的職責后，可讓各項工作的落實與對接更加高效，保證數(shù)據(jù)的處理效率。如數(shù)據(jù)收集、錄入、歸檔、調(diào)取等，各個步驟的工作因為硬件設(shè)施的完善，步驟可以得到縮減，進而減輕相關(guān)工作人員的任務(wù)負擔。

結(jié)語

科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，企業(yè)運行過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)處理方式逐漸信息數(shù)字化是時代發(fā)展的大勢所趨，因此企業(yè)的相關(guān)工作人員必須要積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)操作方法，提升自身的綜合素質(zhì)水平，保證工作方式的轉(zhuǎn)變效率，并從根本上提升檔案管理工作的落實水平。