英語(yǔ)商務(wù)信函中禮貌策略的研究

陳彥伊

（湖南財(cái)政經(jīng)濟(jì)學(xué)院，湖南 長(zhǎng)沙 410000）

第一章 英文商業(yè)書(shū)信的概論

商務(wù)信函是兩家公司之間溝通的基本方式。據(jù)估計(jì)，每個(gè)工作日有近1億封商業(yè)信函。商務(wù)信函也是商務(wù)溝通的生命線，因此，成功地書(shū)寫(xiě)商務(wù)信函是很有必要的。

一、商務(wù)英語(yǔ)信函的含義

20世紀(jì)90年代初，商業(yè)書(shū)信在中國(guó)才剛剛起步。人們對(duì)商務(wù)信函的概念有不同的理解。一般來(lái)說(shuō)，有兩種主要的觀點(diǎn)：一種認(rèn)為商務(wù)信函是一種主要通過(guò)郵政系統(tǒng)為經(jīng)貿(mào)往來(lái)送信，另一種是，商務(wù)信函業(yè)務(wù)是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，促進(jìn)企業(yè)的產(chǎn)品或服務(wù)。

為了統(tǒng)一對(duì)商業(yè)信函的認(rèn)識(shí)，1997年，楊方杰在《實(shí)用商業(yè)信函》一書(shū)中的商業(yè)信函中做出了這樣的解釋?zhuān)荷虡I(yè)信函被稱(chēng)為商業(yè)信函，指的是各個(gè)經(jīng)濟(jì)實(shí)體之間的經(jīng)濟(jì)貿(mào)易。商業(yè)信函里的各種內(nèi)容使它能應(yīng)用在廣泛的領(lǐng)域上，楊先生的解釋清楚地指出了商務(wù)信函的主體、內(nèi)容和范圍，使人們對(duì)商務(wù)信函有了清晰的認(rèn)識(shí)，所以這種解釋現(xiàn)在被廣泛采用。

二、商務(wù)信函的分類(lèi)

根據(jù)慣例，商務(wù)信函可以從不同的角度進(jìn)行分類(lèi)。最常見(jiàn)的分類(lèi)方法如下：

(1)根據(jù)信件內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)。最常用的有：請(qǐng)求函、答復(fù)請(qǐng)求函、索賠和理算函、信用證和托收函、銷(xiāo)售信函、雇傭信函和社會(huì)商業(yè)信函等。

(2)根據(jù)信函在商業(yè)交易過(guò)程中的不同功能進(jìn)行分類(lèi)。商務(wù)信函可用于商務(wù)活動(dòng)的各個(gè)階段。有建立業(yè)務(wù)關(guān)系的信件，有業(yè)務(wù)咨詢(xún)的信件、有報(bào)價(jià)函、議付函、訂貨函、確認(rèn)訂貨函、付款函、裝運(yùn)和保險(xiǎn)函、確認(rèn)收貨函、索賠函等。

(3)根據(jù)所給信息的性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)。根據(jù)信息對(duì)讀者需求的影響，斯圖爾特總結(jié)了四種不同的信息：好消息、中性消息、壞消息和有說(shuō)服力的消息。

三、商務(wù)信函的功能

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，商品流通領(lǐng)域已經(jīng)向前延伸到生產(chǎn)領(lǐng)域和生產(chǎn)之前的各種活動(dòng)。在流通過(guò)程結(jié)束后，這又延伸回消費(fèi)過(guò)程。因此，無(wú)論哪個(gè)經(jīng)濟(jì)實(shí)體，在生產(chǎn)、流通、消費(fèi)等各個(gè)環(huán)節(jié)，都因經(jīng)濟(jì)交往和商業(yè)活動(dòng)而不斷加強(qiáng)聯(lián)系。商務(wù)信函是這種聯(lián)系的有效形式，其功能主要包括三個(gè)方面：

（1）處理業(yè)務(wù)

商務(wù)信函的基本用途是處理各種具體的經(jīng)貿(mào)業(yè)務(wù)。無(wú)論是什么樣的業(yè)務(wù)，都需要通過(guò)與客戶(hù)的通信來(lái)實(shí)現(xiàn)。

（2）經(jīng)濟(jì)貿(mào)易信息交流

商務(wù)信函是制造商和供應(yīng)商與賣(mài)方和用戶(hù)保持密切聯(lián)系的主要方式之一，也是溝通的重要工具。企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)必須經(jīng)常與外界進(jìn)行資料和信息的交流。

（3）傳達(dá)友誼和形象

眾所周知，企業(yè)非常重視形象設(shè)計(jì)。公司以禮待人，樹(shù)立和維護(hù)公司在商業(yè)界的形象，發(fā)展和鞏固與其他合作伙伴的長(zhǎng)期貿(mào)易關(guān)系。

第二章 禮貌策略的研究

禮貌是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、抽象的概念。這是一個(gè)用來(lái)描述說(shuō)話方式和說(shuō)話人認(rèn)為應(yīng)該表達(dá)的內(nèi)容之間關(guān)系的術(shù)語(yǔ)。目前，最有影響力的禮貌語(yǔ)用學(xué)研究是會(huì)話規(guī)范和面子理論。下面，我們將簡(jiǎn)要介紹這兩種觀點(diǎn)。

一、禮貌策略的定義

有禮貌的都最初的意思是使順利，后來(lái)擴(kuò)展到指文雅的，文明的，有教養(yǎng)的等等。在20世紀(jì)70年代，有人認(rèn)為禮貌是人們?cè)噲D減少個(gè)人摩擦的結(jié)果。在20世紀(jì)80年代，禮貌被定義為建立和維持友誼的形式，在社會(huì)交往中創(chuàng)造和諧氛圍的能力可以通過(guò)努力避免沖突來(lái)評(píng)估。因此，禮貌是一個(gè)動(dòng)態(tài)的抽象概念，可以用來(lái)描述說(shuō)話的方式和說(shuō)話人認(rèn)為應(yīng)該說(shuō)什么之間的關(guān)系。目前，最有影響力的禮貌語(yǔ)用學(xué)研究是會(huì)話規(guī)范和面子理論。現(xiàn)在，我們將簡(jiǎn)要介紹這兩種觀點(diǎn)。

（一）會(huì)話標(biāo)準(zhǔn)觀

基于格賴(lài)斯的會(huì)話含義理論，格賴(lài)斯試圖解釋說(shuō)話人是如何傳達(dá)比他所說(shuō)的更多的信息，并提出了合作原則及其相關(guān)的子標(biāo)準(zhǔn)：定性標(biāo)準(zhǔn)、定量標(biāo)準(zhǔn)、關(guān)系標(biāo)準(zhǔn)和模式標(biāo)準(zhǔn)。

（二）保全面子理論

早在20世紀(jì)50年代，考夫曼就從社會(huì)學(xué)的角度提出了“面子”問(wèn)題。他認(rèn)為：“面子是一個(gè)人在特定的交際場(chǎng)合通過(guò)言語(yǔ)行為為自己獲得的積極的社會(huì)價(jià)值。一種根據(jù)社會(huì)理想屬性而創(chuàng)造的自我形象，面對(duì)社會(huì)。

二、禮貌策略的應(yīng)用

禮貌策略是指人們?cè)谌粘Ｉ钪行枰裱亩Y貌原則。本部分主要研究Brown和Levinson的禮貌策略模型及其實(shí)例。首先，明確表達(dá)了Brown和Levinson的禮貌模型。然后舉例分析了商務(wù)信函中具體的禮貌策略(積極禮貌策略和消極禮貌策略)。本研究在很大程度上依賴(lài)于Brown和Levinson的具體禮貌框架。因此，在這一部分中，我們將展示禮貌策略及其相應(yīng)的例子。

（一）積極禮貌策略

積極的禮貌傾向于積極的面部表情。它們并不一定是與威脅臉的言語(yǔ)行為直接相關(guān)的面子需求，它們服務(wù)于建立和維持友好合作的商業(yè)氛圍這一更廣泛的目的。例如在商務(wù)信函中應(yīng)用積極禮貌策略。它試圖通過(guò)強(qiáng)調(diào)對(duì)方需要得到尊重這一事實(shí)來(lái)縮小寫(xiě)信人和收信人之間的距離。

（二）消極禮貌策略

消極禮貌是對(duì)受話人消極表情的一種補(bǔ)償行為，受話人希望自己的行為自由不受阻礙，自己的注意力不受阻礙。如消極禮貌策略在商務(wù)信函中的運(yùn)用，一般采用傳統(tǒng)的間接方式，比如“您能給我們提供更詳細(xì)的信息嗎?”“請(qǐng)將簽字后的副本寄回，好嗎?”

第三章 商務(wù)英語(yǔ)信函中的禮貌策略研究

一、禮貌策略在詞匯層面的應(yīng)用

本文的研究從基本層面開(kāi)始——詞匯層面，因?yàn)橛⒄Z(yǔ)商務(wù)信函中詞語(yǔ)的選擇會(huì)影響到商務(wù)信函的交流。相同意義的詞語(yǔ)在禮貌的表達(dá)上可能有不同的效果。因此，在商務(wù)英語(yǔ)信函中，詞語(yǔ)的使用技巧對(duì)禮貌的表達(dá)起著重要的作用。以下是一些措施：

使用你的態(tài)度語(yǔ)言：在寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)信函時(shí)，作者應(yīng)該時(shí)刻牢記讀者的需要以及讀者對(duì)信函的反應(yīng)。

使用積極的語(yǔ)言：積極的語(yǔ)言可以保持接收者的自我價(jià)值，建立未來(lái)的業(yè)務(wù)關(guān)系，因?yàn)樗鼈冴P(guān)注的是可以做什么，而不是不能做什么。

使用具體的詞語(yǔ)：在表達(dá)和強(qiáng)調(diào)一個(gè)觀點(diǎn)時(shí)，經(jīng)常使用具體的詞語(yǔ)，因?yàn)榫唧w的詞語(yǔ)會(huì)傳達(dá)更清楚的意思。

二、禮貌策略在句法層面的應(yīng)用

句子是商務(wù)英語(yǔ)信函意義的主要載體。使用的句式給讀者的第一印象不是句子的意思。因此，句型在表達(dá)對(duì)讀者的禮貌方面起著更重要的作用。雖然表達(dá)的信息是令人不愉快的，但以肯定語(yǔ)氣說(shuō)話的行為會(huì)被接受，這是一個(gè)常識(shí)。以下是一些經(jīng)驗(yàn)：

(1)使用肯定句：肯定句傳達(dá)了更友好和禮貌的語(yǔ)氣，因?yàn)樗鼈儚?qiáng)調(diào)積極和愉快的方面。

(2)使用短句：在商業(yè)信函中，考慮到讀者的需要和需要，信息傳達(dá)得越直接、越迅速，就越有禮貌，因?yàn)檫@對(duì)讀者有益。

(3)使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)：語(yǔ)態(tài)是指主體是否有行為或是否被行為。如果一個(gè)句子的主語(yǔ)在行動(dòng)，也就是行為的實(shí)施者，用來(lái)描述那個(gè)行為的動(dòng)詞被稱(chēng)為主動(dòng)動(dòng)詞，那么動(dòng)詞的這種形式就是主動(dòng)語(yǔ)態(tài)。

三、禮貌策略在語(yǔ)篇層面的應(yīng)用

Brown and Levinson (1987)認(rèn)為，說(shuō)話人應(yīng)該注意收信人想要得到的積極禮貌。積極的禮貌策略旨在表達(dá)說(shuō)話人對(duì)聽(tīng)者的關(guān)心，它們被用于商業(yè)信函中，以建立、維持和加強(qiáng)商業(yè)伙伴之間的獨(dú)立關(guān)系。因此，商務(wù)信函所承載的信息應(yīng)該委婉表達(dá)，以增強(qiáng)收信人的正面形象。好的消息，商業(yè)信件會(huì)傳達(dá)良好的意愿，這不僅是出于商業(yè)原因，也是我們大多數(shù)人在人際關(guān)系中所希望的。人們喜歡做和說(shuō)一些能產(chǎn)生好感的事情，商務(wù)英語(yǔ)信函中使用的直接的方式顯示了友好和禮貌，這無(wú)疑增加了讀者的正面形象。具體來(lái)說(shuō)，在直接演繹組織的話語(yǔ)中，信息的排列順序通常為：(1)從要點(diǎn)開(kāi)始 (2)提供必要的解釋或覆蓋目標(biāo)的其余部分 (3)以友好聲明結(jié)束

結(jié)論

通過(guò)以上對(duì)商務(wù)英語(yǔ)信函中禮貌策略的討論，我們可以得出以下主要結(jié)論：

第一，禮貌作為一項(xiàng)基本原則在商務(wù)信函中起著重要的作用。禮貌是寫(xiě)信者在寫(xiě)商務(wù)信函時(shí)應(yīng)該考慮的問(wèn)題，因?yàn)樗兄谠谏虅?wù)溝通中與對(duì)方建立和保持良好的關(guān)系，給對(duì)方留下良好的印象，這有利于商務(wù)交往的成功。第二，禮貌存在于各類(lèi)商務(wù)英語(yǔ)信函中。本文根據(jù)商務(wù)英語(yǔ)信函的性質(zhì)，將商務(wù)英語(yǔ)信函分為三類(lèi)。第三，比較了三種商務(wù)英語(yǔ)信函中禮貌策略的運(yùn)用，發(fā)現(xiàn)了一些共同之處。無(wú)論在何種商務(wù)英語(yǔ)信函中，積極的詞語(yǔ)和表達(dá)總是能引起讀者的積極反應(yīng)。不管信的類(lèi)型是什么，肯定句都是用來(lái)給讀者留下積極的印象。第四，由于不同類(lèi)型的商務(wù)英語(yǔ)信函所表達(dá)的含義不同，表達(dá)的目的也不同，所以信函的書(shū)寫(xiě)方式和所表達(dá)的禮貌也不盡相同。最后希望本文的研究能對(duì)從事商務(wù)信函寫(xiě)作的人們有所啟發(fā)。