試論數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的健康管理

關(guān)丹

（大慶市讓胡路區(qū)檔案館，黑龍江 大慶 163458）

在檔案館事業(yè)中，數(shù)字檔案館屬于全新的組織機構(gòu)，在我國還未形成完善的管理方案，極有可能威脅數(shù)字檔案館的建設(shè)進程。在開展數(shù)字檔案館的管理工作時，首先應(yīng)將平衡生態(tài)系統(tǒng)作為核心內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建管理目標，從而保障數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的健康平穩(wěn)發(fā)展?；诖耍鼞?yīng)注重對健康管理理念的應(yīng)用，使其在數(shù)字檔案館建設(shè)的過程中發(fā)揮出自身的管理優(yōu)勢，促進生態(tài)系統(tǒng)的良性穩(wěn)定發(fā)展。

一、數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)管理中應(yīng)遵循的幾點原則

（一）多樣性

在數(shù)字檔案館的生態(tài)系統(tǒng)管理工作中，對于系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的平衡管理是保障檔案館工作順利開展的關(guān)鍵內(nèi)容。與傳統(tǒng)意義上的生態(tài)系統(tǒng)相同，生態(tài)結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性和物種多樣性直接體現(xiàn)了生態(tài)系統(tǒng)的整體面貌，同時也與數(shù)字檔案館的建設(shè)工作密切相關(guān)。在開展管理工作時，除了要注重數(shù)字檔案館的實效性，還應(yīng)注重對檔案服務(wù)功能和生態(tài)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化設(shè)計。在生態(tài)環(huán)境中的生物物種多樣性是維系生態(tài)系統(tǒng)平衡的關(guān)鍵因素，而在數(shù)字檔案館的生態(tài)系統(tǒng)中也應(yīng)注重信息資源的多樣性，遵循多樣性的原則來開展相關(guān)的管理工作，使其整個系統(tǒng)均能得到健康發(fā)展。

（二）動態(tài)性

生態(tài)系統(tǒng)所處環(huán)境的不同，其自身的結(jié)構(gòu)特性也會發(fā)生一定的轉(zhuǎn)變，從現(xiàn)階段的檔案管理事業(yè)來看，在多種先進技術(shù)和管理理念的支撐下，檔案管理的環(huán)境處于時時變動的狀態(tài)下，而生態(tài)系統(tǒng)也會隨之發(fā)生轉(zhuǎn)變。當前的數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)正在逐漸向多元化、復(fù)雜化和功能多樣化的方向發(fā)展。為此，應(yīng)以發(fā)展的眼光來分析數(shù)字檔案館的功能，并且以前瞻性的視角進行管理措施的完善，使數(shù)字檔案館的生態(tài)系統(tǒng)建設(shè)更為成熟。

（三）確立生態(tài)主體地位

管理作為一種社會行為，是靠人去推動和執(zhí)行的，其原理和過程各個環(huán)節(jié)的主體是人，人與人的行為是管理過程的核心。人的悟性和素質(zhì)是決定管理質(zhì)量的關(guān)鍵。檔案形成者、檔案管理者與檔案利用者三者共同構(gòu)成數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的主體，直接影響數(shù)字檔案館的發(fā)展方向。所以，在數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)健康管理的過程中，要高度重視生態(tài)主體的地位與作用，積極培養(yǎng)、增強生態(tài)主體的悟性與素質(zhì)，提高他們的健康意識。

二、數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的健康管理措施

（一）進行生態(tài)系統(tǒng)的健康狀況評估

為了確保數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的有效建立，維持系統(tǒng)平衡就必須認清當前的生態(tài)系統(tǒng)健康狀況，通過綜合分析后，確定生態(tài)系統(tǒng)的評價指標。在對數(shù)字檔案館的生態(tài)系統(tǒng)構(gòu)成進行分析后，可以將其分為結(jié)構(gòu)、環(huán)境和服務(wù)三個部分，對于評價指標的確立也需從這方面入手，根據(jù)各個部分在生態(tài)系統(tǒng)中的組分狀況，分層構(gòu)建評價體系。其中的結(jié)構(gòu)體系可以從人員結(jié)構(gòu)和館藏結(jié)構(gòu)兩方面分析，環(huán)境體系可以被分為直接環(huán)境和間接環(huán)境，而服務(wù)則代表檔案館的自身服務(wù)能力以及管理能力。

健康狀況的評估效果與評價指標的科學性設(shè)定存在直接聯(lián)系，為了保障評估效果的準確性，可對評價指標進行細化處理，形成多級評價指標，即在上述我們所敘述的指標之下，再細分成多個二級指標，并且根據(jù)各類指標的影響程度，確立每個指標的分數(shù)，各指標分數(shù)相加的總和為100。之后對評分標準進行逐層劃分，對生態(tài)系統(tǒng)的健康狀況進行準確判斷。具體劃分標準為：90-100間為非常健康；75-90之間為健康；60-75之間為亞健康；60以下均為疾病。在經(jīng)過上述標準對數(shù)字檔案館的健康狀況進行全面了解后，便可制定相對應(yīng)的健康管理方案，保障生態(tài)系統(tǒng)穩(wěn)定發(fā)展。

（二）健康干預(yù)措施

首先，應(yīng)對在職檔案管理者進行專業(yè)知識、信息管理理論、技術(shù)與方法的再教育，鼓勵工作人員運用新型信息技術(shù)有針對性地解決數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)運行和發(fā)展過程中的一系列問題，提高檔案管理者的創(chuàng)新能力；其次，檔案專業(yè)高等教育進行升級換代。檔案學專業(yè)教育者應(yīng)結(jié)合時代背景和技術(shù)發(fā)展狀況，實時更新教學內(nèi)容，逐步完善課程體系，積極推動檔案學與其他學科的交叉融合，以便為數(shù)字檔案館建設(shè)儲蓄優(yōu)秀、充足的后備力量。最后，管理數(shù)字檔案館是一項技術(shù)含量高、專業(yè)性較強的工作，必須通過計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等才能實現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源的組織、加工和開發(fā)，所以數(shù)字檔案館領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)改變?nèi)藛T需求，集聚多方面人才。

（三）構(gòu)建良好的生存環(huán)境

完善數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的生存環(huán)境，為各生態(tài)因子營造更好的生態(tài)氛圍，對推動數(shù)字檔案館快速、健康發(fā)展有著重要作用。制度環(huán)境層面，由于數(shù)字檔案館的性質(zhì)、職責、權(quán)力、利用等相關(guān)規(guī)范仍缺少足夠的法律依據(jù)，導(dǎo)致實踐過程中知識產(chǎn)權(quán)糾紛、隱私權(quán)保護、電子文件證據(jù)力效用等問題難以有效解決。國家應(yīng)在《檔案法》中明確數(shù)字檔案館的作用和意義，積極研究、探索解決數(shù)字檔案館運行困境的辦法，并將其納入檔案法規(guī)中，完善檔案法律制度。

（四）健康預(yù)防措施

一方面，積極開展健康教育活動。檔案行政管理機構(gòu)要大力開展面向社會和機構(gòu)的有計劃、有組織的健康教育活動，傳播數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)健康的概念和內(nèi)涵，提升檔案形成者、管理者和利用者的健康意識，促使個人或群體改變不健康的檔案管理或利用行為；另一方面，完善數(shù)字檔案館合作機制。各數(shù)字檔案館在數(shù)字檔案館建設(shè)和運行過程中應(yīng)保持良好的交流與溝通，定期召開有關(guān)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)健康發(fā)展的經(jīng)驗交流會，就數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)所遭遇的健康問題進行探討、分析和研究，在發(fā)現(xiàn)、總結(jié)常見危險因素解決辦法的同時，促使各數(shù)字檔案館重視尚未發(fā)生在自身的潛在健康危險因素，積極吸取他人的健康管理經(jīng)驗，阻止?jié)撛诩膊〉男纬伞?/p>

結(jié)語：健康管理理念在數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中的應(yīng)用，實際上就是遵循未病先防的原則，即做好各類風險問題的預(yù)防工作，降低管理中的風險因素，從而保障生態(tài)系統(tǒng)的良性發(fā)展。此外，還要求能夠做好檔案館的健康評估工作，在認清檔案館生態(tài)管理問題的基礎(chǔ)上，確立管理方案可以更好的發(fā)揮健康管理的作用。