高職院校檔案規(guī)范化管理實(shí)證研究

宋靜

（南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校，河南 南陽 473004）

部分院校是由地方行業(yè)轉(zhuǎn)化為地方政府部門管理的高職院校來說，因主要管理部門的變化，對(duì)于檔案的管理并不重視或要求不同，在加上院校對(duì)檔案管理工作的不重視，沒有專門的人員來管理，管理方式、方法的落后等種種問題都不利于院校的人才培養(yǎng)和挖掘，使得人事的管理效率低下。現(xiàn)在對(duì)于如何解決舊的管理制度，加快檔案的管理水平是當(dāng)前各院校檔案工作者需要解決的重要問題。

一、存在于檔案管理工作中的主要問題和存在原因

（一）檔案材料更新不及時(shí)、格式不統(tǒng)一、內(nèi)容誤差大

檔案價(jià)值的發(fā)揮前提需要以材料內(nèi)容準(zhǔn)確，更新及時(shí)格式的統(tǒng)一和完整的材料為基礎(chǔ)。從新鄉(xiāng)醫(yī)學(xué)院的現(xiàn)階段檔案管理方式來看，應(yīng)為2007年前該院校是隸屬于地方行業(yè)，而在2007年以后新鄉(xiāng)醫(yī)學(xué)院歸為河南省教育廳管理，上層管理人員的轉(zhuǎn)變使得學(xué)校要面臨身份轉(zhuǎn)變和辦學(xué)環(huán)境的轉(zhuǎn)變等多方面問題，檔案管理的工作也面臨著巨大的改革。因?yàn)殚L期以來學(xué)校對(duì)于檔案管理方面的不重視，學(xué)校并未配備專職人員來管理學(xué)校檔案。使得檔案材料自從2007年開始就為系統(tǒng)的統(tǒng)一管理和更新，使得更新材料的工作量巨大，同時(shí)在某些個(gè)人材料中出現(xiàn)了個(gè)人信息的不一致，材料內(nèi)容的不真實(shí)，給檔案管理部門的工作帶來了巨大的不便。

（二）學(xué)校的檔案存儲(chǔ)意識(shí)微薄，對(duì)檔案管理工作不夠重視

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師人員將大部分的時(shí)間和精力都放在了教學(xué)工作和科研工作之中，普遍的認(rèn)為檔案管理工作就是普通的，單純的收集資料、材料和保存資料和材料，對(duì)檔案重要性沒有形成正確的認(rèn)識(shí)，沒有將檔案工作歸為學(xué)校日常會(huì)議和學(xué)校整體規(guī)劃、發(fā)展中去，對(duì)檔案管理工作所需的人、財(cái)、物的提供也非常缺乏【1】。

（三）學(xué)校檔案信息化建設(shè)程度較低

檔案的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，它能夠滿足檔案信息查找是所要求的快速和準(zhǔn)確。目前為止仍有些高職院校的檔案管理工作依舊停留在舊的操作層面，缺少必要的專業(yè)的硬件設(shè)施，檔案管理工作中大部分環(huán)節(jié)還停留在傳統(tǒng)的手工方式當(dāng)中，使得難以適應(yīng)當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代所需求的對(duì)檔案管理工作的要求。

二、新鄉(xiāng)醫(yī)學(xué)院在檔案管理中所采取的積極措施

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

加強(qiáng)設(shè)施的基礎(chǔ)建設(shè)、加大投入為檔案管理工作、提供優(yōu)良的硬件措施，并且規(guī)范檔案管理的體系和流程。為更好的進(jìn)行檔案管理工作的開展，新鄉(xiāng)醫(yī)學(xué)院從基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)方面入手，在2015年新的綜合樓建設(shè)，學(xué)校參考由建設(shè)單位、國家檔案局批準(zhǔn)的自2000年實(shí)施的《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25-2000）的要求以安全便利的角度出發(fā)，規(guī)劃出單獨(dú)的檔案管理庫房，庫房、檔案室、辦公室“三室”分開的原則，三室面積約120平方米。同時(shí)，按照檔案管理的需求，經(jīng)公開采購了必須的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備。同時(shí)也做好了溫度和濕度的控制，通風(fēng)系統(tǒng)的良好和防火、防塵、防盜、防蟲、防鼠、防光、防水、防潮等“八防”措施。加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，為檔案管理工作提供優(yōu)秀的人才保障。

（二）加強(qiáng)制度的建設(shè)，提高檔案管理水平

院校強(qiáng)調(diào)檔案管理制度提高檔案管理的服務(wù)性能，以此來提高院校人員檔案管理的品質(zhì)和效率【3】。

（三）重視檔案管理工作中的材料收集工作

加強(qiáng)院校檔案管理意識(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，從根本上解決檔案所需的資料收集問題，重點(diǎn)還是在于學(xué)校整體對(duì)檔案意識(shí)的提高，讓院校的每一位人員都明白檔案管理工作的重要性。把收集檔案資料的意識(shí)從“要我交材料”轉(zhuǎn)變?yōu)椤拔乙徊牧稀薄?/p>

（四）檔案材料的信息化，進(jìn)行電子文件的歸檔模式

建設(shè)電子信息化所需的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施、相應(yīng)的設(shè)備。使用檔案管理系統(tǒng)對(duì)已有的材料進(jìn)行處理錄入工作，建立相對(duì)應(yīng)的搜索數(shù)據(jù)庫。

（五）對(duì)檔案管理的規(guī)章制度進(jìn)行完善

要有完善的管理制度，從根本上規(guī)范的管理檔案，要保證檔案管理工作的制度有章可循、要避免出現(xiàn)隨意性和盲目性。要將檔案管理工作的工作表現(xiàn)于獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制相結(jié)合，與職位的升遷調(diào)動(dòng)評(píng)審相掛鉤，激勵(lì)檔案管理工作人員對(duì)工作的積極性和熱情，保證所有的制度能夠有效的實(shí)施。

（六）創(chuàng)新檔案管理體系模式，提高檔案信息化的管理水平

高職院校都檔案管理工作應(yīng)從實(shí)體線下管理轉(zhuǎn)換為信息數(shù)字化管理，網(wǎng)絡(luò)化管理更加便利快捷的管理檔案。高職院校也要爭取通過全面的掃描將部分實(shí)體文字材料轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，建立起檔案全面覆蓋的數(shù)據(jù)庫，從而提高檔案的利用率，使得檔案管理工作的效能達(dá)到最高。同時(shí)學(xué)校應(yīng)根據(jù)中組部頒布的規(guī)章制度及自身的特點(diǎn)和要求，使得學(xué)校的檔案管理體系和流程能夠進(jìn)一步完善【4】。

結(jié)語

檔案建設(shè)工作是一個(gè)艱巨的任務(wù)，也是一個(gè)事無巨細(xì)的工作，因此，它需要一種認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。我們應(yīng)爭取早日實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化。總而言之，伴隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展進(jìn)步，高職院校也要不斷的提高自己，使自己能夠跟上時(shí)代步伐，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，提高對(duì)檔案管理的重視，使得檔案管理水平達(dá)到新一層次，為高職院校提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。