信息化背景下農(nóng)業(yè)科技檔案開發(fā)利用工作的探討

孫濱

（黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院，黑龍江 哈爾濱 150028）

基于信息化背景下，檔案信息加快了共建共享的步伐。對(duì)于農(nóng)業(yè)科技檔案而言，為了能夠更好的發(fā)揮出農(nóng)業(yè)科技檔案的實(shí)效性，則需要加快提升農(nóng)業(yè)科技檔案的管理效能，并重視信息化技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，使其能夠更好的服務(wù)于農(nóng)業(yè)科研和農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)。

一、農(nóng)業(yè)科技檔案的特點(diǎn)

（一）農(nóng)業(yè)科技檔案的種類多、數(shù)量大

農(nóng)業(yè)科技檔案涉及到較多的學(xué)科和領(lǐng)域，其是針對(duì)科研數(shù)據(jù)和成果的真實(shí)記載。在實(shí)際農(nóng)業(yè)科技檔案中，即使針對(duì)同一作物的科技檔案也包括了選育、栽培、種子、試驗(yàn)、品種推廣、科技服務(wù)、成果等相關(guān)的內(nèi)容，而在每一項(xiàng)內(nèi)容中還進(jìn)行了細(xì)分，這也導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科技檔案內(nèi)容繁多。特別是近年來關(guān)于新型職業(yè)農(nóng)民培訓(xùn)相關(guān)的內(nèi)容也納入到了農(nóng)業(yè)科技檔案中，農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)量十分龐大。

（二）農(nóng)業(yè)科技檔案收集范圍廣、形成周期長

目前農(nóng)業(yè)科技檔案收集范圍相對(duì)較長，一般是涉及到農(nóng)業(yè)項(xiàng)目相關(guān)的內(nèi)容都需要進(jìn)行保存。農(nóng)業(yè)科研周期一般都較長，這也使農(nóng)業(yè)科技檔案形成周期長，時(shí)間跨度較大。

二、信息化背景下農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的措施

（一）理清思路，明確目標(biāo)

目前，大部分農(nóng)業(yè)科研單位檔案信息化還處于起步階段，因此針對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案的信息化建設(shè)，需要明確檔案信息化管理的范圍，并制定電子檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)，積極配備檢索軟件，并完成數(shù)據(jù)庫建設(shè)。針對(duì)納入到信息化管理范疇的檔案信息，需加快數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并進(jìn)一步建立各類型檔案信息的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案信息的使用方法、使用標(biāo)準(zhǔn)和使用權(quán)限進(jìn)行深入研究，依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來加快建立健全農(nóng)業(yè)科技檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。農(nóng)業(yè)科研單位還需要加快推動(dòng)檔案信息化體系的完善，針對(duì)生成的電子檔案材料，按標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行歸檔，并結(jié)合自身的實(shí)際情況，深入研究電子文件保存方法，進(jìn)一步提升電子檔案的實(shí)用性。同時(shí)，要理順農(nóng)業(yè)科技檔案信息化管理工作流程，規(guī)范檔案信息化管理行為，加快推進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案共享的步伐。

（二）完善系統(tǒng)，拓展檔案信息應(yīng)用

在當(dāng)前農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)過程中，需要加快對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行完善。部分有條件的農(nóng)業(yè)科研單位，可以通過建立農(nóng)業(yè)科技檔案信息服務(wù)中心，在保證檔案信息安全的基礎(chǔ)上，積極與相關(guān)單位進(jìn)行聯(lián)合，在保證檔案信息規(guī)范性的情況下，還需要及時(shí)、準(zhǔn)確的將有價(jià)值的非密信息向科研人員進(jìn)行傳遞。

（三）健全制度，規(guī)范檔案業(yè)務(wù)管理

為了加快推進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案管理的現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案的高效利用，還需要加快構(gòu)建檔案管理制度，進(jìn)一步明確農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的職責(zé)，制定具體的立卷、管理、檢查和開發(fā)利用的要求。明確農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的責(zé)任和義務(wù)，確保農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度落到實(shí)處，避免出現(xiàn)檔案信息流失和泄密的問題。另外，為了能夠?qū)崿F(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案信息的高效利用，還需要制定內(nèi)部公開利用制度，從而將農(nóng)業(yè)科技檔案的服務(wù)功能更好地發(fā)揮出來。

（四）嚴(yán)格防控，確保檔案信息安全

隨著檔案信息化建設(shè)的逐步深入，在保障計(jì)算機(jī)、掃描儀、投影機(jī)、移動(dòng)硬盤、數(shù)碼相機(jī)等硬件設(shè)備配齊配足外，還要保證軟件及時(shí)更新升級(jí)，確保檔案信息安全。對(duì)系統(tǒng)中歸檔的電子文件進(jìn)行“只讀”設(shè)置，禁止用戶對(duì)文件信息進(jìn)行篡改，保證數(shù)字檔案的原始性;對(duì)借閱用戶采取身份鑒別和權(quán)限控制的措施，保障共享檔案信息不流失、不泄密;對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案原件轉(zhuǎn)化為數(shù)字化副本時(shí)，做好一切安防措施，保障檔案數(shù)字化過程的安全性;對(duì)檔案管理人員使用的電腦，用好網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)，嚴(yán)防病毒對(duì)電腦系統(tǒng)攻擊。

（五）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)

農(nóng)業(yè)科研檔案分類多，工作任務(wù)相對(duì)煩瑣，這就要求檔案工作者要有較強(qiáng)的專業(yè)性和責(zé)任心，要緊跟新時(shí)期要求，對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、業(yè)務(wù)技能進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使檔案管理人員能夠勝任新時(shí)期所賦予的檔案數(shù)字化管理要求，具備保密意識(shí)和信息安全意識(shí)。一方面，農(nóng)業(yè)科研單位需要進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作人員的工作環(huán)境，建立健全激勵(lì)機(jī)制與考核機(jī)制，從而吸引現(xiàn)代化檔案管理人才加入隊(duì)伍中，為檔案管理信息化建設(shè)注入新鮮血液；另一方面，農(nóng)業(yè)科研單位一定要重視對(duì)在職檔案管理人員的培訓(xùn)教育，不僅需要提高檔案管理工作人員的職業(yè)技能，同時(shí)需要提高相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，為信息化檔案管理奠定堅(jiān)實(shí)的隊(duì)伍基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，農(nóng)業(yè)科研院在對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案的收集、管理、檢索、利用和編研等方面都取得了一定的成效，并借助于檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息發(fā)布、交流和推送，為科技人員檔案信息查找創(chuàng)造了良好的條件。但隨著信息時(shí)代的發(fā)展，農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)工作還需要加快探索的步伐，積極尋求更為先進(jìn)和實(shí)用的管理方法，并積極對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案共享方式進(jìn)行創(chuàng)新，以此來推進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，為科技人員提供更及時(shí)、有效和可靠的信息支持，為農(nóng)業(yè)的更快更好發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。