學生檔案管理在學校建設中的重要性分析

向珂

（恩施州衛(wèi)生學校，湖北 恩施 445000）

一、前言

隨著人們對檔案管理的日益重視，中國檔案工作的水平特別是檔案管理和信息技術的有機結合得到了極大的改善，從而大大改善了檔案管理的合理性和完整性，提高了管理工作的質量和效率。在組織檔案中的信息的過程中，數字檔案起著非常重要的作用。因此，相關人員應充分認識到數字歸檔在檔案信息化配置中的重要作用，更深入地研究在檔案中配置數字檔案時出現的問題，并采取有效的策略來有效地解決這些問題，使數字檔案館可以充分實現其在學校建設過程中的價值[1]。

二、學生檔案在學校建設的重要性

（一）學生檔案數字化在創(chuàng)建文件信息中的重要角色

傳統(tǒng)的文件管理方法相對封閉，不可避免地存在某些限制。檔案信息化打破了這些傳統(tǒng)的管理模式，并向開放方向發(fā)展了文件管理操作，這改變了傳統(tǒng)文件管理的信息存儲和利用能力，并將其轉化為信息收集和服務能力。這有助于合理化檔案信息資源的分配，對于學校而言，學生的數量大，學生檔案的數量更是巨大，很難通過人工的方式進行儲存，特別是對于一些需要多方溝通的檔案，如果只能通過郵寄的方式進行傳遞，則很有可能在郵寄的路途中發(fā)生丟失等情況。因此，實現檔案信息組織不僅可以保證檔案的長期作用，而且可以實現高校之間檔案信息的資源共享，具有重要的價值。

（二）學生檔案信息化可以提高文件管理任務的效率

傳統(tǒng)的文件管理方法（包括文件收集，排序和分發(fā)）由文件管理器手動執(zhí)行。但是，隨著信息量的不斷增加，文件管理的復雜性和難度正在逐步提高，傳統(tǒng)的管理方法已不能完全滿足任務的要求。將高校的學生檔案數字化應用于存檔信息組織可進一步提高網絡和存檔管理的自動化程度，大大降低文件管理難度，并更改以前傳統(tǒng)的管理模式，可以實現通過單個輸入執(zhí)行的繁瑣管理任務。同時，對于校史館而言，對學生的檔案信息化可以使文件管理以及文件查詢和檢索變得更加容易，從而大大提高了文件管理效率。學校經常需要查詢一些校友，如果只有紙質的文檔則需要耗費大量的時間和精力，信息化學生檔案可以讓學校更快捷的找到需要的信息[2]。

三、學生檔案信息化在建筑學校信息化中的主要問題

（一）數字檔案館并沒有完全意識到檔案館信息化配置中的資源共享

一般而言，在數字檔案館建設的實際工作中，高校與高校系統(tǒng)之間的有效通信較少，在文件信息交換過程中造成一定困難，阻礙了文件的水平鏈接。文件管理操作不能完全實現文件信息資源共享的情況，嚴重影響文件管理的質量和效率。針對這一問題，我們將盡可能加強檔案館之間的橫向溝通，積極征集大量意見，完善與建立檔案信息館藏數字檔案館有關的標準和規(guī)范，并逐步健全數字檔案館。要想構建一個信息系統(tǒng)，就必須實現檔案信息資源的全面共享。對于學校而言，經常出現學生轉學或者升學的情況，如果不能夠很好的實現信息共享，那數字化的信息就是封閉的，沒有辦法發(fā)揮出其重要作用。

（二）文件管理代理未重視數字文件

在大數據時代的背景下，各種信息化組織在各自的領域中都有自己的職能，但是人們并未全面考慮數字檔案管理的未來發(fā)展趨勢和數字檔案的重要性。在學生檔案信息建設中，數字檔案的發(fā)展沒有正確的方向，始終是盲目的。但是在當前環(huán)境下，數字檔案應該成為檔案管理發(fā)展的主流趨勢。由于現在的高校進行文件管理時沒有重視數字文件，因此數字文件不僅沒有發(fā)揮真正的作用，而且在某種程度上降低了文件管理任務的效率[3]。

（三）數字文件在組織檔案信息方面標準化程度較低

不完全標準化也是建立數字信息檔案館的主要挑戰(zhàn)之一。在實際的文件信息組織中，數字檔案沒有形成統(tǒng)一的規(guī)范標準，這導致文件管理人員面臨問題，并采用發(fā)現和解決問題的方法，并且缺乏組織數字文件信息的長期計劃。另外，由于數字文件管理過程中使用的格式和數據不同，缺乏規(guī)范對文件信息傳輸的質量和效率也有重大影響。

四、解決問題的有效方法

（一）資源共享模式的改進

如果學校之間的數字檔案館沒有在檔案信息的組織中實現全面的資源共享，那將不可避免地影響數字檔案館的使用。因此，學校需要在檔案信息的構成中改善數字檔案的資源共享模式，促進數字檔案管理的網絡發(fā)展，使檔案信息真正共享資源。同時，在此過程中，有必要加強對數字文件管理的安全監(jiān)管，以確保文件信息的安全性。如果所有的學校都能夠實現資源的共享，就能夠更好的實現學生檔案之間的傳遞，同時保證傳遞的及時性和準確性[4]。

（二）改善數字文件的可管理性

學校的檔案管理者要充分認識數字檔案在組織檔案信息中的重要作用，根據實際需要調整和優(yōu)化檔案管理結構，制定科學合理的數字檔案管理方法，在組織檔案信息時有效提高數字檔案的可管理性。同時，學校的相關文件管理部門應加強對相關軟件操作和專業(yè)知識的培訓和教育，最大限度地提高文件管理人員的整體素質，提高數字文件的可管理性。

（三）建立完整的標準規(guī)范

學生檔案的數字化是為了使檔案在組織檔案信息時能充分發(fā)揮其功能，檔案管理部門必須在創(chuàng)建檔案信息時根據相關的法規(guī)和數字檔案的實際情況通知數字檔案，標準管理規(guī)范。因此，標準規(guī)范成為數字檔案管理的一種限制機制，有效地提高了檔案信息組織的標準化程度和標準化程度，提高了檔案信息組織水平，有利于學校的建設。

五、結束語

綜上所述，在學生檔案管理的發(fā)展過程中信息管理是必然的發(fā)展趨勢，數字文件在檔案信息組織中的應用起到了積極的作用，對學校建設有著重要意義。但是，在檔案信息的建設中，數字檔案必然存在一定的問題，這將對檔案信息組織的質量和效率產生負面影響。因此，學校的相關的文件管理人員應真正意識到數字檔案館的重要作用，并尋找合理有效的措施來有效解決它們，以改善檔案館的管理的效率和質量。