當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

黃亞軍

（承德市避暑山莊管理中心，河北 承德 067000）

檔案工作是我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)向前發(fā)展的有力保障，是國(guó)家最詳實(shí)可靠的“數(shù)據(jù)庫(kù)”，也是我國(guó)政府機(jī)關(guān)、各類組織和公民在所有社會(huì)關(guān)系活動(dòng)中累積的原始性資料的實(shí)物形式，它種類繁多，體量巨大，包括了公民個(gè)人、各類團(tuán)體及單位、社科民生及天文地理或重大及突發(fā)情況的第一手材料的匯總，對(duì)認(rèn)清我國(guó)國(guó)情及促成各項(xiàng)事業(yè)的健康發(fā)展有著不可估量的作用。

一、檔案管理工作規(guī)范制度建設(shè)的意義

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案工作也應(yīng)緊跟時(shí)代大潮。優(yōu)化數(shù)據(jù)資料管理的資源結(jié)構(gòu)，大膽運(yùn)用新科學(xué)技術(shù)，提高電子類檔案工作的管理水平，在制度的保障下建立完善檔案工作的安全預(yù)報(bào)體制。檔案工作中保存極多的人文、事件等重要資料。也是對(duì)歷史的承載，具有官方的權(quán)威性。相關(guān)單位應(yīng)建立有效的機(jī)制，保障信息資料的安全準(zhǔn)確，同時(shí)也有效提升了自身的管理形象。

二、當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀

檔案管理工作記錄著一個(gè)企業(yè)、一個(gè)單位的發(fā)展歷程，也是企業(yè)、單位文化內(nèi)涵的一種承載。隨著社會(huì)發(fā)展的不斷進(jìn)步，檔案管理工作也越發(fā)受重視。然而，在實(shí)際的檔案管理工作中還是存在著一些問(wèn)題與不足，這些問(wèn)題給企業(yè)、單位的發(fā)展帶來(lái)許多的不利影響。

（一）管理者對(duì)檔案工作重視程度不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，由于檔案工作是一項(xiàng)內(nèi)務(wù)性很強(qiáng)的工作，但仍然有部門管理者思想意識(shí)守舊，對(duì)檔案工作不夠重視，工作不夠主動(dòng)，缺少對(duì)檔案管理工作可持續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃等問(wèn)題。

（二）檔案管理工作方法單一。由于歷史原因和信息化工作的遲滯，檔案資料大多為紙質(zhì)形態(tài)，對(duì)保管、運(yùn)輸、儲(chǔ)存都有較高的要求，更達(dá)不到永久儲(chǔ)備，各方面所需費(fèi)用較高。另外，現(xiàn)在的檔案管理方法主要采用手工記錄為主，電腦系統(tǒng)錄入等僅僅作為一種協(xié)助方式，其中檔案的收集歸納，鑒別查證，貯存編修等工作都以人工方式進(jìn)行操作，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，優(yōu)勢(shì)資源不能發(fā)揮真正的作用，檔案排查鑒閱效果差。由于紙質(zhì)檔案因各種原因容易毀損、遺漏，加之手工查詢工作方法單一，經(jīng)常出現(xiàn)查不到或查錯(cuò)查漏的情形。

（三）檔案管理制度不夠健全。在信息征集過(guò)程中，還存在制度不嚴(yán)，流程未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，征集和使用過(guò)程隨心所欲，管理措施不到位，常常出現(xiàn)資料“出得多，進(jìn)得少”的現(xiàn)象，檔案損壞、丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

（四）檔案管理工作人員自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平還有待提高。一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理者，不但應(yīng)具備過(guò)硬的業(yè)務(wù)水平，還應(yīng)有高度的責(zé)任感和創(chuàng)新意識(shí)，才能將各項(xiàng)管理制度落到實(shí)處。一些專職檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，業(yè)務(wù)能力不足，無(wú)法勝任檔案管理工作需要，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。

三、解決檔案管理中存在問(wèn)題的對(duì)策

（一）進(jìn)一步提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。一個(gè)部門管理者應(yīng)牢固樹立檔案意識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，重視檔案的基礎(chǔ)工作，從而從整體上提高檔案管理工作的水平，要充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前環(huán)境下檔案管理工作的嚴(yán)肅性和必要性，堅(jiān)決執(zhí)行并落實(shí)好國(guó)家相關(guān)的檔案管理工作的法律法規(guī)，加大對(duì)檔案工作的資金投入，加強(qiáng)檔案工作信息化建設(shè)，配備先進(jìn)的儀器設(shè)備，實(shí)現(xiàn)人力物力資源優(yōu)化配置，做到物盡其用，人盡其才，確保利用新技術(shù)做到各類檔案有據(jù)可依、有證可查。

（二）嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理相關(guān)規(guī)定?！皩！弊之?dāng)頭，實(shí)行專人專物專門分類掌管，列好類目，干凈整齊；盡量延長(zhǎng)檔案的使用壽命，做好消防安全工作；規(guī)范外借流程，杜絕遺失。同時(shí)，做好虛擬類資料（音像類）的檔案管理工作，此類文件應(yīng)使用質(zhì)量好的相關(guān)設(shè)備進(jìn)行處理和保存，應(yīng)當(dāng)一絲不茍按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，由專人收集，并設(shè)立專業(yè)的無(wú)菌無(wú)干擾的保管室進(jìn)行管理，努力延長(zhǎng)其資源的有效使用時(shí)限。

（三）建立健全檔案管理規(guī)章制度。規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性，符合檔案管理工作實(shí)際，形成適合本單位的檔案收集整理歸檔等一整套的管理制度。在檔案的征集和使用過(guò)程中，嚴(yán)格按照相關(guān)流程操作。同時(shí)，要做好檔案鑒定工作，對(duì)沒(méi)有保存價(jià)值的檔案及時(shí)進(jìn)行處理，有效提升檔案管理質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員教育。在日新月異的環(huán)境下，抓好檔案工作建設(shè)的基礎(chǔ)就是提升相關(guān)工作人員自身素質(zhì)，對(duì)于落實(shí)好加快檔案工作的規(guī)范和科學(xué)具有直接的因果關(guān)系。建議采取定時(shí)分批聘請(qǐng)檔案管理專家進(jìn)行職業(yè)教育及業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并采取業(yè)務(wù)技能考試，競(jìng)爭(zhēng)上崗等一系列培訓(xùn)考核的方式，將實(shí)際操作能力與管理水平相結(jié)合，將工作責(zé)任感與服務(wù)社會(huì)相結(jié)合，使檔案管理者對(duì)社會(huì)各類資源訊息來(lái)源及需求方向有明確了解，促使檔案管理人員轉(zhuǎn)變意識(shí)，主動(dòng)努力提升自身業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)，形成實(shí)事求是，兢兢業(yè)業(yè)，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作氛圍，從而提供優(yōu)質(zhì)的管理服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的迅速發(fā)展對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)展現(xiàn)出越來(lái)越高和更加嚴(yán)格的要求，檔案管理工作既要保障時(shí)效性、準(zhǔn)確性、安全性、權(quán)威性的基本目標(biāo)，我們應(yīng)當(dāng)清醒認(rèn)識(shí)自身的不足，積極尋找突破口，從自身入手，提升檔案管理人員素質(zhì)，建立健全相關(guān)的工作規(guī)范和長(zhǎng)期發(fā)展計(jì)劃，有效促進(jìn)我國(guó)檔案管理規(guī)范化、動(dòng)態(tài)化、科學(xué)化的實(shí)現(xiàn)。