事業(yè)單位圖書資料信息化技術(shù)管理研究

王丹慧

大慶高新技術(shù)創(chuàng)業(yè)服務中心，黑龍江大慶163000

圖書資料管理是事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作之一，科學的圖書資料管理可把握行業(yè)趨勢，促進事業(yè)單位各項業(yè)務工作的順利展開。隨著信息化、網(wǎng)絡化與大數(shù)據(jù)等技術(shù)普及，圖書資料獲取更加方便，圖書資料應用更加方便，但是圖書資料高精度、高質(zhì)量與高效率檢索仍然面臨一些難題，為了提高圖書資料管理有效性，還要發(fā)揮信息技術(shù)的實用價值，大力建設(shè)信息化的管理體系。

1 圖書資料信息化管理的意義

圖書資料信息化管理突破了人工管理的限制，擴大了圖書資料收集視野，提升了圖書資料管理的效率，進一步解決了圖書資料管理的成本問題，更可以滿足事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)服務中的各種信息資料需求。圖書資料信息化管理提高了相關(guān)工作的集成性，建立了專門的圖書資料管理平臺，適應了信息量急劇增長的需求，達到了圖書資料實時化管理要求，既可以保留圖書資料原件，又可以實現(xiàn)廣泛的圖書資料供給，從本質(zhì)上改變了圖書資料收集與服務工作方式。信息化技術(shù)還方便了圖書資料檢索，可以最直接的使用圖書信息資料，有助于讀者更加方便、全面、快捷的閱讀，提高了圖書資料管理的效率。新形勢下的圖書資料管理不僅節(jié)約了檔案管理人員的工作時間，而且增強了信息服務供給的有效性。信息化技術(shù)還凸顯了高圖書資料的融合性特征，方便圖書信息資源檢索，實現(xiàn)圖書資料的充分整合，滿足圖書資料的共享需要，既能夠擴大圖書資料的使用范圍，又能實現(xiàn)圖書資料的個性化供給，符合未來圖書資料服務需求。

2 圖書資料管理技術(shù)發(fā)展趨勢

2.1 信息化發(fā)展

信息技術(shù)得到了廣泛普及，信息技術(shù)已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理的主要發(fā)展方向。雖然事業(yè)單位圖書資料管理仍沿用兩套制的方式。但是，從趨勢上可以明顯的看出圖書資料管理的信息化技術(shù)快速普及，紙質(zhì)圖書資料數(shù)量增長乏力，電子圖書資料快速增長，云計算與大數(shù)據(jù)技術(shù)極大的提高了電子圖書資料的獲取量。事業(yè)單位普遍的重視依托大數(shù)據(jù)技術(shù)為圖書資料管理提供服務。但是，圖書資料數(shù)據(jù)類型眾多，管理實踐中業(yè)務流程較為復雜，應當使用信息化技術(shù)代替舊的管理模式，從而提升圖書資料管理的效率，進一步保證圖書資料管理的安全性。

2.2 標準化發(fā)展

圖書資料數(shù)量信息獲得速度加快，資料信息的數(shù)據(jù)量不斷增長，事業(yè)單位圖書資料交換的內(nèi)外部機制日益擴展。新形勢下需要建立協(xié)調(diào)、簡化與統(tǒng)一的服務機制，強調(diào)優(yōu)化圖書資料管理標準，創(chuàng)新圖書資源管理活動方式，強調(diào)以制度化的管理模式為基礎(chǔ)，進一步創(chuàng)新圖書資料管理形式，從而滿足復雜社會形勢下的圖書資料管理需要，全面提高圖書資料管理工作整體質(zhì)量。落實新版檔案管理法規(guī)，根據(jù)技術(shù)進步修訂管理制度，出臺符合實際需要的圖書資料管理標準與業(yè)務運轉(zhuǎn)流程，才能促進圖書資料管理的持續(xù)化發(fā)展改革，提升圖書資料管理的質(zhì)量。

2.3 資產(chǎn)化發(fā)展

圖書資料是事業(yè)單位的寶貴財富，這些資料不僅記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷程，而且集中展示了事業(yè)單位的科研、工作改革成果，并且是行業(yè)發(fā)展建設(shè)寶貴財富，更加涉及的公共服務數(shù)據(jù)信息，具有重要的實用價值與歷史傳承價值。目前，更多的事業(yè)單位將圖書資料作為寶貴的財富，強調(diào)充分的利用這一資產(chǎn)提升事業(yè)單位的服務效能，實現(xiàn)事業(yè)單位社會效益的最大化。當前還要充分的利用科學技術(shù)開展相關(guān)工作，實現(xiàn)財力、物力與人力資源的更加高效管理。

2.4 集成化發(fā)展

圖書資料集成化管理體現(xiàn)了現(xiàn)代檔案建設(shè)的基本原則，符合檔案管理理論與信息技術(shù)發(fā)展的趨勢。集成化意味著圖書資料由專職部門和專業(yè)技術(shù)人員進行最終保管。一方面提高了圖書資料保管的安全性與合理性，另一方面有助于挖掘圖書資料信息價值，實現(xiàn)高效的圖書資料開發(fā)利用。例如，事業(yè)單位的數(shù)據(jù)信息是隨著事業(yè)單位的發(fā)展建設(shè)不斷更新的，采用集成化的管理模式可以建立信息技術(shù)平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息管理與業(yè)務運轉(zhuǎn)的無縫銜接，做到了檔案數(shù)據(jù)的自動化存續(xù)，不僅保證了檔案數(shù)據(jù)信息安全，而且提高了檔案信息管理質(zhì)量，增強了檔案服務效率。

3 圖書資料管理信息化的問題

3.1 技術(shù)理念的問題

有些負責圖書資料管理人員的認知度不強，缺乏先進的圖書資料管理技術(shù)理念，不具備高水平的信息技術(shù)操作能力。更多的事業(yè)單位檔案管理人員僅能對一般意義上的文件、檔案、圖紙或圖片等資料進行分門別類的保存。普遍不具備信息挖掘意識與信息提取能力。由于缺乏行業(yè)知識與檔案信息管理技術(shù)，還無法開展智能化存儲服務，不能采用新型檔案管理模式進行工作實踐，存在圖書資料管理工作滯后，數(shù)據(jù)信息供給不充分，圖書資料信息失真的問題。

3.2 人員素質(zhì)的問題

事業(yè)單位現(xiàn)有從事檔案管理人員的能力水平相對有限，現(xiàn)有人員年齡、學歷與技術(shù)水平均有待更新。加上事業(yè)單位對檔案管理工作重視程度不高，檔案管理規(guī)章制度執(zhí)行與建設(shè)存在一定問題，而且日益出現(xiàn)專兼職檔案員流動性大的情況。采用信息化的管理模式，可以在整理與收集資料方式跟上時代的發(fā)展需要。但是，受到自身知識結(jié)構(gòu)、人員培訓與績效考核方面因素的制約，一些從事檔案管理人員長期得不到了專業(yè)技術(shù)能力提升，不適應信息化檔案管理需要。

3.3 缺少先進的制度

制度化建設(shè)是事業(yè)單位圖書資料管理的重點也是難點。目前，事業(yè)單位還缺乏統(tǒng)一和高效的檔案圖書資料管理模式，相關(guān)工作的建設(shè)存在制度缺陷。這主要是因為檔案信息技術(shù)普及程度不高造成的。雖然大趨勢是圖書資料管理的信息化，但是各地實際情況差異大，需要根據(jù)新《檔案法》消除圖書資料管理的制度缺陷。目前，新型圖書資料管理方式與傳統(tǒng)的管理方式差異較大，實現(xiàn)檔案資料管理的專業(yè)性不強，不能根據(jù)實際需要完善制度、標準與管理流程。還要重視進行制度建設(shè)對比分析，加強實地情況調(diào)研在，積極根據(jù)本單位情況進行制度建設(shè)工作。

3.4 監(jiān)督管理不到位

事業(yè)單位圖書資料管理不僅需要發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員的主要作用，構(gòu)建專兼職緊密配合的圖書檔案資料管理機制，還要形成良好的圖書資料管理與應用氛圍，推動相關(guān)工作專業(yè)化與創(chuàng)新化發(fā)展。但是，由于缺乏必要的監(jiān)督機制，不能及時準確分析圖書資料管理漏洞，在圖書資料管理時還需要完善內(nèi)外部監(jiān)督機制，注重梳理以往工作的得失，采用更加有效的監(jiān)督手段，從而有效防止因外部混亂因素，突破圖書資料信息化管理的弊端，提高圖書資料信息管理的質(zhì)量。

4 信息化管理技術(shù)的應用措施

4.1 建立專業(yè)的管理系統(tǒng)

傳統(tǒng)的人工模式已經(jīng)不符合時代的發(fā)展需要，圖書資料管理應當進一步提高效率，重視提升圖書資料服務的整體質(zhì)量。建立一個統(tǒng)一的圖書資料管理系統(tǒng)，依托專業(yè)信息軟件建立相關(guān)工作平臺，可以滿足圖書資料廣泛供給和共享需要，有效避免人工操作的誤差，提高圖書資料服務的整體效率。首先，建立專業(yè)數(shù)據(jù)庫，運用數(shù)字化的方式進行圖書資料服務，提升圖書資料服務的效能。其次，發(fā)揮自媒體軟件的服務作用，實現(xiàn)官方網(wǎng)站、公眾號或其它APP 的高效整合，提高智能化、實時化與個性化圖書資料服務的能力。第三，加強圖書資料服務的宣傳工作，積極展示圖書資料供給服務的價值，不斷發(fā)揮圖書資料的實用價值。還要進一步加強數(shù)據(jù)信息資源的建設(shè)工作，尤其重視構(gòu)建內(nèi)引外聯(lián)的機制，強調(diào)依托事業(yè)單位特色圖書資源構(gòu)建圖書資料供給服務新體系。事業(yè)單位還要依托信息技術(shù)加強圖書資料的編研工作能力，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)進行圖書資料挖掘，圍繞著重點項目收集圖書資料，提高圖書資料服務的質(zhì)量。

4.2 加強人才的引進培養(yǎng)

圖書資料管理信息化技術(shù)使用依靠專業(yè)技術(shù)人才，提高圖書資料管理人才的專業(yè)性有重要的意義。事業(yè)單位應當高度重視相關(guān)人才的培養(yǎng)，加大力度進行圖書資料技術(shù)人員的教育培訓力度，建立綜合型的圖書資料管理工作團隊，全面提高圖書資料管理與服務質(zhì)量。把工作重點放在人才引進上，注重為圖書資料管理輸入新力量。加強現(xiàn)有專業(yè)技術(shù)人員培訓，強調(diào)信息技術(shù)意識，提升技術(shù)短板，圍繞著設(shè)備升級進行技術(shù)普及。新時代還要理清圖書資料管理人員的崗位職責，加強崗位專業(yè)技術(shù)能力的考核，同時給予圖書資料管理人員技術(shù)創(chuàng)新的平臺與空間，鼓勵圖書資料管理技術(shù)創(chuàng)新，從而提高圖書資源管理人員的業(yè)務意識與專業(yè)強化意識。

4.3 創(chuàng)建完善的管理制度

新時代事業(yè)單位圖書資料管理應當發(fā)揮信息技術(shù)的基礎(chǔ)作用，強調(diào)依托信息化的圖書資料管理模式出臺新型工作制度，優(yōu)化從業(yè)標準，規(guī)范相關(guān)業(yè)務流程，促進全員基于信息化環(huán)境更好獲得圖書資料服務。首先，不斷調(diào)整和完善相關(guān)管理保障制度，重視依托信息化技術(shù)特征優(yōu)化圖書資料管理操作流程。其次，提高圖書資料管理的規(guī)范化水平，進一步細化相關(guān)工作的責任分工，嚴格的落實圖書資料管理的責任，當出現(xiàn)問題時能夠第一時間從制度上進行充分挖掘。第三，強化責任落實，嚴肅監(jiān)督機制，基于制度要求實施獎懲辦法，提高制度執(zhí)行的嚴肅性，優(yōu)化圖書資料管理的氛圍，鼓勵全員學習信息技術(shù)，提高圖書資料供給服務的整體質(zhì)量。

5 結(jié)語

傳統(tǒng)的圖書資料管理方式已經(jīng)不符合時代的發(fā)展需要，在信息技術(shù)日益快速發(fā)展的當下，應當以新型技術(shù)手段提高事業(yè)單位圖書資料管理的有效性，重視創(chuàng)新圖書資料管理的方式方法，更新圖書資料管理的體系，逐步加強內(nèi)外部圖書資料的整合力度，明確信息化背景下的圖書資料管理注意事項，提升全員對信息化檔案管理技術(shù)的認知水平，基于專業(yè)的圖書資料管理平臺，更加完善的管理體系，實現(xiàn)圖書資料管理有效創(chuàng)新，達到高質(zhì)量開展圖書資料管理目標。