索引技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

孫銘珠

(薩爾圖區(qū)機(jī)構(gòu)編制數(shù)據(jù)管理中心，黑龍江 大慶 163111)

人事檔案管理工作的開展需建立準(zhǔn)確、完整且及時更新的員工檔案數(shù)據(jù)庫，然而此工作任務(wù)量大，且數(shù)據(jù)的收集、整理以及檢索等多項(xiàng)工作難度較高。實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快捷與精準(zhǔn)檢索是當(dāng)前檔案管理的核心，能否快速從大規(guī)模數(shù)據(jù)檔案中完成指定個性信息的快速查詢是檔案管理信息化系統(tǒng)運(yùn)行是否高效的重要體現(xiàn)。為此，加強(qiáng)對索引技術(shù)的探討十分必要。

一、當(dāng)前主流的索引結(jié)構(gòu)優(yōu)劣分析

（一）B*樹索引結(jié)構(gòu)

此結(jié)構(gòu)是應(yīng)用較早的索引結(jié)構(gòu)之一，葉子節(jié)點(diǎn)位于此索引結(jié)構(gòu)的最底層，其上的節(jié)點(diǎn)可精準(zhǔn)而快速地進(jìn)行導(dǎo)航與定位。如查找某個員工的基本信息，首先可由樹根節(jié)點(diǎn)開始查找進(jìn)而判斷其在左分支內(nèi)，對此模塊進(jìn)行檢查后索定檢查子塊的范圍，就可在短時間內(nèi)找到包含標(biāo)有對應(yīng)標(biāo)識的該員工信息的葉子塊。與普通的二叉樹結(jié)構(gòu)相比，此種索引結(jié)構(gòu)的葉子節(jié)點(diǎn)屬于雙向鏈表結(jié)構(gòu)，在位置確定的條件下對同一區(qū)間內(nèi)容進(jìn)行查找時，可實(shí)現(xiàn)有序掃描，無需查找索引結(jié)構(gòu)，即可直接掃描葉子節(jié)點(diǎn)的前后位置，信息內(nèi)容的查找極為快捷與便利?？傮w而言，在查找條件變化的情況下，信息查找所耗費(fèi)的時間幾乎是相同的，然而在新數(shù)據(jù)錄入時，需通過其他運(yùn)算來進(jìn)行索引結(jié)構(gòu)的平衡，進(jìn)而才可達(dá)到查詢時間有效優(yōu)化的目的。

（二）組合索引結(jié)構(gòu)

如某一字段索引值無法完成查詢需求，可同時輸入多個不同字段值，不必再對查詢語句進(jìn)行擴(kuò)展而進(jìn)行多次掃描、不必花費(fèi)較多時間便可得到查詢結(jié)果。將多個字段組合后形成新的索引并進(jìn)行跳躍掃描，同一索引中包含多個字段信息的索引技術(shù)就是組合索引，此技術(shù)的應(yīng)用可極大的提高查詢效率。然而應(yīng)用組合索引需要設(shè)置較長的索引鍵，在未經(jīng)壓縮的情況下，會增大B*樹結(jié)構(gòu)，使之樹冠層數(shù)增加，雖然可利用哈希結(jié)構(gòu)縮小組合索引結(jié)構(gòu)，但運(yùn)用哈希結(jié)構(gòu)無法完成前緣匹配查詢，也不支持范圍查詢。此外，組合索引中含有的信息屬性較多，一個索引屬性更新時必須要對整個組合索引結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新。

二、人事檔案管理中索引技術(shù)的具體應(yīng)用分析

（一）工號索引技術(shù)的應(yīng)用

工號索引是以職工編號為主要索引信息的索引方法，是通過遞增順序?qū)ぬ栠M(jìn)行檢索。此種索引模式可對職工的基本信息進(jìn)行指定，進(jìn)而以此為依據(jù)而對職工檔案進(jìn)行更新與維護(hù)，同時將之用于區(qū)間掃描。如某個職工的技術(shù)職務(wù)晉升時需要對其人事檔案信息進(jìn)行更新，因此，可利用工號索引定位其基本信息，進(jìn)而完成信息的更新處理，這可防止同姓名員工信息更新錯誤問題的出現(xiàn)。如在不確定工號的情況下，則只能通過入職時間、年齡等其他信息的輔助進(jìn)行員工定位進(jìn)而完成信息更新。

（二）人名索引技術(shù)的應(yīng)用

該技術(shù)是以檔案信息中人的姓名為索引條件的索引方法，一般情況下是在姓氏的升序排列下進(jìn)行檢索。根據(jù)錄入范圍的不同可分為兩種索引方式，一是綜合性人名索引，該方法是指將檔案中所有人員姓名都編制成索引；二是專題性人名索引，根據(jù)人員的任免及職稱等利用角度而進(jìn)行專題人名索引的編制。人事檔案管理當(dāng)中，專題性人名索引的應(yīng)用最為廣泛，此索引編制時工作量不大，且可滿足大部分檔案查找需求。綜合性人名索引的弊端是編制索引時需耗費(fèi)較長時間，在普通檔案管理中適用率并不高。在計(jì)算機(jī)技術(shù)及快速檢索技術(shù)的支持下，逐步建立了綜合性人名索引數(shù)據(jù)庫，在該數(shù)據(jù)庫的日益完善下，此種索引方式的查詢效率與以往相比將會有所提升，然而由于存在人名重復(fù)問題，因此，還需添加人名之外的條件進(jìn)行信息屬性定位，否則將無法保障檢索內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

（三）職稱索引技術(shù)的應(yīng)用

此索引方法以職稱作為索引信息，根據(jù)職稱的級別不同而編制成不同的索引。此方法主要用于本單位職工層次結(jié)構(gòu)的分析，進(jìn)而可為員工招聘、崗位設(shè)置等工作的開展提供信息支持。

（四）機(jī)構(gòu)索引技術(shù)的應(yīng)用

機(jī)構(gòu)索引是將職工所在部門作為檢索條目，采用字順排列方式而進(jìn)行索引的編制?？蓪⑼徊块T的工作人員歸類于同一類區(qū)當(dāng)中，可對部門中所有人員的檔案信息進(jìn)行排序檢查，可通過查找、整理及分析而了解該部門的人員結(jié)構(gòu)及層次分布情況，可為人才的預(yù)測及引進(jìn)提供支持。

三、索引結(jié)構(gòu)的優(yōu)化分析

如對某部門員工信息進(jìn)行檢索時，可采用工號索引及部門索引方式進(jìn)行員工信息查找，然而部門索引情況下，部門員工較多，因此會出現(xiàn)大量的編號重復(fù)現(xiàn)象，查詢效率相對較低。此時可在數(shù)據(jù)庫自帶的dynexpln 工具的支持下獲取與之相似語句所產(chǎn)生的檢索耗費(fèi)，如將工號命名規(guī)則中的工號編制規(guī)則設(shè)置為入職年、部分編碼及內(nèi)部編碼三種結(jié)合的方式，并將B*樹索引建立于工號索引之上，就可實(shí)現(xiàn)區(qū)間掃描，進(jìn)而可利用工號區(qū)間更加靈活地將該部門所有人員信息查詢出來。這就表明，在索引既定的情況下，可采用多種方式進(jìn)行多種索引方法的聯(lián)合應(yīng)用，可更加高效與準(zhǔn)確的完成人員信息查詢。

四、結(jié)語

索引技術(shù)是人事檔案管理中不可或缺的重要檢索方法，筆者基于自身工作經(jīng)驗(yàn)，對B*樹索引及組合索引這兩種主流索引結(jié)構(gòu)的優(yōu)劣之處進(jìn)行了分析，進(jìn)而對人事檔案管理中較為常用的索引技術(shù)的具體應(yīng)用進(jìn)行了探討，而后重點(diǎn)提出了索引結(jié)構(gòu)的優(yōu)化應(yīng)用方法。由于人事檔案信息化系統(tǒng)性高且工作任務(wù)繁重，除了需應(yīng)用信息技術(shù)及安全防護(hù)技術(shù)以外，還涉及制度規(guī)范等多個層面，因而在索引技術(shù)應(yīng)用過程中還需進(jìn)行深入的研究與實(shí)踐，進(jìn)而確保索引技術(shù)可在事業(yè)單位的檔案管理中發(fā)揮出更高的應(yīng)用價(jià)值。