對加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考

魏紀(jì)龍

（山東省煙臺市蓬萊區(qū)自然資源和規(guī)劃局，山東 煙臺 265600）

隨著我國人事制度改革的不斷深入，我國事業(yè)單位中人員的流動性也越來越頻繁，科學(xué)合理地開展人事檔案管理工作就顯得極為重要，我國的事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時存在一系列的問題，而為了促進(jìn)社會的進(jìn)步和穩(wěn)定發(fā)展，如何強(qiáng)化事業(yè)單位中人事檔案的管理工作，并深化人力資源改革，是現(xiàn)代社會一中需要關(guān)注并探討的一個重要話題。

一、人事檔案管理模式改革過程中存在的問題

（一）體制缺乏完善度，人員在分配時不合理性明顯

我國的事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案的管理時，其體制依舊處于不完善狀態(tài)，我國的事業(yè)單位不斷進(jìn)行改革的過程中，人事檔案管理的體制上很大程度都無法滿足檔案管理的需求。就目前來說，事業(yè)單位在進(jìn)行人事管理時，都主要由直屬單位或上級主管負(fù)責(zé)，但當(dāng)前我國的事業(yè)單位呈現(xiàn)崗位應(yīng)聘制度的轉(zhuǎn)變，人員流動存在頻繁的特征，管理人員的管理制度已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化人力資源改革的需求。檔案管理人員的總體流動性較大，很容易出現(xiàn)人手不足的情況，但管理工作也極為繁瑣和頻繁，一旦在管理過程中出現(xiàn)人員銜接疏漏的情況，就會導(dǎo)致管理不協(xié)調(diào)事件的發(fā)生。

（二）管理體系處于落后的狀態(tài)

很多事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時，所配置的檔案管理人員都沒有專門的管理知識和管理經(jīng)驗，缺乏對檔案管理的專業(yè)性，甚至還有可能導(dǎo)致非管理人才來進(jìn)行管理的亂象，而這類管理人員對于檔案管理工作缺乏熟悉度，并且缺乏相應(yīng)的管理流程，在進(jìn)行檔案管理工作時存在手忙腳亂的情況，這會對我國的檔案分類以及檔案調(diào)用產(chǎn)生一定的影響。很多工作人員在思想上也沒有意識到檔案管理工作的重要性，在開展各項工作時總體態(tài)度不認(rèn)真，工作狀態(tài)也較為慵懶，對于應(yīng)該及時歸檔的檔案置之不理就會導(dǎo)致檔案的資料出現(xiàn)不全甚至缺失，這都是目前我國檔案管理工作中需要重視的一項問題。

（三）制度的約束力較為缺乏，存在死檔的情況。

管理人員在進(jìn)行檔案管理時沒有按照相應(yīng)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行處理，我國的事業(yè)單位也沒有設(shè)置相應(yīng)的制度對管理人員進(jìn)行有效的監(jiān)督和考核，這就導(dǎo)致管理人員的工作意識缺失，有很大一部分事業(yè)單位的人員在流動過程中出現(xiàn)了檔案丟失的情況，甚至將已經(jīng)辭職的流動人員檔案留在原屬單位，這就導(dǎo)致檔案失效的情況，雖然我國的政府以及相關(guān)部門都出具了對應(yīng)的管理方針，但執(zhí)行力度和約束力度上還存在一定的不足，這對我國的檔案管理工作也造成了極大的難度，對于我國事業(yè)單位的人事檔案管理規(guī)范性產(chǎn)生了一定的影響。

二、強(qiáng)化檔案管理模式改革時，相關(guān)制度更為規(guī)范

（一）強(qiáng)化檔案管理工作的教育以及認(rèn)知

在進(jìn)行管理時，相關(guān)工作人員的人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)由管理人員自身進(jìn)行，所以需要提高管理人員的工作重視度，使相關(guān)管理工作人員養(yǎng)成良好的職業(yè)道德，為管理人員培養(yǎng)高度的責(zé)任感，使其在工作時保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，尤其需要借鑒和吸收優(yōu)秀的人事檔案管理研究成果，使檔案管理工作能夠成為檔案管理工作人員的使命和責(zé)任，強(qiáng)化其工作意識。

（二）建立完善的管理制度

在進(jìn)行相關(guān)制度和條例的建設(shè)時，工作人員可以借鑒國內(nèi)外的先進(jìn)管理經(jīng)驗，對已經(jīng)歸檔的工作人員進(jìn)行電子文件的管理時，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度和措施進(jìn)行，保證信息的完整性和原始性。而如果某一類電子文件檔案需要進(jìn)行長期保存，則需要將其與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件一同歸檔，而對于具有保密要求的電子文件，則應(yīng)當(dāng)應(yīng)用安全的保密措施，并且對涉及隱秘的電子文件進(jìn)行全面的密碼管理，嚴(yán)禁在外網(wǎng)上開放，并且定期對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢測，避免出現(xiàn)黑客攻擊或病毒入侵的情況。在進(jìn)行體制建設(shè)時，可以從信息收集、檔案保管以及借閱等多個步驟進(jìn)行流程完善，使各項管理工作都能夠參考對應(yīng)的管理制度進(jìn)行，避免由于員工工作疏漏出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象。

（三）注重事業(yè)單位檔案的管理人才培養(yǎng)以及設(shè)備升級

大數(shù)據(jù)背景下管理人才的培養(yǎng)工作十分重要，事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案管理人員需要不斷更新自身的認(rèn)知體系和管理理念，接受現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)信息培訓(xùn)活動。事業(yè)單位內(nèi)部需要注重網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才的專業(yè)化培養(yǎng)，在檔案管理模式傳統(tǒng)與現(xiàn)代轉(zhuǎn)變過程中，我國的事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)型人才還較為缺乏，所以需要積極引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)專業(yè)和計算機(jī)專業(yè)的人才，并注重檔案管理人員的技能與知識培養(yǎng)。現(xiàn)代化的人事檔案管理工作要求管理人員需要具備專業(yè)的人事檔案管理知識，還需要具備二次處理技術(shù)、信息挖掘技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)專業(yè)知識。除此之外，還需要加強(qiáng)工作人員之間的人事檔案管理經(jīng)驗交流，立足于事業(yè)單位的實際工作狀況，而事業(yè)單位人事檔案管理部門也需要配合其他部門開展有效合作，討論在檔案管理中存在的重點(diǎn)和難點(diǎn)，這樣能夠提升檔案管理的穩(wěn)定性。

三、總結(jié)

在進(jìn)行現(xiàn)代化的事業(yè)單位檔案管理時，相關(guān)工作人員首先需要做好自身的能力培養(yǎng)，并且需要不斷提高單位內(nèi)部的人事檔案管理水平，建立科學(xué)且安全的數(shù)據(jù)資料庫，這樣才能實現(xiàn)檔案管理的工作價值，便于相關(guān)用戶在進(jìn)行資料調(diào)取時，能夠獲取準(zhǔn)確且真實的資料，這樣才能保證事業(yè)單位人事檔案管理工作順利進(jìn)行，促進(jìn)我國行業(yè)的快速發(fā)展。