社保檔案管理工作中存在的問題分析

（山東省單縣社會保險事業(yè)服務(wù)中心，山東 菏澤 274300）

社保檔案管理是一項關(guān)于社保業(yè)務(wù)的地基工作，又是保證社保工作能夠順利開展進行的一個至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，事關(guān)國家穩(wěn)定、民生優(yōu)惠與和諧。

一、社保檔案定義及特點

（一）社保檔案是各個機關(guān)單位、社會組織為員工繳納養(yǎng)老、工商、醫(yī)療、生育、事業(yè)五大社會保險從而形成的一系列關(guān)于各個員工和參保人員相關(guān)保險具體明細數(shù)據(jù)的文件資料庫。一般都是由機關(guān)用人單位或者第三方托管單位進行保存，對于受保人來說是有重要的價值和意義的。

（二）現(xiàn)階段社保檔案具有廣泛性和動態(tài)性兩大特點

1.社保是現(xiàn)今社會個人保障的核心項，社保的工作開展進行是為了可以更好地為人民群眾們進行服務(wù)，提高保障。伴著國家發(fā)展腳步以及綜合實力和能力的提高，人民的生活水平不斷提升，所以社保的涉及范圍以及覆蓋面也越來越廣泛，涉及到的人越來越多，并且呈現(xiàn)持續(xù)上升增加的狀態(tài)。

2.為何說會有動態(tài)性，在我們當(dāng)今社保檔案管理數(shù)據(jù)材料管理類別中，絕大部分檔案是可以歸類到靜態(tài)性的類別中的，因為一般自他們的社保檔案保存之日起，其內(nèi)容基本上不會發(fā)生變化，所以說是屬于靜態(tài)性的；但是社會保險檔案比較特殊，它會由于參保人員的生活變化、工作變化從而產(chǎn)生一些動態(tài)性的變化和調(diào)整。比如說參保的人員在就醫(yī)后他的保費就會發(fā)生一些相應(yīng)的變化，那這些變動就會體現(xiàn)在其社保檔案里，并且伴著參保人員每一年具體參保情況的改變，其個人的社會保險檔案信息也會逐漸積累、變化調(diào)整，以上就充分體現(xiàn)了社保檔案的動態(tài)性。

二、提高社保檔案管理工作效率的有效方案

（一）要對管理體系加強建設(shè)工作，以此為社會保險檔案工作體系制度有一定的保障。

首先要實行“雙軌制”社保檔案管理，雖說現(xiàn)如今社保檔案管理已進行信息化開展，大數(shù)據(jù)時代，但是仍然有很多老舊檔案和資料是需要保存紙版原件的，所以在我們跟隨現(xiàn)如今信息化、數(shù)字化大數(shù)據(jù)時代的背景下，除了加強建設(shè)數(shù)據(jù)化社保檔案管理外，對于部分紙質(zhì)版檔案的管理和保存也要加以重視，這樣就可以達到數(shù)據(jù)化和紙質(zhì)版檔案同步進行。

其次要加大和其他各部門工作之間的配合，社會保險檔案管理工作不是單獨一個部門就可以完成的，想要做好該工作需要不同級別不同類別社保檔案相關(guān)部門的有效溝通和協(xié)助互相配合，此項工作的開展也不是一蹴而就的，需要各部門互相支持、配合、溝通、合作以此來提高社保檔案工作開展的有效性和效率。

最后是要重視社保檔案管理的細節(jié)工作，不同業(yè)務(wù)對應(yīng)所需不同的資料信息、信息表格，具體完成各項工作的單位和人員，都需要進行更細化的細節(jié)工作的分工和落實。具體到個人，同時對于業(yè)務(wù)種類的不同，處理的渠道也是不同，電子渠道和柜臺辦理的業(yè)務(wù)要做好劃分，以上都需要在制度中進行規(guī)范和說明，這樣不僅能夠方便群眾辦事，少走彎路同時也能更好地規(guī)范社保檔案工作的管理流程。

（二）要加強思想政治建設(shè)，為社保檔案工作帶來組織保障。此項工作不只是社會保險這項事業(yè)的核心組成成分，同時也是我們國家對于所有檔案管理事業(yè)的重要的一部分，所以說需要成立一個專業(yè)的社保檔案管理團隊來為社保檔案管理業(yè)務(wù)提供保障以此來保證此項業(yè)務(wù)的順利進行和開展。這對從事社保檔案管理的工作人員有一定的要求，要對他們進行思想政治教育和相關(guān)的法律教育，相關(guān)管理單位可以定期對社保檔案管理人員進行思想政治教育，使其充分地意識到自己工作的重要性，使其能夠一直保持一份思想先進性，明確自己工作對于國家發(fā)展和群眾和諧安定、安居樂業(yè)的重要地位和意義。更重要的一點是一定要有很高的法律意識，要深入了解學(xué)習(xí)并貫徹落實《中華人民共和國檔案法》《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》（1）等和檔案有關(guān)的法律法規(guī)，提高自己的法制意識，以此為促進社保檔案法制化前景奠定基礎(chǔ)。另外還要重視對于社保檔案管理工作人員的能力培養(yǎng)，為提高社保檔案管理內(nèi)涵建設(shè)打好基礎(chǔ)。

（三）提高服務(wù)意識，來為社保檔案工作提供技術(shù)方面的保障，無論是從事社會保險業(yè)務(wù)辦理相關(guān)工作還是社會保險檔案管理工作方面來看，都是為人民為大家服務(wù)的，所以就應(yīng)該做到堅持為人民服務(wù)的根本宗旨，做好服務(wù)，社保業(yè)務(wù)是對于廣大人民切身利益最有保障的，可以維護國家社會安定團結(jié)，社保檔案管理是社保業(yè)務(wù)的基本工作。

三、做好社保檔案管理工作的作用

（一）對于社保改革的持續(xù)發(fā)展和深化有所幫助，伴著國家綜合能力的不斷提高，人民生活質(zhì)量的改變，社保也應(yīng)該隨之與時俱進，進行相應(yīng)變化發(fā)展，所以說，做好社保檔案管理工作，使社保發(fā)展改革和持續(xù)深化有所保障，對于國家和廣大人民群眾來說都是至關(guān)重要的。

（二）對于社會保險事業(yè)的順利發(fā)展有所幫助，在社會保險業(yè)務(wù)持續(xù)開展過程中，每天每時都會產(chǎn)生大量的社會保險的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，這些信息都是社會保險檔案的非常重要的組成部分，都要進行存檔和保護，尤其是在單位之間組織之間人員異動時，社保檔案都是要跟著個人的異動而發(fā)生變化和轉(zhuǎn)移的，所以說做好社會保險檔案的管理和數(shù)據(jù)信息留存，一定要嚴(yán)格按照制定好的流程和制度進行相關(guān)材料和檔案的移交，這樣才能保證社會保險檔案的完整性和準(zhǔn)確性，這也是保障社會保險事業(yè)業(yè)務(wù)順利開展的必然條件！

（三）對于保障廣大人民群眾的合法權(quán)益有所幫助，社保業(yè)務(wù)緊密關(guān)聯(lián)人民群眾的切身利益還有合法權(quán)益，因此社會保險檔案管理工作有序順利進展可以在一定程度上為人民的社會保險情況進行證明，保障大家在養(yǎng)老、工傷、疾病、失業(yè)、生育方面依法從國家和社會得到相應(yīng)的生活幫助和權(quán)利。

綜上所述，可以看出對于改善和保障人民群眾合法權(quán)益和利益是各個單位和企業(yè)的任務(wù)目標(biāo)，社保檔案管理工作室社保業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)工作，更是確保社保事業(yè)順利進行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。