促進文書檔案數(shù)字化管理 提高文書檔案管理水平

（齊齊哈爾市梅里斯達斡爾族區(qū)公共資源交易綜合服務(wù)中心，黑龍江 齊齊哈爾 161021）

由于傳統(tǒng)文書檔案采用紙質(zhì)載體形式，在保存、管理和利用方面存在較大的局限性，不僅管理效率不高，而且也無法有效地滿足檔案利用需求。通過構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理模式，借助于計算機和數(shù)據(jù)庫來實現(xiàn)檔案信息的收集、歸檔和存儲，可以實現(xiàn)對檔案信息的統(tǒng)一管理和利用。因此當前各單位越來越重視文書檔案數(shù)字化管理工作的開展，并以此來促進文書檔案管理水平的提升。

一、文書檔案數(shù)字化管理的優(yōu)越性

（一）編輯的靈活性

在針對文書檔案數(shù)字化管理工作中，檔案管理工作各個環(huán)節(jié)利用計算機來識別數(shù)字信息，檔案載體發(fā)生了較大的變化，可以實現(xiàn)對文書檔案信息的快速查詢、編輯和應(yīng)用，進一步提高了文書檔案編輯的靈活性，實現(xiàn)對檔案信息的高效處理。

（二）檢索的便捷性

通過建立檔案數(shù)字化管理模式，利用先進技術(shù)手段和檔案管理軟件來構(gòu)建檔案檢索系統(tǒng)，輸入關(guān)鍵詞即能夠快速查找到所需要的檔案信息，實現(xiàn)檔案仿睥高效利用。而且文書檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)，還能夠有效的規(guī)避傳統(tǒng)檔案長時間利用后破損的問題。

（三）快捷傳遞和共享

在數(shù)字化管理模式，文書檔案可以借助于網(wǎng)絡(luò)進行快速傳輸和便捷檢索，檔案信息的利用不再受時間和空間制約，不同區(qū)域、不同行業(yè)之間檔案信息都能夠?qū)崿F(xiàn)有效共享。檔案信息的共享共建也是文書檔案管理工作的重要的發(fā)展方向。

二、文書檔案數(shù)字化管理的原則

文書檔案數(shù)字化管理模式的實現(xiàn)，需要遵循真實性、合法性和安全性等原則。即在文書檔案數(shù)字化管理工作中，要求要保證檔案信息的真實原貌，采用數(shù)字圖像存貯的方式，在保證檔案信息真實性的同時，還實現(xiàn)了存貯空間的節(jié)約。而且在檔案數(shù)字化后，實現(xiàn)了存儲的永久性。利用數(shù)字化讀取軟件即可以實現(xiàn)檔案信息的查閱和利用，這整個過程中要堅持合法原則，避免引發(fā)法律糾紛。文書檔案數(shù)字化后雖然檔案利用收集、管理、保存和利用等工作更具便利性，但同時也帶來了新的安全問題。檔案信息在生成、傳遞、識別和應(yīng)用過程中一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題，則會引發(fā)信息安全問題，因此需要采取有效的安全措施，確保檔案信息的安全。

三、提升文書檔案數(shù)字化管理水平的措施

（一）加強轉(zhuǎn)變檔案管理理念

在當前各單位實際運營管理工作中，單位領(lǐng)導(dǎo)層需要從思想層面增強對文書檔案數(shù)字化管理的重視，并在單位內(nèi)部營造良好的工作環(huán)境，促進文書檔案數(shù)字化管理水平的提高。而且在條件允許情況下，還需要將文書檔案數(shù)字化管理工作納入到單位的整體規(guī)劃中來。并給予文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作必要的經(jīng)費支持，配備完善的軟硬件設(shè)施，加大人力的投入，進一步促進文書檔案數(shù)字化管理水平的提升。

（二）完善文書檔案數(shù)字化管理制度

通過制定完善的文書檔案數(shù)字化管理制度，為文書檔案數(shù)字化管理工作提供重要的指導(dǎo)和約束。各單位需要與自身的實際情況相結(jié)合，而且在構(gòu)建數(shù)字化管理制度過程中，需要重視現(xiàn)代先進技術(shù)在管理工作中的應(yīng)用，以此來促進文書檔案管理水平的提升。另外，還要建立健全崗位培訓(xùn)制度，針對檔案管理人員開展數(shù)字化管理知識的針對性培訓(xùn)，增強檔案管理人員信息化素養(yǎng)，并通過開展專門的崗位訓(xùn)練，使其具備熟練的崗位技能，全面促進文書檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。

（三）建立文書檔案信息數(shù)據(jù)庫

在文書檔案管理工作中，通過建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，具體以全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫為主，并要求兩者之間數(shù)據(jù)信息要具備較強的兼容性，以此來促進文書檔案的高效利用。在實際文書檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，各單位不僅要根據(jù)具體技術(shù)規(guī)范，還需要與自身情況相結(jié)合，確保文書檔案數(shù)據(jù)庫的科學性和合理性。另外，還需要做好數(shù)據(jù)庫的維護和管理工作，及時更新檔案信息，為檔案信息利用工作打下良好的基礎(chǔ)。

（四）構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理平臺

借助于互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，通過構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理平臺，不僅可以實現(xiàn)檔案信息管理效率的提升，而且能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化技術(shù)的有效應(yīng)用。在具體工作中通過構(gòu)建數(shù)字化管理網(wǎng)絡(luò)，進一步提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性。同時還要不斷優(yōu)化文書檔案數(shù)字化管理模式，提高管理工作的有效性和實效性。在數(shù)字化管理平臺建設(shè)過程中，技術(shù)人員還需要積極與各部門進行溝通，從而實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，全面促進文書檔案信息閱讀和使用方式的優(yōu)化，保證網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全性和可靠性。另外，在推進檔案信息共享過程中，宜利用先進技術(shù)手段來強化對文書檔案信息的遠程檢測和傳播，確保檔案信息共享過程中的安全性。

四、結(jié)束語

文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作是一項長期性和系統(tǒng)性的工作，在具體開展過程中不僅要重視先進技術(shù)手段的應(yīng)用，還需要檔案管理人員要重視自身管理理念的更新，構(gòu)建更為完善的文書檔案數(shù)字化管理和服務(wù)平臺，實現(xiàn)文書檔案信息資源的高效利用，使文書檔案能夠更好地服務(wù)于單位的建設(shè)和發(fā)展，為檔案利用者提供高效、優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。