新形勢下如何加強基層單位檔案管理

（洮南市光明街道人力資源社會保障事務所，吉林 白城 137100）

一、基層單位檔案管理的概述

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

基層單位檔案管理指基層單位檔案管理人員，通過規(guī)范化的科學方法對基層人事檔案資料進行收集、整理、立卷、歸檔、檢索、查找等歸檔流程。基層單位檔案管理工作作為一項基礎性、支撐性工作，對整個檔案事業(yè)的發(fā)展起到舉足輕重的作用。

二、基層單位檔案管理存在的主要問題

1.檔案管理體系問題。為促進基層單位檔案管理工作的持續(xù)健康發(fā)展，就必須建立健全檔案管理體系。目前，基層單位檔案管理工作缺乏完整的歸檔體系及科學合理的管理機制，檔案館內網(wǎng)絡得不到科學配置，致使無法實現(xiàn)傳統(tǒng)管檔手段的全面數(shù)字化，檔案資源得不到充分開發(fā)和有效利用。另一方面，檔案管理工作執(zhí)行機制的不健全，使相關工作人員在檔案整理流程中操作不規(guī)范，對諸多有價值的檔案資料隨意擺放，對有用檔案資源的開發(fā)也只是流于表面，并未深入挖掘其真正利用價值，檔案管理工作得不到創(chuàng)新發(fā)展，阻礙了基層單位檔案管理工作的健康、長效發(fā)展。

2.人員問題。目前基層單位檔案管理工作中人員機構分配單一，缺乏專業(yè)性人才，檔案管理人員整體素質不高，檔案管理能力較差，尤其在信息化時代背景下，我國政府機關、高校以及大型企業(yè)普遍配有高素質、高技術管理人員，而在基層的檔案管理中技術性人才和高素質人才都極度匱乏，普遍存在人員數(shù)量不夠，道德素質差，檔案管理能力低等問題，甚至有些基層單位存在崗位變動頻繁、輪流管檔行為，導致對檔案資料的整理、保存及開發(fā)利用問題頻出，檔案資源缺失嚴重。另一方面，基層領導過度追求政績，在基層單位檔案管理上缺少重視，缺乏對相關工作人員的專業(yè)培訓及有力的引導，導致工作人員態(tài)度不端正，沒有認識到檔案管理工作的重要性，對檔案管理的工作流程也是一知半解，在其位不謀其業(yè)的現(xiàn)象發(fā)生。

三、新形勢下加強基層單位檔案管理的措施

1.健全完善相關規(guī)章制度?；鶎訂挝槐仨毟叨让鞔_檔案管理工作的重要價值，進行檔案管理制度的科學制定，確保其完善性。嚴格基于國家相關法律法規(guī)要求進行檔案收集方案、文件保管期限和存檔范圍的科學制定，同時，有效落實具體工作制度，嚴格鑒定檔案資料，并對其進行科學收集和分類，在檢索，保管，調閱方面嚴格制定工作制度，同時還需要確保利用，統(tǒng)計和銷毀工作的有序進行，科學制定檔案信息保密制度，定期維護檔案管理設備，制定突發(fā)事件應急策略。對其檔案管理過程中的工作規(guī)范，工作紀律和崗位職責進行合理劃分，使其相關工作人員能夠積極主動地參與日常工作。確?，F(xiàn)場工作人員能夠對其各類檔案進行全面收集和科學分類，確保其存放的有序性，使其能夠實現(xiàn)更為高效的利用，保證檔案管理工作的有效落實。

2.增強基層單位檔案管理人員培訓力度，提升工作人員整體素質。隨著智能化、信息化時代的到來，各項管理工作都已步入數(shù)字化、智能化行列，基層單位檔案管理工作也應該推陳出新，摒棄傳統(tǒng)的落后的檔案管理手段，不斷更新檔案管理方式方法，這不僅需要一批高技術專業(yè)化的檔案管理人才，還需要加強人才培訓力度，在基層單位檔案管理人員的專業(yè)知識及職業(yè)技能方面加強培訓，加大上崗培訓，確保在崗在職人員整體素質。同時加大崗位培訓，做好崗位競聘工作，堅持持證上崗。提升基層單位檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)。

3.創(chuàng)新檔案管理業(yè)務?；鶎訂挝粰n案管理工作過程中，相關人員不僅需要科學建立，保存和維護檔案，同時還需要確保技改和科技項目的有效落實。在此過程中，科技檔案包括基層單位相關項目設計相關內容，對推動基層單位的進一步發(fā)展具有極其重要的影響?；诖耍瑸榱舜_保順利實施基層單位檔案管理工作，需要為其檔案管理工作科學制定各項規(guī)章制度，確保能夠更為準確的保存所有資料，使其應用價值得到最大程度的發(fā)揮。在新時期創(chuàng)新檔案管理工作過程中，不僅需要對檔案中不同單位日常工作具體內容進行合理歸納和整理，同時還需要科學統(tǒng)計和分析數(shù)據(jù)資料，如果發(fā)現(xiàn)問題，必須確保變更記錄完善性，以此為基礎，能夠對檔案管理工作的有效性和連續(xù)性進行更高程度的保障。除此之外，在實現(xiàn)數(shù)字化管理工作過程中，相關單位還需要進行資源數(shù)據(jù)獲得科學構建，確保管理業(yè)務的有效創(chuàng)新，使其檔案資源應用價值得到最大程度的發(fā)揮。

4.落實依法治檔理念。在基層單位檔案管理過程中，加強對檔案管理人員的檔案法律法規(guī)及各項規(guī)章制度的培訓，積極貫徹落實上級政策，不斷更新依法治檔理念，嚴格按照相關規(guī)章制度依法管理檔案工作。加大督察及宣傳力度，增強基層工作人員依法管檔的法律意識，對違反檔案法的行為依其嚴重程度予以追責及嚴厲處罰。

5.設立檔案管理專項經(jīng)費。首先基層財政部門應轉變觀念，合理統(tǒng)籌，加大基層單位檔案管理方面的資金投入，特別是要增加基層單位檔案管理信息化方面的資金投入，配備完善的基礎設施，及專業(yè)計算機和檔案電子管理軟件等。其次應增加大人力方面的投入力度，在選拔檔案管理人員時嚴格把關，擇優(yōu)錄選，保障檔案管理人員的素質，同時增加檔案管理人員資金待遇，留住高技術人才。最后還要設立基層單位檔案管理專項資金，在信息化管理上增加投入，提升檔案管理人員信息化能力，實行基層單位檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

結束語

綜上所述，新形勢下的基層單位管理工作面臨著新的環(huán)境、新的挑戰(zhàn)，其檔案管理工作發(fā)生了新的變化，因此為了充分發(fā)揮檔案在基層單位管理工作中的價值作用，必須加強對新形勢下的基層單位檔案管理措施進行分析。