新形勢下人事檔案管理工作的困境和對策

（吉林省白城市月亮泡水庫管理局，吉林 大安 131307）

一、新形勢下人事檔案管理工作的困境

（一）人事檔案管理制度不夠完善

當前很多企業(yè)管理者對于人事檔案管理重視程度不夠，在推進企業(yè)人事檔案管理制度建設過程中由于缺少系統(tǒng)的頂層設計，導致企業(yè)人事檔案管理制度不夠完善。很多企業(yè)人事檔案管理工作由于缺少相應的制度依據(jù)，導致企業(yè)人事檔案管理工作步履維艱，很多部門對于人事檔案管理工作都缺少橫向的溝通和互動，嚴重影響了企業(yè)人事檔案管理效果，同時也很難發(fā)揮出企業(yè)人事檔案管理的價值和作用。

（二）信息化程度差

人事檔案的信息化管理中，計算機將會發(fā)揮主要功能，包括收集、傳遞、開發(fā)等。當下部分單位已經著手進行電子檔案的應用，但是軟件設計、軟件開發(fā)環(huán)節(jié)中，人員參與有限，無法保證檔案管理滿足預期要求，相關工作不能展現(xiàn)高效性、便捷性等要求。信息歸類不嚴謹、搜索錯誤等也會導致電子信息無法利用。不健全的信息管理系統(tǒng)使相應技術功能無法全面展現(xiàn)，導致計算機在人事檔案管理應用效果大打折扣。

（三）管理人員素質不高

現(xiàn)有的人事檔案管理人員對人事檔案的管理局限于傳統(tǒng)的紙質人事檔案管理，無法適應時代要求，采用新技術、新方法、新設備對人事檔案進行科學有效的管理，造成人事檔案利用困難，人事檔案的社會價值未能得到充分發(fā)揮。另外，人事檔案管理人員流動頻繁嚴重阻礙了現(xiàn)代人事檔案管理工作的發(fā)展。“檔案人員隊伍不穩(wěn)定，變化比較大。檔案人員缺乏專業(yè)知識，大多為其他部門人員兼任，且常常身兼數(shù)職，工作調動頻繁，造成他們業(yè)務鉆研不夠”。人事檔案管理人員往往利用掌握政府、事業(yè)單位等用人需求信息的有利條件，尋求自身更好的發(fā)展，人事檔案工作人員無法安心于本職工作，更不用說參加培訓、學習，提高自身的業(yè)務素質了。

二、新形勢下人事檔案管理工作的對策

（一）建立和完善企業(yè)人事信用檔案新機制

1992 年勞動部、國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)了《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，這對企業(yè)職工檔案進行科學、規(guī)范的管理起到了較大的推動作用，相當一部分企業(yè)已開始走上科學管理的軌道。但隨著我國加入WTO，企業(yè)進入市場參與全面的競爭，如何加強對企業(yè)職工的管理，增強企業(yè)競爭力，這些問題擺在了我國企業(yè)管理者的面前；當前我國國內的勞動人事、工資分配、社會保險制度等也在進一步的深入改革完善中，面對國內外形勢的新變化，企業(yè)人事檔案管理如何跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，更好地服務于企業(yè)，已成為很重要的內容。

（二）進一步規(guī)范檔案的管理秩序以及流程

為了保證人事檔案管理工作的科學性和準確性，應該進一步規(guī)范檔案管理的流程，避免出現(xiàn)秩序混亂的現(xiàn)象。尤其是在進行人員的調出以及調入或者是選拔任用時，必須要及時的對檔案進行核對，確保檔案信息的準確無誤，才能夠保證選拔任用的科學性，因此要對檔案信息的管理進行有效的約束和規(guī)范，通過形成制度體系，確保檔案管理工作更加公開透明，既有利于信息的全面性，也保證檔案信息的共享，同時避免出現(xiàn)檔案信息隨意更改的現(xiàn)象，通過加大監(jiān)督完善檔案管理流程的監(jiān)督，提高檔案管理工作的實際水平，避免出現(xiàn)徇私舞弊的現(xiàn)象，真正的提高檔案的真實性和準確性，保證發(fā)揮檔案的應有作用，確保對人員的充分合理利用，提高工作效率和工作水平，實現(xiàn)社會經濟的全面發(fā)展。

（三）推進檔案管理信息化

互聯(lián)網(wǎng)技術和大數(shù)據(jù)處理技術的高速發(fā)展，使得計算機等在現(xiàn)代企業(yè)的人事資源管理過程中發(fā)揮了十分重要的作用，目前的檔案查詢和管理工作也主要依靠于計算機進行，傳統(tǒng)的紙質檔案的管理工作已經逐漸被淘汰。信息化、數(shù)字化人事檔案管理的工作模式，使得存儲能力大大增加，也減少了一部分人事檔案管理工作人員的工作量。但是開放的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境也為人事管理工作帶來了許多風險，面臨著硬盤易被破壞和數(shù)據(jù)傳輸受阻、數(shù)據(jù)承載能力差、信息泄露風險大等嚴重的問題，面臨著黑客和病毒的攻擊風險。因此，在企業(yè)人事檔案的管理工作中，需要對大量的企業(yè)人員信息進行綜合性的分析，還需要在技術方面進行加強，提升信息化管理的能力。企業(yè)工作人員可以通過大數(shù)據(jù)分析做好全面化的管理工作，建立起動態(tài)化的管理系統(tǒng)，設置好工作的權限。

（四）提高檔案管理人員專業(yè)素質

新時期要進一步提高檔案管理工作的質量，提升檔案服務水平，必須充分認識到檔案管理人員發(fā)揮的關鍵作用，尤其是在互聯(lián)網(wǎng)時代，人事檔案管理人員不僅需要具備專業(yè)的檔案管理能力，還要加強互聯(lián)網(wǎng)知識。首先，新招聘的人才盡量選擇黨性意識高、政治敏銳、有專業(yè)基礎、懂計算機知識的人才；其次，現(xiàn)有檔案管理人員要加強自身的素質，學習檔案數(shù)字化相關技能，理論與實踐相結合，融會貫通，熟練操作，只有這樣才能在檔案管理工作中緊跟時代的步代。與此同時，應多組織檔案管理人員外出考察交流學習，學習外邊先進的檔案管理技術和管理做法，結合企業(yè)現(xiàn)在的實際情況，揚長避短，提高檔案服務質量。最后，為更好的適應新形勢下對檔案管理工作提出的新要求，我們還要加強人事檔案管理部門和信息技術部門的合作，為檔案管理中出現(xiàn)的技術問題提供相應的指導。

三、結束語

總而言之，人事檔案在人力資源管理和利用上起著重要的依據(jù)作用和參考價值，用人單位不僅應認識到其重要性，更要增強檔案管理意識，完善檔案管理制度，做好管理人員的素質提升工作，切實提高人事檔案的管理效率，提高人事檔案的利用價值。