關(guān)于企業(yè)檔案進(jìn)館工作的思考

曹磊

（冶金檔案館，河北 三河 065201）

引言

在企業(yè)的檔案工作中，收集作為企業(yè)檔案工作的第一步，扮演著至關(guān)重要的角色。做好收集工作，是企業(yè)檔案有序開展的有力保證。在當(dāng)代企業(yè)的檔案收集工作中，從多維度進(jìn)行轉(zhuǎn)變，才能跟上企業(yè)發(fā)展的步伐。根據(jù)當(dāng)今企業(yè)高速、高效、移動辦公等特點，企業(yè)檔案的收集工作應(yīng)從途徑維度、角色維度、時間維度等三方面進(jìn)行多維度的轉(zhuǎn)變。

一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作存在的問題

企業(yè)管理人員沒有充分認(rèn)識到檔案管理的作用?，F(xiàn)階段，企業(yè)經(jīng)營管理目標(biāo)是實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的最大化。但檔案管理工作是一項長期性的建設(shè)工作，給企業(yè)帶來的影響往往是潛移默化的。基于此，企業(yè)管理者難以認(rèn)識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要作用，進(jìn)而導(dǎo)致重視程度不高，企業(yè)檔案管理工作往往形同虛設(shè)，形式主義問題嚴(yán)重，影響了企業(yè)經(jīng)營管理水平的提升。與此同時，企業(yè)管理人員重視程度不高直接導(dǎo)致檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施不健全。盡管大多數(shù)企業(yè)早已將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，但由于資金投入不足，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作仍以電腦、U 盤或紙質(zhì)文件等形式安放在檔案室，甚至有的企業(yè)沒有專門的檔案管理部門，也沒有檔案室。還有部分企業(yè)雖然有檔案室，但專業(yè)的檔案管理有所不足，導(dǎo)致檔案直接堆放在一起，沒有分類整理擺放，從而加大了檔案管理工作的難度。

二、檔案進(jìn)館工作的做法

（一）注重數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度

在開展企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程之中，最為核心的部分是檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，其直接關(guān)系到數(shù)字檔案管理的有序?qū)嵤Ｋ?，需要增?qiáng)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度，具體來說，還需要考慮到：第一，檢索型的檔案信息數(shù)據(jù)庫，主要是對于開放性的檔案，提供相應(yīng)的目錄、范圍以及檢索。第二，文件型檔案信息數(shù)據(jù)庫，主要通過檔案文件的順利載入，提供網(wǎng)絡(luò)方面的檔案信息服務(wù)，并且最為關(guān)鍵的在于廣泛的檔案信息數(shù)據(jù)庫類型的有效使用。另外，對于電子文檔系統(tǒng)建設(shè)力度的加大。一直以來，電子文檔管理系統(tǒng)都是基于數(shù)字化的模式存在。對于各種電子文檔，其本身都會擁有錄入、修改、歸檔、查詢等配套的功能，這一系統(tǒng)，其本身擁有相應(yīng)的數(shù)碼攝像與掃描功能，并且還能夠?qū)⒃镜募堎|(zhì)信息內(nèi)容實現(xiàn)數(shù)字化方面的轉(zhuǎn)化，然后針對轉(zhuǎn)化之后的電子文件，可以開展相應(yīng)的科學(xué)化管理，其包含了簽發(fā)、起草、歸檔、審核等諸多事項，最終才能夠?qū)崿F(xiàn)對存儲情況和使用情況的監(jiān)控。

（二）加大專業(yè)化培訓(xùn)力度，培育高素質(zhì)的人才隊伍

新形勢下，做好企業(yè)的檔案管理工作，應(yīng)加大專業(yè)化培訓(xùn)力度，培育高素質(zhì)的人才隊伍。首先，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制改革的深入發(fā)展，市場競爭越來越激烈，這對企業(yè)檔案管理員工也提出了更高的要求。因此，在企業(yè)檔案管理工作過程中，應(yīng)將企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)與人才培養(yǎng)計劃緊密結(jié)合，充分發(fā)揮出企業(yè)人力資源部門在人才培養(yǎng)方面的作用，對員工的性格特點和具體能力加以分析，制定針對性和個性化的檔案管理人才培訓(xùn)方案。同時，還應(yīng)讓員工明確好個人的發(fā)展目標(biāo)，做好職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，最大限度地調(diào)動起員工學(xué)習(xí)的積極性和主動性，從而培養(yǎng)一支創(chuàng)新能力較強(qiáng)、結(jié)構(gòu)合理的高素質(zhì)檔案管理人才隊伍。

（三）注重進(jìn)館檔案整理的細(xì)節(jié)

當(dāng)前，企業(yè)提倡精益管理、精細(xì)化開展工作，檔案進(jìn)館工作中也可以探索采用精細(xì)化管理的方式。企業(yè)在保證檔案進(jìn)館工作總體取得良好效果的同時，還要重視細(xì)節(jié)方面：對檔號、目錄要進(jìn)一步規(guī)范處理，數(shù)字化工作要規(guī)范且符合要求，文件材料要齊全完整，各方工作要妥善銜接，使進(jìn)館工作無論在總體方向上還是在細(xì)節(jié)方面都更為完善，確保進(jìn)館檔案的質(zhì)量，實現(xiàn)精細(xì)化開展工作的目的，便于后續(xù)查找利用和檔案資源的深度挖掘。

（四）完善檔案數(shù)字化的保密性建設(shè)

針對企業(yè)而言，需要格外關(guān)注檔案信息的重要性，基于這一點的探討，在數(shù)字化建設(shè)的實施過程中，應(yīng)該完善相關(guān)人員的檔案保護(hù)意識，能夠履行自身職責(zé)，落實保密規(guī)定。確保檔案本身的完整性，盡可能避免損壞、泄露、丟失等情況出現(xiàn)。企業(yè)的檔案信息數(shù)字化處理，方便其后續(xù)的存儲，并且具有較高的調(diào)用靈活度，但是這一系列的操作之后，就可能會引發(fā)信息盜取的問題，其關(guān)鍵點在于在毫無察覺的情況下，就可能引發(fā)檔案信息被盜的問題。所以，在保密性的建設(shè)中，需要相應(yīng)配套設(shè)施的支持，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字化的同步建設(shè)實施。同時，在數(shù)字化檔案管理中，檔案管理人員還需要時刻保持高度警惕，能夠?qū)⒈Ｃ芄ぷ髀鋵崱Ｔ诋?dāng)前的信息化時代，從某一種程度來分析，市場競爭，實際上就是信息的競爭，檔案管理本身和企業(yè)的信息是無法分割的。因此，需要獲取有利的市場競爭地位，就需要加快數(shù)字化建設(shè)，能夠完善其保密性建設(shè)，這才是關(guān)鍵所在。

三、結(jié)束語

從現(xiàn)階段的情況來看，企業(yè)檔案管理工作中仍存在不少問題，如企業(yè)管理者重視程度不高、相關(guān)從業(yè)人員專業(yè)能力較低以及檔案管理制度不健全等。因此，要想做好企業(yè)的檔案管理工作，必須轉(zhuǎn)變觀念，提高對檔案管理的重視程度，搭建檔案管理的信息化平臺，加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，做好員工的人文關(guān)懷工作，從而提升員工的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，為企業(yè)檔案管理工作提供源源不斷的動力支持。與此同時，還應(yīng)完善相關(guān)的制度建設(shè)，有效防范檔案管理過程中存在的風(fēng)險，提高檔案信息的利用效率，充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)經(jīng)營管理中的工作職能，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。