人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的有效方法與應(yīng)用研究

夏德永

（吉林省洮南市大通鄉(xiāng)綜合服務(wù)中心，吉林 洮南 137100）

檔案管理關(guān)鍵是運(yùn)用圖表、文字以及聲像等各種途徑，做好信息數(shù)據(jù)的記錄和保管。其中最關(guān)鍵的事就對(duì)資料機(jī)芯能夠整理、收集、征集、編目、保管、研究、編輯以及檢索等，檔案管理隸屬于人力資源以及社會(huì)保障局中最基礎(chǔ)性的工作之一。為企業(yè)、事業(yè)單位以及個(gè)人提供出針對(duì)性的服務(wù)，保障社會(huì)基礎(chǔ)運(yùn)作。在新時(shí)代下，需要探究有效的措施，保障檔案管理的質(zhì)量。

一、規(guī)范檔案管理工作

正所謂：“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓”，在對(duì)人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理信息化進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程中，需要明確信息化建設(shè)的具體路徑，構(gòu)建起較為完善的數(shù)據(jù)庫(kù)。由于數(shù)據(jù)庫(kù)作為檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，更是關(guān)鍵點(diǎn)。加之，更需要對(duì)全部的檔案實(shí)施電子的歸檔，要求歸檔具有真實(shí)性和完整性，需要保障紙質(zhì)的檔案和電子的檔案具有較高的一致性，從而保障數(shù)據(jù)信息的精準(zhǔn)性與真實(shí)性。與此同時(shí)，對(duì)人力資源和社會(huì)保障局的檔案資料進(jìn)行歸檔，和監(jiān)督管理部門(mén)等相關(guān)的部門(mén)協(xié)同合作，將全部的檔案歸入信息系統(tǒng)之中，對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的加密處理，從而保障檔案信息的安全性[1]。

二、健全信息化檔案管理系統(tǒng)

信息化的實(shí)現(xiàn)是以計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施作為載體的，計(jì)算機(jī)擁有一定的使用壽命，人力資源和社會(huì)保障局要有專門(mén)的制度規(guī)定，定期對(duì)人力資源和社會(huì)保障局內(nèi)的計(jì)算機(jī)進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)。當(dāng)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問(wèn)題，并且人力資源和社會(huì)保障局人員不能有效解決的時(shí)候，要及時(shí)上報(bào)，并請(qǐng)專業(yè)人士維修，以免人力資源和社會(huì)保障局人員維修失誤對(duì)計(jì)算機(jī)造成二次傷害，延誤檔案管理工作的正常運(yùn)行。人力資源和社會(huì)保障局檔案管理人員不難發(fā)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)一類的電子類產(chǎn)品會(huì)在短時(shí)間內(nèi)不斷更新硬件設(shè)施，這些情況都要求人力資源和社會(huì)保障局在計(jì)算機(jī)的使用上做一些具體規(guī)定。比如，規(guī)定計(jì)算機(jī)的使用時(shí)限，超過(guò)規(guī)定時(shí)限要及時(shí)更新，保持硬件設(shè)備設(shè)施的先進(jìn)性。加之，管理人員需要運(yùn)用相關(guān)的軟件系統(tǒng)去整理檔案信息，而軟件系統(tǒng)會(huì)隨著人們的要求增多而不斷發(fā)生變化，人力資源和社會(huì)保障局要跟緊最新的軟件系統(tǒng)，使得檔案信息管理的質(zhì)量可以不斷地提升。與此同時(shí)，軟件系統(tǒng)在更新的時(shí)候可能會(huì)和人力資源和社會(huì)保障局之前使用的系統(tǒng)有很大差別，此時(shí)，人力資源和社會(huì)保障局在更新系統(tǒng)后，要請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人員對(duì)人力資源和社會(huì)保障局內(nèi)的檔案管理相關(guān)人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，使得他們可以認(rèn)識(shí)和了解新系統(tǒng)的各種功能，并達(dá)到熟練使用的效果。人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理部門(mén)，需要在網(wǎng)絡(luò)上建立起檔案的網(wǎng)站。一般狀況下，都是運(yùn)用網(wǎng)頁(yè)的模式，給國(guó)民提供出服務(wù)于各類的檔案信息，國(guó)民可以在網(wǎng)站上對(duì)各種信息進(jìn)行查詢，可以獲取實(shí)時(shí)的電子文件[2]。上述是對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的關(guān)鍵性目的。人力資源和社會(huì)保障局可以構(gòu)建起一體化的信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源的共享，促使人力資源和社會(huì)保障局檔案進(jìn)行管理中的體系效益與綜合性的效益發(fā)揮出來(lái)。由于機(jī)關(guān)內(nèi)的人事檔案種類和數(shù)量相對(duì)較多，所以運(yùn)用完善的數(shù)字化目錄庫(kù)能夠?qū)⑤^多的檔案信息存儲(chǔ)到云盤(pán)中，這樣能夠運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)哪Ｊ綄⑿畔鬏斀o客戶，不但能夠滿足客戶的需求，還能夠提升客戶辦事的效率，客戶可以依照自身的需求實(shí)施目錄的檢索查詢功能加之，更能夠促使檔案的管理人員對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與整理。

三、培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人員

我國(guó)人力資源和社會(huì)保障局對(duì)信息化管理方面的專業(yè)人員逐漸有了更大的需求，這要求檔案管理的相關(guān)人員能夠摒棄傳統(tǒng)的管理理念和管理方式，并努力學(xué)習(xí)豐富的信息化管理方面的知識(shí)，同時(shí)要將檔案管理相關(guān)工作從紙質(zhì)化辦公方式朝著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公方向發(fā)展，并能夠快速獨(dú)立地完成網(wǎng)絡(luò)收集、整理以及編輯等一系列檔案管理工作[3]。與此同時(shí)，人力資源和社會(huì)保障局管理層要不斷增強(qiáng)人才培養(yǎng)意識(shí)，人力資源和社會(huì)保障局的基層檔案管理人員也要樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)和終身學(xué)習(xí)的觀念，跟緊檔案管理信息化發(fā)展的步伐，畢竟任何培養(yǎng)方式和激勵(lì)模式都是一時(shí)的，只有員工自身努力才能實(shí)現(xiàn)人力資源和社會(huì)保障局人才培養(yǎng)的目標(biāo)。一個(gè)檔案管理方面的人才有著一定的標(biāo)準(zhǔn)，必須具備豐富的相關(guān)信息化知識(shí)，其次是能夠熟練應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)完成人力資源和社會(huì)保障局檔案管理相關(guān)工作，實(shí)現(xiàn)理論與實(shí)踐的結(jié)合，而后是要實(shí)現(xiàn)信息化管理的真正價(jià)值。檔案管理更多是為了人力資源和社會(huì)保障局整體服務(wù)的，各個(gè)部門(mén)對(duì)于檔案的內(nèi)容、形式等多方面的要求都有所差異，這就需要檔案管理相關(guān)人員積極主動(dòng)地去和人力資源和社會(huì)保障局其他部門(mén)的人員進(jìn)行溝通和交流，深入調(diào)查和了解人力資源和社會(huì)保障局各個(gè)部門(mén)在檔案信息方面的需求，并且虛心聽(tīng)取他人提出的有關(guān)檔案管理的有效建議和意見(jiàn)[4]。

結(jié)束語(yǔ)

綜上，時(shí)代和技術(shù)在飛速發(fā)展，人力資源與社會(huì)保障局內(nèi)的檔案管理工作更需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，建立起信息化檔案管理系統(tǒng)，組建專業(yè)檔案管理隊(duì)伍，規(guī)范檔案管理各項(xiàng)事宜，從而促使檔案管理工作可以有條不紊的開(kāi)展。