關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

王巖

（大慶油田有限責(zé)任公司檔案館,黑龍江 大慶 163000）

檔案信息化建設(shè)是如今檔案管理工作改革及發(fā)展的必然趨勢(shì)，所以檔案管理部門一定要提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視度，尤其要對(duì)檔案工作方式及業(yè)務(wù)處理步驟進(jìn)行改革，做好對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用工作，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段，促進(jìn)檔案管理向信息化、數(shù)字化、高效化方向發(fā)展。由于檔案信息化建設(shè)與檔案管理涉及眾多方面，所以需要科學(xué)規(guī)劃、有序推進(jìn)、嚴(yán)格監(jiān)督，才能夠以更高的信息化建設(shè)效果去體現(xiàn)檔案資源價(jià)值，為推動(dòng)社會(huì)發(fā)展提供支持。

一、檔案信息化建設(shè)的特征

在實(shí)驗(yàn)時(shí)期，檔案信息化建設(shè)的特征主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是檔案管理向著多元化的方向發(fā)展。二是實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)化。在普及時(shí)期，檔案信息化建設(shè)又表現(xiàn)出了其他固有的特點(diǎn)，主要包括：首先，對(duì)檔案的公布，并實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案檢索的開發(fā)與利用。其次，計(jì)算機(jī)的使用逐步得到社會(huì)各界的肯定，計(jì)算機(jī)編目進(jìn)一步普及，計(jì)算機(jī)輔助立卷得以實(shí)現(xiàn)。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)期，檔案信息化建設(shè)的特征主要體現(xiàn)在：計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為引領(lǐng)檔案管理的中堅(jiān)力量，多媒體技術(shù)和光盤存儲(chǔ)功能已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用。數(shù)字檔案時(shí)期，檔案信息化建設(shè)的主要特征表現(xiàn)在：數(shù)字檔案已經(jīng)成為檔案管理的主流，各檔案數(shù)據(jù)庫(kù)得以建立和使用，同時(shí)，電子文件的相關(guān)管理網(wǎng)站也逐步建立和完善，數(shù)字檔案管理成為檔案管理不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展潮流。

二、檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）數(shù)據(jù)的異構(gòu)性

如今幾乎所有的單位均應(yīng)用計(jì)算機(jī)來(lái)開展檔案管理工作，此種模式能夠有效減少工作人員的工作壓力，也可以提升檔案信息的真實(shí)性，對(duì)于永久保存相關(guān)信息而言也基本可以實(shí)現(xiàn)。然而在利用網(wǎng)絡(luò)傳送檔案信息的過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致此種情況出現(xiàn)的主要原因在于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳送的資料庫(kù)存在數(shù)據(jù)異構(gòu)性，很多資料被傳送后會(huì)發(fā)生數(shù)據(jù)來(lái)源存在差異，或是文件屬性不同等問(wèn)題，此問(wèn)題出現(xiàn)后會(huì)對(duì)檔案管理人員造成一定困擾，其需要針對(duì)數(shù)據(jù)異構(gòu)性問(wèn)題進(jìn)行處理，從而無(wú)法及時(shí)有效地開展檔案信息管理工作。

（二）分散性很強(qiáng)

檔案的管理體系是最為直接的信息擁有者，每天都需要面對(duì)眾多的信息內(nèi)容，從而就需要檔案的管理體系有著較高的工作效率，并且也需要將相關(guān)的職能進(jìn)行很好的明確，從而才能將每一條信息的作用發(fā)揮到最大限度。但是因?yàn)槊恳粭l信息都是來(lái)源于不同的部門和單位，所以，就造成了信息有著較強(qiáng)的分散性，目前的檔案管理當(dāng)中必須要講檔案信息的數(shù)據(jù)進(jìn)行更好的發(fā)掘，這樣才可以將每一條的信息進(jìn)行更好地利用，這也是當(dāng)前的檔案管理工作當(dāng)中較為常見的一種問(wèn)題。一般來(lái)講檔案的價(jià)值判定都有著一定的主觀意識(shí)，但是與此同時(shí)也需要從客觀的方面去進(jìn)行價(jià)值的判定。但是這樣的判定當(dāng)中必定會(huì)存在著矛盾，從而就使得每一條信息的價(jià)值不能夠得到很好的發(fā)掘和運(yùn)用。

三、優(yōu)化檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施

（一）強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)

檔案管理工作最終的目的是為了給其他人員提供幫助和服務(wù)，因此檔案管理人員要不斷提升自我服務(wù)意識(shí)，將原本的重保管輕利用的思想摒棄，并樹立起重利用輕保管意識(shí)。此外，檔案管理人員也要不斷豐富自身能力和見識(shí)，最好能夠在工作中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，逐漸揭開檔案信息管理的神秘面紗，提高對(duì)大眾服務(wù)的意識(shí)，這對(duì)于提升單位整體競(jìng)爭(zhēng)力和社會(huì)影響力方面也具有重要作用。為了能夠充分實(shí)現(xiàn)這一目的，今后應(yīng)為檔案從業(yè)人員提供專門的培訓(xùn)服務(wù)。

（二）對(duì)檔案信息化工作的體系進(jìn)行完善

對(duì)檔案信息化的建設(shè)進(jìn)行完善，就要對(duì)其中的管理體系和監(jiān)管體系以及績(jī)效評(píng)價(jià)的體系進(jìn)行完善，并且從多個(gè)方面來(lái)保證檔案管理的工作能夠科學(xué)地進(jìn)行，從而能夠形成網(wǎng)絡(luò)狀的立體管理，全方位地對(duì)檔案的管理實(shí)行信息化，在績(jī)效評(píng)價(jià)的體系當(dāng)中，也要對(duì)員工的日常表現(xiàn)進(jìn)行詳細(xì)的記錄，并且要制定相關(guān)的激勵(lì)機(jī)制，從而促進(jìn)員工的工作的積極性，來(lái)對(duì)傳統(tǒng)管理工作當(dāng)中的疏忽進(jìn)行彌補(bǔ)，從而對(duì)管理的辦法進(jìn)行創(chuàng)新，最終對(duì)現(xiàn)代化的需求進(jìn)行適應(yīng)。

（三）加強(qiáng)信息安全化管理

檔案數(shù)字化建設(shè)需要重視安全問(wèn)題，只有確保檔案信息的安全，才能使檔案信息的作用充分發(fā)揮。在使用檔案信息的過(guò)程中，管理人員需要對(duì)檔案信息的使用進(jìn)行控制，做好檔案信息的安全保密工作是不容忽視的。對(duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，可以利用制度管理以及技術(shù)管理兩方面的措施，逐步推進(jìn)檔案信息的保密處理工作。在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，管理人員需要管理機(jī)制，可以引用自動(dòng)控制技術(shù)，實(shí)現(xiàn)部分高深技術(shù)信息的自動(dòng)化控制。

結(jié)束語(yǔ)

信息的重要傳遞方式就是通過(guò)檔案，來(lái)保留傳送新的知識(shí)，科技的進(jìn)步，也會(huì)促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與發(fā)展的科學(xué)管理化，為了更好地促進(jìn)社會(huì)發(fā)展，同時(shí)為社會(huì)提供便捷的服務(wù)，需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案管理信息化水平已經(jīng)是歷史的潮流，是適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案信息發(fā)展要求。