信息時代下檔案管理工作的發(fā)展

趙國彥

（鶴崗市人民防空辦公室，黑龍江 鶴崗 154101）

檔案管理能力決定著檔案管理服務(wù)能否滿足當前社會的檔案管理需求。在社會管理系統(tǒng)當中，檔案管理系統(tǒng)是其中重要的內(nèi)容，檔案管理工作的開展可為社會實踐活動的開展提供可靠的信息依據(jù)，其工作開展性質(zhì)是滿足社會需求，因此，檔案管理工作具有服務(wù)性工作屬性。

一、當前檔案管理工作的開展現(xiàn)狀分析

（一）對檔案管理工作重視不足，工作積極性不高

現(xiàn)階段，部分單位的檔案管理工作人員對檔案管理工作的重視性認識并不充分，對第一手檔案信息資料的收集缺乏重視，因此科學管理檔案資料的意識并不充分，對檔案管理工作的高效開展起到了一定的阻礙作用。

（二）檔案管理創(chuàng)新性不足

信息時代背景下，檔案管理工作要實現(xiàn)信息化發(fā)展，必然對檔案管理工作人員的信息技術(shù)應用能力及專業(yè)素質(zhì)提出更高的要求。然而由于部分檔案管理人員的年齡較大，對新事物的接受能力較差，未能正確認識到信息化檔案管理的重要性，且其檔案管理思想與時代的發(fā)展需求并不相符，所采用的檔案管理模式也較為陳舊，未能實現(xiàn)檔案管理的信息化與數(shù)字化發(fā)展。

（三）檔案管理制度的完善度不高

檔案管理工作歷經(jīng)了多年的發(fā)展與完善，現(xiàn)已形成了相對成熟的制度體系，然而在具體的檔案管理工作開展中，部分單位卻未能結(jié)合自身的工作需求對檔案管理制度進行優(yōu)化與調(diào)整，甚至是照搬其他單位的檔案管理制度體系，致使制度的實施與自身的實際情況并不匹配，因此，檔案管理制度的完善性需要進一步提升。

（四）缺乏專業(yè)性的檔案管理人才隊伍

檔案管理團隊是檔案管理工作開展的主體，其結(jié)構(gòu)是否合理，專業(yè)性是否足夠都會對檔案管理信息化的實現(xiàn)起到?jīng)Q定性的影響?，F(xiàn)階段，部分單位的檔案管理信息化發(fā)展狀況并不理想，因此，各單位應加強檔案管理隊伍的建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人才，對其檔案管理專業(yè)知識與信息技術(shù)應用能力進行強化，進而促進檔案管理信息化目標的有效實現(xiàn)。

二、信息時代下檔案管理工作高效發(fā)展的有效路徑

（一）轉(zhuǎn)變工作觀念，提高工作效率

應加強檔案管理人員對檔案管理工作的認識與了解，消除其對檔案信息化管理的顧慮，強化其責任意識，提高其工作積極性，進而使所有檔案管理人員都可更加積極主動地參與檔案管理工作，以此推動檔案管理工作的高效與優(yōu)質(zhì)開展。事業(yè)單位的檔案管理部門應加強與黨建部門的聯(lián)合，制定科學可行的思想教育培訓規(guī)劃，及時對存在思想困惑的檔案管理工作人員進行思想培訓與心理疏導，增強其對工作重要性的了解，通過思想教育提升其工作責任心，對其檔案管理工作行為進行規(guī)范，從而提升檔案管理工作效果。

（二）有效維護與保障信息化檔案管理平臺

與傳統(tǒng)檔案管理工作相比，對信息化檔案管理系統(tǒng)及平臺的保障要求更高，檔案管理部門應加強對網(wǎng)絡(luò)及系統(tǒng)平臺的安全維護，保障其運行安全。在信息技術(shù)高速發(fā)展過程中，網(wǎng)絡(luò)安全事件頻發(fā)，因此，網(wǎng)絡(luò)及系統(tǒng)的安全保障是檔案管理部門需重點解決的問題。由于檔案資料中存在保密性較高的重要資料，一旦安全保障效果不理想，將會使這些內(nèi)容出現(xiàn)泄露，這會為單位的發(fā)展產(chǎn)生極為不利的影響。因此，各單位應建立專門的檔案信息化管理安全維護部門，制定科學的檔案管理網(wǎng)絡(luò)及系統(tǒng)的檢查與維護方案，進而使檔案管理平臺可更加安全與可靠的運行。

（三）加強檔案管理信息化人才素質(zhì)與能力培養(yǎng)

檔案管理工作開展中，就將檔案管理人員的培訓及繼續(xù)教育作為重要的工作內(nèi)容，致使于提升檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)，可采用專題講座或舉辦培訓活動的方式開闊管理人員的視野，豐富其知識面，培養(yǎng)其工作自信，提高檔案管理工作開展的自主能動性。同時，檔案管理人員也應自主進行知識的學習與能力的強化，充分利用豐富的網(wǎng)絡(luò)資源及學習平臺，構(gòu)建更加全面的知識網(wǎng)絡(luò)，對自身的不足之處進行針對性提升，進而使自身知識與能力可適應當前時代對檔案管理工作的需求。

（四）嚴格考核與評價檔案管理人員

要想了解檔案管理工作的工作成效，應對其進行全面與系統(tǒng)的考核與評價。傳統(tǒng)檔案管理模式下，主要是對檔案管理人員的出勤情況及績效工作情況進行考核，并檔案管理人員的工作狀態(tài)了解不足，未能掌握其思想認識情況，對檔案管理人員的工作及生活等多個方面也未進行深入了解。所以，企業(yè)檔案管理部門應該本著以人為本的精神，科學的開展檔案管理人員的考核與評價工作，把檔案管理人員的工作狀態(tài)、工作創(chuàng)新能力、工作過程、崗位責任、職能發(fā)揮、同事印象、領(lǐng)導評價、員工點評等一系列的內(nèi)容都納入到當檔案部門的考核與評價體系中，形成一個科學、客觀的考核生態(tài)圈，切實的推動每一個檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

（五）實現(xiàn)檔案資料的有效整合與利用

信息時代是一個信息充分利用的時代。信息時代為檔案管理帶來了更多的活力，推動了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。信息技術(shù)與檔案管理的融合，進一步轉(zhuǎn)變了過去“紙上談兵”式的檔案管理模式，進一步增強了事業(yè)單位檔案管理的能力，有利于事業(yè)單位進一步整合檔案文獻資源，提高檔案文獻資料對社會經(jīng)濟、文化、科學的發(fā)展。比如，現(xiàn)在，我們在調(diào)閱某一類檔案文獻資料時，不在需要人工的進行查找，只需要在信息系統(tǒng)內(nèi)輸入幾個關(guān)鍵詞，就能把在庫的所有相關(guān)的文獻資料都能羅列出來，方便了檔案管理人員，也進一步的提高檔案資料的調(diào)閱時間和效率，提高了檔案資料的實際使用效率。

結(jié)語：全面的提高檔案管理成效至關(guān)重要。隨著信息時代的不斷發(fā)展，未來信息技術(shù)與檔案管理的融合必將更加深入，作為檔案管理的從業(yè)人員，應該切實的認識到檔案管理信息化的重要性和意義，切實的豐富自身的信息化能力和專業(yè)素養(yǎng)，為事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展做出自己的貢獻。