淺談新形勢(shì)下醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策

武瓊

（泰安市中心醫(yī)院,山東 泰安 271000）

引言：新形勢(shì)下，管理人員應(yīng)明確文書管理工作的重要性，為滿足醫(yī)院的管理需求不斷地提高醫(yī)院的文書檔案管理工作，管理人員應(yīng)正確的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作具有一定的保密性，并給要按照行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理工作，使得檔案管理工作在加強(qiáng)管理后體現(xiàn)一定的服務(wù)性，減少醫(yī)患糾紛的幾率。管理人員在提高檔案管理工作中應(yīng)明確現(xiàn)階段檔案管理工作中的問題，并根據(jù)醫(yī)院的情況采取針對(duì)性的措施提高檔案管理工作的質(zhì)量。

一、文書檔案管理工作中存在的問題

（一）醫(yī)院文書檔案管理體制不夠規(guī)范

近年來，隨著醫(yī)院管理人員思想水平及管理專業(yè)知識(shí)的提高，逐漸地認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，但是在實(shí)際管理工作中，檔案管理工作中依舊存在著一定的問題，限制著醫(yī)院提高文書檔案管理工作的水平。醫(yī)院文書檔案管理體制不規(guī)范造成醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量較低的原因之一，以往的工作中相關(guān)人員為提高對(duì)檔案管理工作的重視，不能根據(jù)醫(yī)院的情況建立健全相關(guān)的管理制度，導(dǎo)致檔案管理人員無法根據(jù)相關(guān)制度有效的提高檔案管理工作的質(zhì)量。例如，卷宗的儲(chǔ)存不能根據(jù)相關(guān)規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行，使得檔案管理工作質(zhì)量降低[1]。

（二）管理人員對(duì)文書檔案管理的意識(shí)薄弱

部分醫(yī)院在管理工作中沒有充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，不能認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作對(duì)醫(yī)院醫(yī)療工作的服務(wù)性，導(dǎo)致相關(guān)管理人員無法提高文書檔案管理工作的質(zhì)量。由于醫(yī)院管理人員不重視相關(guān)工作，檔案管理人員也認(rèn)為檔案管理工作的職能只是對(duì)相關(guān)醫(yī)療文件進(jìn)行儲(chǔ)存，并未對(duì)其分類分析，以此降低檔案管理工作的水平。在實(shí)際檔案管理工作中相關(guān)人員不能全面對(duì)檔案進(jìn)行分析，使得管理人員無法根據(jù)醫(yī)院的信息明確醫(yī)院的發(fā)展方向及發(fā)展戰(zhàn)略，進(jìn)而阻礙醫(yī)院的發(fā)展。

（三）醫(yī)院文書檔案管理人員素質(zhì)有待提高

醫(yī)院的文書檔案管理人員多數(shù)是身兼數(shù)職，不具備專業(yè)的文書檔案管理知識(shí)，因此，無法在工作中加強(qiáng)對(duì)文書檔案工作的管理。并且醫(yī)院在工作中還會(huì)出現(xiàn)管理人員職位空缺的現(xiàn)象，限制著相關(guān)工作的質(zhì)量。另外，新形勢(shì)下，我國信息技術(shù)進(jìn)步飛快，部分檔案管理人員并不能熟練的操作信息化系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案文書信息化系統(tǒng)在檔案管理工作中無法發(fā)揮其重要的作用[2]。

（四）文書檔案管理的現(xiàn)代化程度較低

現(xiàn)階段，科學(xué)技術(shù)正在快速的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展的具體需求加強(qiáng)對(duì)科學(xué)技術(shù)的利用，以求加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的信息化。但是在實(shí)際工作中部分醫(yī)院并未根據(jù)醫(yī)護(hù)人員的需求引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備及軟件系統(tǒng)，導(dǎo)致醫(yī)院的文書檔案管理工作水平較低。另外，管理人員為引進(jìn)具有專業(yè)信息技術(shù)知識(shí)的高新人才對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)，限制著檔案管理信息化發(fā)展，降低了醫(yī)院的發(fā)展速度。

二、新形勢(shì)下提高文書檔案管理工作的策略

（一）加強(qiáng)文書檔案管理的規(guī)范化

完善的規(guī)章制度是文書檔案管理工作高質(zhì)量開展的基礎(chǔ)。因此，醫(yī)院應(yīng)積極健全相關(guān)規(guī)章制度，從制度層面對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行規(guī)范，確保人員能夠嚴(yán)格按照既定流程開展文書檔案管理工作，使人員在工作中始終保持嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作質(zhì)量及效率的大幅提升。

（二）提高醫(yī)院高層管理人員對(duì)文書檔案的重視

文書檔案管理工作質(zhì)量對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展有著直接的影響，醫(yī)院高層管理人員應(yīng)給予足夠的重視。新形勢(shì)下，醫(yī)院工作量大幅增加，所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)及信息也在不斷增加，這種情況下，醫(yī)院高層管理人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變自身觀念，對(duì)文書檔案管理工作給予工作的關(guān)注，確保文書檔案管理工作的高效有序開展，進(jìn)而為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展提供可靠的依據(jù)

（三）提高醫(yī)院文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

文書檔案管理人員是檔案管理工作的主體，文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理工作有著直接的影響。因此，醫(yī)院應(yīng)高度重視醫(yī)院文書檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升，積極聘用專業(yè)人才，為文書檔案管理人員隊(duì)伍注入新鮮血液，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案管理人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。而且醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的培養(yǎng)，鼓勵(lì)和引導(dǎo)現(xiàn)有人員對(duì)工作進(jìn)行革新，切實(shí)提高現(xiàn)有人員業(yè)務(wù)能力及思想素質(zhì)，確保工作的高質(zhì)量開展[3]。

（四）推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化

隨著技術(shù)的發(fā)展及民眾思想觀念的轉(zhuǎn)變，信息化技術(shù)在民眾生活及社會(huì)生產(chǎn)中得到了較為廣泛的應(yīng)用，并取得了一些成績，為民眾生活及工作提供了極大的便利，在一定程度上促進(jìn)著民眾生活水平的提升。這種情況下，醫(yī)院應(yīng)明確時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，積極對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，轉(zhuǎn)變自身的落后觀念，切實(shí)提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。醫(yī)院應(yīng)加大對(duì)信息化檔案管理工作的投入，為信息化檔案管理工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)，并對(duì)檔案管理人員在工作中應(yīng)用信息化技術(shù)的情況進(jìn)行分析，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲，確保信息化技術(shù)能夠在實(shí)際工作中發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用。

結(jié)論：新形勢(shì)下，醫(yī)院的檔案管理工作中化存在著管理體制不夠規(guī)范、管理人員不重視檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展中的重要性、檔案管理人員的素質(zhì)較低、文書檔案管理工作的現(xiàn)代化程度較低等問題，管理人員在工作中應(yīng)采取加強(qiáng)文書檔案管理的規(guī)范化、提高對(duì)檔案管理工作的重視、提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)等方式有效的提高醫(yī)院的檔案管理水平，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的快速發(fā)展。