企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合作用研究

魏秋雨

（中國石化銷售股份有限公司山東石油分公司，山東 濟(jì)南 250000）

目前，企業(yè)在謀求發(fā)展的同時(shí)紛紛進(jìn)行改革，建立起了現(xiàn)代化的企業(yè)制度，對企業(yè)提出了更高要求。而行政文秘作為企業(yè)中的復(fù)合型人才，在市場經(jīng)濟(jì)下隨著對企業(yè)的要求提高，對行政文秘的要求也越來越高，行政文秘在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要職能。在現(xiàn)代化企業(yè)管理下，要求企業(yè)廣大的文秘工作者不斷學(xué)習(xí)、勇于克服困難、切實(shí)轉(zhuǎn)變職能、不斷創(chuàng)新工作機(jī)制，在企業(yè)的管理中發(fā)揮橋梁和紐帶的作用，推動企業(yè)的不斷發(fā)展。

一、行政文秘在企業(yè)管理的特點(diǎn)

文秘在現(xiàn)代社會中有著多種指代，作為職業(yè)，文秘是指從事文書與秘書事務(wù)職責(zé)的工作崗位；作為具體的工作人員，文秘是指專業(yè)從事文字書寫與日常事務(wù)接待的文職工作人員。文秘的特點(diǎn)有著諸多的表現(xiàn)，其特點(diǎn)主要有：一是職業(yè)性。文秘體現(xiàn)出了很強(qiáng)的職業(yè)性特點(diǎn)，尤其是非常專業(yè)的文書與秘書職業(yè)性，這是文秘的特點(diǎn)之一。二是能力要求的多樣性。文秘不僅要求具備書寫能力，而且還需要具備良好的口語表達(dá)能力、交際能力等，體現(xiàn)出了文秘能力要求的多樣性特點(diǎn)。三是公共性。文秘開展的工作多從企業(yè)的整體角度開展，包括公關(guān)工作、企業(yè)各部門之間的協(xié)調(diào)工作、企業(yè)對外事務(wù)的處理、日常接待以及企業(yè)內(nèi)部上情下達(dá)、下情上報(bào)等信息傳遞和處理工作，這些工作都具有很強(qiáng)的公共色彩，體現(xiàn)出了文秘公共性的特點(diǎn)。

二、企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合作用

（一）轉(zhuǎn)變思想，更新觀念

1.服務(wù)觀念。傳統(tǒng)的服務(wù)觀念是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，現(xiàn)在要做好為上級服務(wù)、為平級服務(wù)、為下級服務(wù)。行政文秘在工作中要具有高度的責(zé)任感，在求實(shí)和創(chuàng)新的基礎(chǔ)上做好自己的本職工作，為滿足各部門和領(lǐng)導(dǎo)的需要所服務(wù)，并贏得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可。在實(shí)際工作中，轉(zhuǎn)變自身職能，提高自身的素質(zhì)不是一朝一夕就能完成的，它是一個(gè)長期自我完善的過程。行政文秘工作的本質(zhì)是服務(wù)，行政文秘工作擔(dān)負(fù)的所有工作都是服務(wù)性質(zhì)的工作，主要是為了給上級提供服務(wù)協(xié)助，同時(shí)也會間接地為平級和下級所服務(wù)，所以行政文秘人員要充分認(rèn)識到自身的工作職責(zé)，建立服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變自身服務(wù)觀念，認(rèn)真踏實(shí)負(fù)責(zé)。

2.學(xué)習(xí)觀念?，F(xiàn)代化的企業(yè)制度在滿足經(jīng)濟(jì)市場發(fā)展需要時(shí)不斷變化，而行政文秘在企業(yè)管理中要不斷學(xué)習(xí)，擔(dān)負(fù)起企業(yè)現(xiàn)代化管理的責(zé)任，努力學(xué)習(xí)各種知識，掌握信息資料。此外，行政文秘在企業(yè)尋求生存發(fā)展的同時(shí)，也要根據(jù)經(jīng)濟(jì)市場發(fā)展的需求，為現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展提供決策建議，切實(shí)做好領(lǐng)導(dǎo)的助手，在學(xué)習(xí)的同時(shí)掌握市場的發(fā)展動態(tài)，在創(chuàng)建暢通的信息流的同時(shí)，為企業(yè)的決策提供科學(xué)依據(jù)。

3.創(chuàng)新與參與觀念。行政文秘在熟知辦公程序、規(guī)章制度的同時(shí)，要不斷在堅(jiān)持崗位職責(zé)的基礎(chǔ)上充實(shí)自己的創(chuàng)新觀念，在企業(yè)改革的基礎(chǔ)上，對企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r在不同的環(huán)境、政策背景以及新時(shí)期下進(jìn)行深入分析，切實(shí)為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。在工作中，提升自己的政治敏感度，在探尋知識信息的同時(shí)，創(chuàng)新思維方式，在領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)上積極參與決策，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，為領(lǐng)導(dǎo)提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）發(fā)揮好參謀作用，為企業(yè)出謀劃策

在市場經(jīng)濟(jì)全球化的大背景下，企業(yè)面臨著重大的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也存在嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，面對復(fù)雜多變的經(jīng)營環(huán)境，使企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營戰(zhàn)略決策富有更大的挑戰(zhàn)性、風(fēng)險(xiǎn)性和靈活性，使領(lǐng)導(dǎo)決策變得更加復(fù)雜和困難。企業(yè)的秘書作為企業(yè)高層管理人員的參謀和助手作用就顯得特別重要。這就要求企業(yè)的秘書具有高度的責(zé)任心和強(qiáng)烈的事業(yè)心，為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮好參謀和助手作用，企業(yè)秘書的主要工作要以領(lǐng)導(dǎo)的工作為主，以企業(yè)黨政的重大部署、重大行動為主，真正做到和企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)同呼吸、共命運(yùn)，目標(biāo)相同、思想相同、言語相同、行動相同。企業(yè)的秘書要努力學(xué)習(xí)信息技術(shù)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的信息參謀。經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展、信息技術(shù)的迅速普及，信息流量的加快，未來的競爭是信息的競爭，誰掌握先進(jìn)的信息，誰就會在競爭中立于不敗之地，企業(yè)的秘書必須掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，要把做好信息工作作為領(lǐng)導(dǎo)參謀、協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)和手段，將采集到的各種信息進(jìn)行分析、收集、處理、加工，提出預(yù)案，主動獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，降低領(lǐng)導(dǎo)決策風(fēng)險(xiǎn)度。要以信息服務(wù)為載體，把企業(yè)秘書工作提高到一個(gè)新水平。

（三）降低工作風(fēng)險(xiǎn)、拓寬工作領(lǐng)域

隨著市場經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展和改革開放的不斷深入，秘書工作也越來越向著開放型發(fā)展，秘書工作的領(lǐng)域也大大的拓寬，不僅要處理企業(yè)的內(nèi)部事務(wù)，還要處理好企業(yè)的外部事務(wù)，對企業(yè)內(nèi)部事務(wù)的處理：接人待物、協(xié)調(diào)工作、各部門的溝通等，使企業(yè)的經(jīng)營按照企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)按部就班的發(fā)展，對外部事務(wù)的處理包括：收集和交流信息、呈報(bào)經(jīng)驗(yàn)材料，反映主要問題，參與經(jīng)濟(jì)與文化交往活動，配合經(jīng)濟(jì)信息發(fā)布會、產(chǎn)品訂貨會、慶典會等對外經(jīng)濟(jì)活動而進(jìn)行大量的策劃和籌集工作，以適應(yīng)工作要求，拓寬工作領(lǐng)域。

（四）不斷學(xué)習(xí)，適應(yīng)新的挑戰(zhàn)

企業(yè)的秘書要不斷學(xué)習(xí)，不僅要掌握現(xiàn)代化的知識，使自己的知識結(jié)構(gòu)永遠(yuǎn)超前，還應(yīng)該熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等先進(jìn)的辦公設(shè)備，同時(shí)要積極適應(yīng)電子商務(wù)時(shí)代的需要，主動了解計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展?fàn)顩r，將最新技術(shù)用于秘書業(yè)務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地把握瞬息萬變的商機(jī)，搜集整理信息資料，為領(lǐng)導(dǎo)提供高效服務(wù)，適應(yīng)新時(shí)期的新的挑戰(zhàn)。

總之，行政文秘在企業(yè)管理中應(yīng)充分發(fā)揮橋梁紐帶的作用，在行政文秘管理能力的培養(yǎng)方面，可以結(jié)合文秘的實(shí)際情況，開展行政管理知識的培訓(xùn)，從培訓(xùn)的角度來實(shí)現(xiàn)對文秘行政管理能力的培養(yǎng)，以此來提高文秘的行政管理能力。企業(yè)管理和行政文秘工作應(yīng)充分與信息化等先進(jìn)技術(shù)和手段有機(jī)結(jié)合，做好決策參謀工作，有效提高管理水平、促進(jìn)管理效率。