企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)思考和策略

黎明曉

摘 要：在電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理信息化的應(yīng)用給企事業(yè)單位提高工作效率、提升經(jīng)濟(jì)效益帶來了全新、便捷、高效的資料查閱方式;但在部分欠發(fā)達(dá)地區(qū)，檔案管理主要還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理為主，嚴(yán)重阻礙地方社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。作者就目前欠發(fā)達(dá)地區(qū)各企事業(yè)單位在檔案管理信息化管理方面存在的問題、推行檔案信息化管理的必要性、如何推行檔案信息化管理進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化管理;策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.131

在電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息檔案為各企事業(yè)單位提高工作效率、提升經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮了關(guān)鍵的借鑒和參考作用，如何將電子信息化應(yīng)用到檔案管理工作中成為單位努力的發(fā)展方向。北上廣深等國內(nèi)發(fā)達(dá)地區(qū)很早以前已經(jīng)推行檔案信息化管理，先進(jìn)的檔案管理模式為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)快速發(fā)產(chǎn)生強(qiáng)大的推動(dòng)作用，取得了顯著的效果。但在國內(nèi)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，特別是中西部三四線城市，檔案管理還是以傳統(tǒng)落后的紙質(zhì)檔案管理模式為主，給各行業(yè)發(fā)展經(jīng)濟(jì)、人民群眾發(fā)展生產(chǎn)查閱檔案資料帶來了諸多不便。故而，創(chuàng)新檔案管理模式，加快推行檔案信息化管理，為企事業(yè)單位開展工作和發(fā)展經(jīng)濟(jì)提供便捷高效的檔案查詢服務(wù)，讓信息檔案為地方經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展發(fā)揮錯(cuò)鑒核心推動(dòng)作用，擺在廣大欠發(fā)達(dá)地區(qū)企事業(yè)單位面前急需考慮的問題。

1 欠發(fā)達(dá)地區(qū)企事業(yè)單位目前檔案管理現(xiàn)狀

1.1 對(duì)檔案信息化管理認(rèn)識(shí)不夠

檔案信息化管理是指以網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)為手段，以企事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃、行業(yè)分析、工作方案、人事信息、文件通知、考錄招聘等原始資料為對(duì)象，以歸類管理工作為依托，以檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo)，以信息化管理系統(tǒng)為平臺(tái)，按照信息社會(huì)和國家檔案行政管理部門的要求，將上述原始資料進(jìn)行收集、整理、保管、開發(fā)和共享利用的信息化管理過程。隨著電子信息化手段在各行業(yè)領(lǐng)域的逐漸普及，檔案信息化管理對(duì)各企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展、工作推動(dòng)的借鑒參考促進(jìn)作用日益凸顯，在企事業(yè)單位推行檔案信息化管理形勢已不可逆轉(zhuǎn)。但面對(duì)新形勢下時(shí)代發(fā)展需求，各企事業(yè)單位對(duì)此一知半解，缺泛檔案信息化管理意識(shí)，發(fā)展思維未能跟上時(shí)代發(fā)展步伐，導(dǎo)致單位重要資料依然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料存檔推放為主。

1.2 傳統(tǒng)檔案管理模式落后

目前，欠發(fā)達(dá)地區(qū)信息檔案采用信息化管理、科學(xué)規(guī)類、快速查閱等手段還比較滯后，各企事業(yè)單位檔案管理方式主要以紙質(zhì)材料為主體、人工管理為手段，沒有專門管理人員，沒有專門存放檔案地方，沒有專門除濕調(diào)溫設(shè)備，沒有專業(yè)除蟲手段等等，導(dǎo)致整個(gè)單位檔案資料管理混亂無章、管理模式落后、查詢效率低下，檔案發(fā)揮促進(jìn)經(jīng)濟(jì)、工作作用不明顯。

1.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下

在部分企事業(yè)單位，并沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，更沒有專門的檔案管理人員，大部分單位檔案管理工作由辦公室或者人事部兼顧，在這種工作職責(zé)不清、管理人員不明確的情況下，每當(dāng)辦公室人員流動(dòng)更換，便出現(xiàn)檔案管理交接脫節(jié)現(xiàn)象，非常容易導(dǎo)致檔案資料破損、遺失、丟失情況發(fā)生，造成永久無法查閱補(bǔ)救問題，給單位和企業(yè)造成不可估量的損失。

2 欠發(fā)達(dá)地區(qū)推行檔案信息化管理的必要性

當(dāng)前，在電子大數(shù)據(jù)信息發(fā)展時(shí)代，企事業(yè)單位檔案管理水平的高低直接影響到單位對(duì)歷史材料和檔案資源有效利用率，推行檔案信息化管理，不僅可以及時(shí)對(duì)最新檔案資料進(jìn)行整理、歸類記載，同時(shí)還可以對(duì)過去的檔案資料進(jìn)行長久有效的保管，實(shí)現(xiàn)最新檔案資源和過去歷史材料的快速分享和查詢，有效杜絕因人工查閱與原始檔案物理接觸產(chǎn)生的破損、蟲害等現(xiàn)象，為企事業(yè)單位、社會(huì)個(gè)體開展工作、發(fā)展生產(chǎn)提供高效便捷的查閱服務(wù)。

首先，檔案信息化管理可以提高歷史檔案和材料資源的利用率。通過檔案信息化管理系統(tǒng)，可以不受時(shí)間空間限制，根據(jù)檔案的年度、類型、科目輸入索引查找，隨時(shí)能快速查閱到所需的以往歷史檔案資料，根據(jù)需求導(dǎo)出打印紙質(zhì)資料用于借鑒參考。

其次，檔案信息化管理可以杜絕蟲害和破損現(xiàn)象發(fā)生。通過將檔案信息化處理，及時(shí)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化分類、歸檔處理，存儲(chǔ)到專門的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，更好地保證檔案信息的完整性、科學(xué)性瑟原始性，有效減少檔案工作人員的重復(fù)工作量，避免了紙質(zhì)檔案必須歸檔后才能查閱的缺陷，有效杜絕因人工查閱與原始檔案物理接觸可能產(chǎn)生的破損、蟲害等現(xiàn)象。

最后，檔案信息化管理可以有效提高檔案存儲(chǔ)的安全性。在檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中，為了預(yù)防網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)泄露機(jī)密文件現(xiàn)象發(fā)生，設(shè)計(jì)人員已經(jīng)充分考慮到在日后檔案管理工作的安全性，采取多種安全措施設(shè)計(jì)好系統(tǒng)的訪問權(quán)限、身份識(shí)別和加密設(shè)置等，同時(shí)采用物理或者信息化手段將防火墻設(shè)置于系統(tǒng)中，有效阻攔非法、惡性攻擊訪問，多措并舉加大對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中檔案信息的保護(hù)力度，從而提升檔案管理的安全性。

3 欠發(fā)達(dá)地區(qū)推行檔案信息化管理的策略

3.1 增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)

各企事業(yè)單位要主動(dòng)聯(lián)系檔案管理部門，組織本單位干部職工、從業(yè)人員定期參加檔案管理部門舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，全面增強(qiáng)檔案信息化管理的創(chuàng)新意識(shí)和認(rèn)知程度，從而激發(fā)全體干部職工對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)同感，達(dá)到在內(nèi)部促使企事業(yè)單位檔案管理模式業(yè)務(wù)革新，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率質(zhì)量提升，提高企事業(yè)單位各項(xiàng)工作效率，增強(qiáng)社會(huì)競爭力的良好效果。

3.2 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

企事業(yè)單位要切實(shí)加強(qiáng)做好檔案信息化管理從業(yè)人員的培養(yǎng)，確保有專業(yè)部門、專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案信息數(shù)據(jù)庫的日常管理;要主動(dòng)加強(qiáng)與當(dāng)?shù)匕l(fā)改及信息產(chǎn)業(yè)部門的業(yè)務(wù)溝通銜接，主動(dòng)邀請(qǐng)信息產(chǎn)業(yè)部門的業(yè)務(wù)骨干到本企業(yè)、本單位開展檔案信息化管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，現(xiàn)場示范講解檔案信息化數(shù)據(jù)庫的檔案整理、檔案分類、目錄編寫、程序編制、日常維護(hù)、日常殺毒等等基礎(chǔ)知識(shí)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)和水平，有效提升本企業(yè)本單位檔案信息化管理質(zhì)量，確保檔案管理信息化發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)，發(fā)揮出最大化的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

3.3 推行信息化建設(shè)

收集整理并科學(xué)規(guī)類檔案資料內(nèi)容數(shù)據(jù)，加大檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和應(yīng)用軟件開發(fā)投入，推行企事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)，規(guī)范統(tǒng)一檔案信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)軟硬件型號(hào)、規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)，杜絕檔案信息管理系統(tǒng)軟硬件無法兼容、搜索數(shù)據(jù)無法識(shí)別等現(xiàn)象發(fā)生，探索檔案實(shí)體管理與信息化系統(tǒng)管理兼容相結(jié)合的路子，全面提升檔案管理工作規(guī)范化和信息化水平，推動(dòng)企事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化發(fā)展，為企事業(yè)單位科學(xué)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)提效提供精確、完整、科學(xué)的檔案資料保障。

4 結(jié)語

綜上所述，創(chuàng)新檔案管理模式，建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)，推行檔案信息化管理，全面提高檔案管理水平，利用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段，為企事業(yè)單位及社會(huì)個(gè)體提供高效便捷的信息查詢服務(wù)，將對(duì)各企事業(yè)單位提高工作效率、提升經(jīng)濟(jì)效益起著舉足輕重的推動(dòng)作用，有效促進(jìn)欠發(fā)達(dá)地區(qū)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提質(zhì)增效。

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