基于信息化背景的文書檔案管理工作創(chuàng)新研究

王敏

摘 要：文書檔案是現(xiàn)代企事業(yè)單位在日常管理工作中的重要內(nèi)容，所以提升信息化檔案管理的水平，有利于為事業(yè)單位的發(fā)展提供準(zhǔn)確資料查詢。在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，通過將信息技術(shù)與文書檔案管理進(jìn)行整合，有利于提升文書檔案管理的實(shí)效性，為事業(yè)單位開發(fā)和利用檔案資料創(chuàng)造良好的條件。本文通過對信息背景下的文書檔案管理工作創(chuàng)新策略進(jìn)行論述，旨在為進(jìn)一步提升文書檔案管理水平提供借鑒。

關(guān)鍵詞：信息時代;文書檔案管理;問題;對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.129

在企事業(yè)單位日常運(yùn)行過程中，文書檔案是非常重要的無形資產(chǎn)，對事業(yè)單位穩(wěn)定健康發(fā)展起著非常重要的作用。尤其是在現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)水平不斷提高的背景下，事業(yè)單位的檔案種類變得越來越多，增加了檔案資料管理的難度性。因此，需要將信息化技術(shù)合理的應(yīng)用到事業(yè)單位的文書檔案管理過程中，創(chuàng)新文書檔案管理方式，優(yōu)化文書檔案管理過程，最大限度提升文書檔案管理的實(shí)效性。

1 信息化手段運(yùn)用于文書檔案管理工作的必要性

1.1 簡化了管理文書檔案的基本操作流程

文書檔案管理一般來講涉及比較豐富的文書檔案內(nèi)容以及繁雜的文書檔案種類，目前在引入現(xiàn)代化文書管理手段的前提下，對于管理各類文書檔案的總體難度可以達(dá)到明顯減小的效果，并且避免了繁雜的檔案整理以及檔案收集操作[1]。傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，收集、分類、歸檔、查詢、分析時，涉及諸多部門和人員，流程復(fù)雜，管理節(jié)點(diǎn)眾多，檔案流轉(zhuǎn)不暢，導(dǎo)致歸檔困難，查閱困難、管理困難。運(yùn)用信息化管理手段，能顯著壓縮管理節(jié)點(diǎn)，提高流轉(zhuǎn)速度，簡化基本操作流程。具體在查詢、整理與分析文書檔案時，引入信息化方式便于實(shí)現(xiàn)全方位的文書檔案匯總，并且客觀上體現(xiàn)了節(jié)省檔案管理時間的效果[2]。

1.2 體現(xiàn)最大化的文書檔案利用價值

文書檔案必須能夠被有效利用，如此才能突顯文書檔案本身的價值與意義。文書檔案內(nèi)容復(fù)雜，種類繁多，在浩如煙海的檔案中尋找有價值的信息，依靠傳統(tǒng)的人工檢索及分析方法，明顯跟不上時代的要求。充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)靈活多樣的方式處理文書檔案數(shù)據(jù)，共享文書檔案的信息，開發(fā)文書檔案的價值。

1.3 對于管理文書檔案的總體成本予以有效節(jié)約

利用信息化手段管理文書檔案，把龐大的紙質(zhì)、聲像資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，保存在網(wǎng)絡(luò)上，能顯著減少檔案的占地空間，減少場館建設(shè)。計(jì)算機(jī)具有人工無可比擬的信息處理速度優(yōu)勢，可以滿足不同方式的查閱需求。信息化還可以突破時空的限制，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程信息共享的需要，最大限度滿足需求人的查閱需求。

2 信息化背景下文書檔案管理工作中存在的問題分析

信息化背景下文書檔案管理工作中存在的問題主要涉及以下幾個方面：首先是缺乏監(jiān)督機(jī)制。在當(dāng)前信息化背景下，文書檔案管理工作中缺乏監(jiān)督機(jī)制便是最為重要的一項(xiàng)問題，同時該問題對于文書檔案管理工作具有較大影響。在實(shí)際工作期間，雖然有部分企事業(yè)單位已經(jīng)開展了文書檔案信息化管理工作，但是在該項(xiàng)工作中卻并未給予一定的重視，并且在該項(xiàng)工作中缺乏必要的監(jiān)督手段，這種情況的出現(xiàn)便導(dǎo)致企事業(yè)單位文書檔案管理工作受到影響，若是工作人員在工作期間出現(xiàn)問題，會由于監(jiān)督不當(dāng)而導(dǎo)致問題持續(xù)存在，從而致使文書檔案管理工作的質(zhì)量受到影響，降低企事業(yè)單位中文書檔案管理工作實(shí)效性。其次是文書檔案管理工作保密程度較低。企事業(yè)單位文書檔案管理工作保密程度較低也是其中一項(xiàng)重要的問題，在該項(xiàng)工作中，為了實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作信息化，便需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，但是在檔案轉(zhuǎn)變的過程中便有可能會出現(xiàn)相關(guān)信息被篡改的問題，同時電子數(shù)據(jù)存在的形式也比較容易發(fā)生變化。

3 信息化背景下文書檔案管理工作的有效策略

3.1 完善管理制度

信息化背景下文書檔案管理工作的有效策略之一是完善管理制度。在實(shí)踐中，要綜合文書檔案管理的主要內(nèi)容和要求，完善管理制度，強(qiáng)化管理，及時處理文書檔案工作中存在的問題。通過信息資料分類管理、借閱管理等方式提升管理質(zhì)量。對檔案信息進(jìn)行分類管理，重視借閱等級分析，根據(jù)規(guī)范有效開展文書檔案管理工作。同時，提升保密意識，對于一些有著保密要求的檔案信息資料，要根據(jù)規(guī)范要求合理開展。對于具有保密性的檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格管理，設(shè)置權(quán)限，在根本上提升工作質(zhì)量。在檔案室中要根據(jù)規(guī)范要求安裝監(jiān)控設(shè)備，通過智能化、信息化等方式進(jìn)行監(jiān)督，預(yù)防安全隱患，進(jìn)而為文書檔案工作開展提供保障。

3.2 努力提高文書與檔案工作之間的銜接效率

信息化背景下文書檔案管理工作的有效策略之二是努力提高文書與檔案工作之間的銜接效率。在文書檔案管理工作中，將接觸到的文件資料進(jìn)行整理匯總后便形成了檔案，所以檔案也可以看作為是被整理后的文件。由此可知，收集到的文件資料質(zhì)量決定了后續(xù)檔案整理的質(zhì)量。通常優(yōu)質(zhì)的檔案是由文書工作人員對收集到的文件進(jìn)行規(guī)范處理后形成的，所以文書工作和檔案管理工作彼此相互獨(dú)立，卻又密切聯(lián)系。因此，為了提升檔案管理的質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)對負(fù)責(zé)文書的工作人員實(shí)施內(nèi)部培訓(xùn)，提升其在文件處理時的檔案意識，明確文書工作的職責(zé)和使命，端正工作態(tài)度，對每一分文件資料都要細(xì)致認(rèn)真的審查。

3.3 加大管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)

信息化背景下文書檔案管理工作的有效策略之三是加大管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)?，F(xiàn)階段我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日益加快，國民生活的水平也在不斷地提升，而對于文書檔案管理的要求也越來越多。在現(xiàn)代化高速發(fā)展的背景下，一方面需要管理人員具有專業(yè)的技能知識，另一方面，也需要管理人員掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)，并且在文書檔案管理中可以合理科學(xué)的應(yīng)用，繼而使當(dāng)前我國的文書檔案管理得到進(jìn)一步的發(fā)展。所以相關(guān)部門需要加大對于管理人員專業(yè)知識的培養(yǎng)。

4 結(jié)語

在現(xiàn)今信息化的時代背景下，檔案管理由傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾矸绞剑呀?jīng)是必然出現(xiàn)的結(jié)果，也是檔案管理人員轉(zhuǎn)型的需求。檔案管理工作是一項(xiàng)長期累積的過程，只有全面的重視文書檔案管理信息化建設(shè)，才能在社會競爭中屹立不倒。檔案管理的信息化建設(shè)當(dāng)中，不僅要落實(shí)好基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行規(guī)范化管理，還要機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮帶頭作用，積極提升基層管理人員的綜合素質(zhì)，才能更好地開展文書檔案管理的信息化建設(shè)工作。

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