新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策

宮麗麗

摘 要：隨著我國經濟水平的不斷提高以及信息技術的發(fā)展，檔案管理數(shù)字化建設的步伐也在不斷加快。檔案是當今社會一種非常重要的信息資源，它對我國檔案管理事業(yè)的良好發(fā)展具有至關重要的作用。但由于多種復雜因素的存在，在數(shù)字化檔案管理的過程中出現(xiàn)了很多或大或小的問題。因此，本文就新形勢下電子檔案管理存在的問題和對策作出了以下分析。

關鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;電子檔案

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.128

在全球化不斷發(fā)展的今天，信息技術廣泛應用于各行各業(yè)。隨著我國人力資源和信息資源的不斷流動，檔案的數(shù)量也逐漸增多。運用科學方法構建更加方便、快捷、高效的電子檔案管理模式，不僅能夠使檔案很簡便地被查詢到，還能大大減輕工作人員的負荷。但我國目前使用的傳統(tǒng)檔案管理方法存在很多不足與問題，不利于檔案的安全保管，進而對檔案管理體系的進一步完善產生不利影響。因此，構建電子檔案管理模式勢在必行。

1 電子檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理人員的重視程度不夠

工作人員對檔案管理工作本身的重視程度不夠，對檔案的妥善管理造成一定的威脅。首先，工作人員對檔案管理工作的職責存在誤區(qū)，認為對檔案的管理并不是單位的主要工作，只要簡單地保管好檔案，讓它不會丟失，能夠應對檢查以及查找資料就可以，自然就不會將檔案管理工作太過重視;其次，正是由于檔案管理人員忽視了檔案管理工作的重要性，使檔案的利用價值無法真正發(fā)揮出來，自然也就得不到大家的重視[1]。最后，檔案工作中的安全意識不夠強使檔案在傳輸或存儲過程中很容易丟失或被人竊取，而且網絡技術水平的日益提高也為黑客等不法分子提供了便利條件，通過利用網絡漏洞對檔案進行破壞和修改。這些都對檔案的真實性、完整性和科學性產生了不利影響。

1.2 檔案管理人員的專業(yè)素質有待進一步提升

在將信息技術很好地應用到檔案管理工作，構建電子檔案管理模式的過程中必然離不開專業(yè)型人才，將二者相結合是一項難度非常大的工作，它對工作人員的技術性與專業(yè)性都提出了更高的標準。而在現(xiàn)階段，我國檔案管理工作的專業(yè)人才依然較少，人才缺失嚴重。在檔案管理工作中大多數(shù)負責人員的業(yè)務素質較低，缺乏專業(yè)技術知識，而且沒有足夠的相關經驗與技能，根本無法支持這些人員順利開展相關工作[2]。同時，很多管理人員沒有參加過專業(yè)培訓，再加上學習能力有限，難以把握現(xiàn)有技術對檔案進行有效管理，更加無法滿足電子化管理檔案的要求。此外，為了自身利益監(jiān)守自盜，做出泄露檔案信息，篡改檔案內容等違法之事也具有一定可能性。因此，檔案管理電子化的應用效果也在一定程度上受到工作人員專業(yè)素質水平的限制。

1.3 電子檔案管理設備條件和技術水平有待進一步改善

從實際的檔案管理工作中不難看出，經濟發(fā)展水平和單位的自身條件是限制電子檔案管理模式的主要因素。一方面，在當前的社會經濟條件下，人們往往會看中眼前利益而放棄對長遠利益的考慮，忽視檔案管理數(shù)字化的重要性，自然也就導致電子檔案管理建設投入不足;另一方面，在這過程中需要一定的資金支持，而多數(shù)地區(qū)或單位往往不會將過多的資金用到購進相關設備上來，這也就造成了硬件設備無法滿足需要，阻礙構建電子檔案管理模式的進程[3]。同時，在電子檔案的管理過程中，電子檔案比傳統(tǒng)檔案更容易修改，而管理技術難以更新，導致后期檔案的維護和存儲困難，便會影響到整個單位的電子檔案管理工作。

2 新形勢下電子檔案管理的措施分析

2.1 加強檔案管理人員的重視程度

優(yōu)化檔案管理工作必須要增強管理人員對檔案管理的重視。首先，由于信息技術的不斷發(fā)展，為黑客等不法分子提供了破壞和盜竊檔案的機會，影響了檔案的安全性。但如果將紙質版檔案與電子版檔案共同保留，就會為檔案管理工作省去很多麻煩，當紙質版檔案的真實性和完整性遭到破壞時，就能夠真正體現(xiàn)這種做法的好處;其次，加大對檔案重要性的宣傳力度，通過多種方式或渠道，比如在單位相關會議上就電子管理檔案工作中出現(xiàn)的問題和要求向全員宣講，再或者借助媒體進行宣傳，使管理人員能夠了解檔案工作，并充分認識到檔案工作在企業(yè)發(fā)展過程中所發(fā)揮的重要作用，這樣才能糾正人們對檔案管理工作的誤區(qū)，使企業(yè)的電子檔案管理工作能夠順利進行。最后，充分發(fā)揮檔案的利用價值[4]。檔案利用是檔案工作價值的最終體現(xiàn)，檔案管理人員要加快電子檔案管理方式的普及，使檔案利用工作能夠及時快捷地進行。同時盡快實現(xiàn)資源共享，從而增強全社會對檔案工作的重視程度，使得電子檔案管理工作健康發(fā)展。

2.2 注重引進和培養(yǎng)電子檔案管理的專業(yè)型人才

檔案管理者必須具備豐富的管理經驗，掌握全面的管理理論，熟悉先進的電子檔案管理系統(tǒng)的應用。一方面，企業(yè)在招聘時，可以提高“門檻”，將專業(yè)知識和技術設為重要的考核內容，對所有應聘電子檔案管理人員都要進行層層考核，擇優(yōu)錄用，并且在上崗前為了保證檔案管理人員的工作能力符合標準要求，要對其進行崗前培訓;另一方面，為防止出現(xiàn)個別管理人員對檔案工作中的注意事項沒有足夠了解的情況，企業(yè)可以設立專門的培訓機制，將所有在崗人員按工作內容不同分成不同的組，由組長負責，每周組織一次學習，提高其專業(yè)技能及安全保密意識，每季度進行一次考核，并將考核結果同績效工資掛鉤;對離崗超過半年以上人員，在重新上崗前要對其重新進行考核，考核合格后方可上崗。

2.3 加大對電子檔案管理的設備和技術投入

企業(yè)領導應高度重視對電子檔案管理工作的資金投入。為了及時購置各類先進技術設備和儀器，構建系統(tǒng)完善的電子檔案管理模式，增強對檔案查詢檢索的專業(yè)功能，改變以往因資金投入不足而導致的軟硬件設備匱乏無法滿足管理工作的需要的狀態(tài)，企業(yè)應根據(jù)檔案建設的標準加大資金投入，盡量為檔案提供一個安全、可靠的存放環(huán)境，有利于促進檔案管理工作的順利開展。

3 結束語

總之，在信息時代發(fā)展的背景下，在提高電子技術應用水平的同時，也要注意電子技術應用中存在的問題。新形勢下檔案管理部門應加強檔案管理人員的重視程度，將紙質版與電子版檔案共同保留，注重引進和培養(yǎng)電子檔案管理的專業(yè)型人才，以及加大對電子檔案管理的設備和技術的投入，從而促進我國檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻

[1]蓋偉華.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].數(shù)字化用戶，2018，24（2）：151-151.

[2]劉彬彬.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].百科論壇電子雜志，2018（9）：738-738.

[3]祝光慧.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策探究[J].卷宗，2018（29）：53-53.

[4]吳灼之.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺內外，2018（8）：24-25.