企業(yè)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

馮文嬌

摘 要：在企業(yè)信息系統(tǒng)中，檔案資料是極為重要的組成部分，對檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理具有舉足輕重的意義。由于當(dāng)前檔案管理領(lǐng)域中存在管理水平落后、信息化建設(shè)缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃、安全性不達(dá)標(biāo)、人員素質(zhì)不足以及信息化專業(yè)水平低等問題，企業(yè)的發(fā)展受到了一定的不利影響，因此必須采取針對性措施，提升信息化建設(shè)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;信息化;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.101

1 企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)在各種復(fù)雜業(yè)務(wù)的經(jīng)營過程中產(chǎn)生了越來越豐富的數(shù)據(jù)信息，這就要求企業(yè)針對檔案管理工作采取進(jìn)一步的規(guī)范化措施，從而確保檔案管理的質(zhì)量和效率。事實(shí)上，企業(yè)的檔案管理職責(zé)范圍包括對公司檔案資料進(jìn)行全面記錄與整合，從而幫助管理層及決策人員從豐富的檔案管理數(shù)據(jù)中把握公司日常運(yùn)營的實(shí)際情況與基本特征，決策人員需要對企業(yè)運(yùn)營過程中的風(fēng)險(xiǎn)有深入、清晰地認(rèn)識，做出更有利于規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、創(chuàng)造可觀收益的決策。此外，企業(yè)形成完善的檔案管理數(shù)據(jù)還能形成強(qiáng)大的技術(shù)支持作用，幫助企業(yè)管理層對市場發(fā)展?fàn)顩r及企業(yè)自身的業(yè)務(wù)運(yùn)營形成客觀判斷，為企業(yè)創(chuàng)造更大的獲益空間。總之，建設(shè)全面的檔案數(shù)據(jù)庫，可以為企業(yè)開展業(yè)務(wù)運(yùn)營提供基本的數(shù)據(jù)支持，從而維護(hù)企業(yè)的正當(dāng)核心利益，檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展具有不可否認(rèn)的重要價(jià)值。

2 檔案管理信息化建設(shè)的總目標(biāo)

由于檔案信息化建設(shè)在現(xiàn)代企業(yè)的生存與發(fā)展中具有重要價(jià)值，因此必須對其建設(shè)目標(biāo)有清晰地設(shè)定，確保形成具體可行的戰(zhàn)略目標(biāo)。對應(yīng)到現(xiàn)代化企業(yè)上，開展檔案管理信息化建設(shè)工作，必然會將提升檔案管理質(zhì)量、促進(jìn)企業(yè)良性發(fā)展作為基本目標(biāo)。而處于市場經(jīng)濟(jì)體系內(nèi)不同單位與發(fā)展水平的企業(yè)會因?yàn)楦髯缘钠鸩?、發(fā)展、定位、信息化程度等客觀條件的不同，就檔案管理信息化建設(shè)問題提出差異化策略，并且結(jié)合發(fā)展需要確定科學(xué)的信息化建設(shè)重點(diǎn)。利用網(wǎng)絡(luò)平臺，檔案管理人員將新發(fā)生的事件信息實(shí)時(shí)記錄下來，企事業(yè)單位內(nèi)部人員也可以在手機(jī)等移動終端上進(jìn)入檔案，及時(shí)接收、并且結(jié)合個(gè)人需要隨時(shí)搜尋其他相關(guān)信息，極為便捷迅速。

3 企業(yè)檔案管理信息化存在的問題

3.1 管理水平落后

企業(yè)內(nèi)部用于檔案管理的專業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息平臺建設(shè)不夠完善，尚未引進(jìn)足夠先進(jìn)的文件管理軟件，這使得信息管理的方法相對滯后，員工對信息的搜索與提取更多地依靠手工模式，這就造成了嚴(yán)重的人力、物力浪費(fèi)。此外，在對檔案進(jìn)行歸檔處理時(shí)，缺乏專業(yè)的檔案分類步驟，因此許多存儲在數(shù)據(jù)庫中的檔案并沒有設(shè)置準(zhǔn)確的目錄號、其標(biāo)題規(guī)范性、案卷完備性都得不到足夠的保證，使得各類檔案亂為一團(tuán)，最終造成檔案丟失等嚴(yán)重后果。

3.2 信息化建設(shè)缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃

結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際看，其具有極為明顯的綜合性特征，內(nèi)容輻射到不同學(xué)科、不同領(lǐng)域的專業(yè)知識。企業(yè)如果沒有在發(fā)展過程中重視檔案管理工作，就會使得檔案系統(tǒng)存在巨大的缺陷，也會導(dǎo)致當(dāng)前急需開展的檔案管理信息化建設(shè)工作面臨巨大的漏洞修補(bǔ)困難，甚至無法再對現(xiàn)存檔案資料進(jìn)行補(bǔ)充完善。

3.3 安全性的缺乏

企業(yè)信息系統(tǒng)的安全對企業(yè)的整體發(fā)展有著重要意義，一旦發(fā)生企業(yè)數(shù)據(jù)、檔案信息外泄的問題，都會給企業(yè)帶來難以承受的經(jīng)濟(jì)損失。企業(yè)檔案管理的安全性首先表現(xiàn)在網(wǎng)上電子文件、有關(guān)文檔的安全使用上，如果檔案管理人員在信息查詢、提取與使用過程中操作不當(dāng)，會影響檔案的完善性與準(zhǔn)確性;或者檔案管理人員對信息系統(tǒng)的維護(hù)不到位，也很可能導(dǎo)致文件遺失。

3.4 檔案管理人員素質(zhì)不高，信息化專業(yè)水平低

由于企業(yè)對檔案管理工作的開展未能保持足夠的重視，導(dǎo)致專業(yè)員工的配置不到位，許多檔案管理人員沒有足夠?qū)I(yè)的素質(zhì)和基本的崗位資質(zhì)。但在市場競爭不斷加劇的今天，人才質(zhì)量反而是企業(yè)決勝的重要條件，企業(yè)對檔案管理人員的質(zhì)量把關(guān)不嚴(yán)格、對培訓(xùn)活動安排不力，都會使得企業(yè)面臨嚴(yán)重的人力資源瓶頸，這對實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)無疑是巨大的障礙。

4 檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路

4.1 重視檔案管理工作，對檔案進(jìn)行電子普查

企業(yè)單位在長期的信息化建設(shè)過程中，需要對檔案的信息化管理保持一定的關(guān)注，并且通過完善相關(guān)機(jī)制體系來推動信息化成為現(xiàn)實(shí)。因此，企業(yè)要推動檔案電子普查工作的步伐，通過對海量檔案信息的查缺補(bǔ)漏，刪除內(nèi)部無價(jià)值的內(nèi)容，借助信息平臺及電子技術(shù)等對檔案展開全面清查，對檔案各自的內(nèi)容及價(jià)值進(jìn)行清晰界定，確保全部的檔案資料足夠?qū)嵱谩目傮w上看，這能夠幫助企業(yè)單位有效節(jié)約資金、人力成本，提升檔案管理的準(zhǔn)確性及經(jīng)濟(jì)性。

4.2 規(guī)范檔案分類，提高檔案使用效率

由于當(dāng)前許多企業(yè)在檔案管理過程中造成了檔案分類歸檔不專業(yè)、管理流程不夠規(guī)范等問題，為實(shí)現(xiàn)管理的信息化和智能化，必須首先對案卷分類進(jìn)行修正。工作人員要首先明確不同檔案間的差別，對其進(jìn)行必要的聯(lián)系整合，形成科學(xué)的檔案系統(tǒng)。只有在做好檔案分類工作基礎(chǔ)上，才能進(jìn)一步提升檔案的使用價(jià)值，幫助企業(yè)在人事資源調(diào)配、內(nèi)部綜合管理方面做出成績。

4.3 提高檔案管理人員信息化專業(yè)素質(zhì)和水平

在檔案管理的信息化建設(shè)過程中，計(jì)算機(jī)是當(dāng)之無愧的核心工具，但計(jì)算機(jī)作用的發(fā)揮卻完全離不開人為的操作和控制，這就要求提升檔案管理人員對信息技術(shù)的操作技能。企業(yè)應(yīng)針對檔案管理的信息化建設(shè)組織系統(tǒng)化的培訓(xùn)工作，幫助員工接觸專業(yè)的理論知識，使其接觸行業(yè)前沿的技術(shù)手段，使得信息化建設(shè)的步伐得到加快。

4.4 推進(jìn)檔案信息安全保障建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)的推廣運(yùn)用改變了群眾的生活方式，為企業(yè)工作提供了巨大的便利，但網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)也存在巨大的安全隱患。企業(yè)的檔案管理不善將可能導(dǎo)致內(nèi)部信息的泄漏，進(jìn)而影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益。為此，需要對信息系統(tǒng)運(yùn)行狀況進(jìn)行全面監(jiān)控，保障檔案信息安全。

總之，對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題的探討意義重大。相關(guān)人員要意識到該項(xiàng)事業(yè)建設(shè)的重要實(shí)用價(jià)值及其可能面臨的挑戰(zhàn)，并在此基礎(chǔ)上提出檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路，重視檔案管理工作，對檔案進(jìn)行電子普查，規(guī)范檔案分類，提高檔案使用效率，提高檔案管理人員的信息化專業(yè)素質(zhì)和水平，推進(jìn)檔案信息安全保障建設(shè)。

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