事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討

崔啟順

摘 要：現(xiàn)階段，我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展速度日益加快，信息化技術(shù)顯著提高，這便為提高事業(yè)單位檔案管理的專業(yè)化水平提供了有利條件。檔案管理在事業(yè)單位中占據(jù)著極為重要的位置，而檔案所記錄的資料信息確保了事業(yè)單位今后發(fā)展有據(jù)可循。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理難以保證其安全性，同時查找過程十分費(fèi)時費(fèi)力。所以，加大事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)力度具有極為重大的意義。對此，本文主要對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.117

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和時代的進(jìn)步，當(dāng)前，在社會各個領(lǐng)域中信息化已成為一種大勢所趨，同時對人們的生活造成了極大的影響。所以，在國家行政管理體制改革的背景下，事業(yè)單位要充分了解到傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)不能使當(dāng)前的工作需求得到滿足，必須與時俱進(jìn)，積極改革。事業(yè)單位必須將信息化融入到檔案管理工作之中，如此不僅可以永久保存檔案資料，更加便捷地調(diào)閱檔案，同時還能促進(jìn)工作效率進(jìn)一步提升，為事業(yè)單位有序開展各項(xiàng)工作奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

1 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要性

新形勢下，信息化手段在各行各業(yè)中得到了廣泛運(yùn)用。在時代的發(fā)展下，事業(yè)單位逐漸摒棄了傳統(tǒng)的人工檔案管理方式。計算機(jī)技術(shù)的大力應(yīng)用和普及，增強(qiáng)了檔案管理的便捷性，所以建設(shè)事業(yè)單位檔案信息化對檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)極為有利，檔案信息化系統(tǒng)的運(yùn)用，可以確保相關(guān)檔案的調(diào)用和存儲不用受到時間與空間的顯著，可以獲得最佳化的工作效率。同時信息化建設(shè)使傳統(tǒng)的室藏檔案模式發(fā)生了改變，檔案的排序分組合理性更強(qiáng)、分類更加細(xì)化，因此，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)可以可以加快檔案歸集和調(diào)用的速度。此外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存過程中很容易出現(xiàn)各種程度的損壞，從而導(dǎo)致檔案信息效果和真實(shí)性喪失。而檔案信息化可以使數(shù)字化管理的目的順利實(shí)現(xiàn)，在云服務(wù)器或電子硬盤中復(fù)刻紙質(zhì)檔案內(nèi)容，檔案信息的保存更具時效性。同時和傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，信息化建設(shè)借助管理后臺和檔案平臺可以更加簡單、方便地借閱和整理檔案，對檔案管理的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展極為有利[1]。所以說，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)具有十分重大的意義，是促進(jìn)事業(yè)單位綜合實(shí)力增強(qiáng)的關(guān)鍵。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

2.1 增強(qiáng)信息化建設(shè)意識

管理人員缺乏較強(qiáng)的信息化建設(shè)意識是造成過去檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量較低的重要因素[2]。因此，為了大力推動我國事業(yè)單位良好發(fā)展，我們應(yīng)幫助各級領(lǐng)導(dǎo)人員充分認(rèn)識信息化，加深其對信息化建設(shè)工作重要性的認(rèn)識，這就需要大力宣傳信息化建設(shè)，確保所有人員均對信息化建設(shè)的重要性有所了解，使其積極主動投入到檔案管理信息化建設(shè)之中，同時使檔案數(shù)據(jù)信息的安全性和科學(xué)性得到保證，以促進(jìn)之后管理工作有序開展。此外，還應(yīng)積極革新檔案管理模式，形成新的思想價值觀念，調(diào)動各級人員接受新事物的積極主動性，如此才可以與時俱進(jìn)，從數(shù)據(jù)上有力支持檔案管理工作信息化建設(shè)順利開展，從而促進(jìn)事業(yè)單位綜合管理水平顯著提高。

2.2 加大新設(shè)備引進(jìn)力度

在檔案管理信息化建設(shè)過程中設(shè)備是必不可少的一部分，事業(yè)單位要把功能先進(jìn)的智能檢索軟件系統(tǒng)以及計算機(jī)硬件設(shè)備引進(jìn)，同時在固定的時間開展升級和維護(hù)管理工作，以為檔案管理信息化建設(shè)的不斷發(fā)展提供保障。比如可以用圖片、電子文本等形式保管檔案資料，摒棄紙質(zhì)化的管理方式，豐富管理方法，使其變得更加實(shí)用。要提高對市場檔案管理的軟硬件市場的關(guān)注程度，保證管理設(shè)備更加先進(jìn)，并且事業(yè)單位檔案管理部門內(nèi)部也要積極研發(fā)和探索檔案信息化的技術(shù)，使檔案管理信息化建設(shè)更適應(yīng)事業(yè)單位，從而促進(jìn)檔案利用效率以及管理質(zhì)量顯著提升。

2.3 確保事業(yè)單位檔案管理信息化的安全性

檔案管理的信息化建設(shè)，可以共享檔案資料，同時也為檔案資源的管理埋下了諸多安全隱患，所以，必須使檔案資料的安全性得到保障。檔案管理人員要結(jié)合檔案資料的密級程度、分類，將身份識別、訪問權(quán)限以及加密設(shè)置等安全措施切實(shí)做好[3]。同時，要隨時對網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)的安全引起注意，在系統(tǒng)中將防火墻設(shè)置好，第一時間對殺毒軟件進(jìn)行更新，以最大化發(fā)揮出預(yù)防保護(hù)作用。就涉密單位，應(yīng)根據(jù)涉密管理規(guī)定，專業(yè)整理和歸檔各類密級文件。除此之外，要設(shè)立專門的檔案室，同時安裝防盜門窗，配備齊全的除塵器、除濕器、檔案柜以及防火器等設(shè)施，以此使檔案資料的安全性得到有效保障。

2.4 加強(qiáng)檔案管理人員信息化技能培訓(xùn)

在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，檔案管理人員占據(jù)著極為重要的位置。加強(qiáng)檔案管理人員信息化技能對檔案管理信息化建設(shè)極為有利[4]。所以，應(yīng)積極培養(yǎng)檔案管理人員，具體可以從下述幾個方面著手。第一，事業(yè)單位可以借助開展形式多樣的專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)等活動，有效提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。第二，若是條件允許，事業(yè)單位可以引入諸多檔案管理人才，從智力上有力支持檔案管理信息化建設(shè)。除此之外，檔案管理人員需要對自身管理理念進(jìn)行積極更新，充分了解網(wǎng)絡(luò)知識，進(jìn)而靈活運(yùn)用信息化技術(shù)高效管理檔案信息。第三，需要注重培訓(xùn)管理人員的道德思想，進(jìn)而在將管理人員責(zé)任感增強(qiáng)的基礎(chǔ)上，使管理人員在工作中積極主動把自身職責(zé)落到實(shí)處，更加高效地開展檔案管理信息化建設(shè)工作。

2.5 構(gòu)建實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站

事業(yè)檔案在開展檔案管理工作中，必須構(gòu)建實(shí)用的資料庫，竭盡全力對信息和數(shù)據(jù)材料進(jìn)行廣泛搜集，豐富數(shù)據(jù)庫信息，和自身情況相結(jié)合，立足于實(shí)際情況，努力構(gòu)建高效、實(shí)用的數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而更好地服務(wù)于信息檔案管理。同時，事業(yè)單位還要積極共享和應(yīng)用信息資源，結(jié)合實(shí)際發(fā)展情況，對高科技信息資源以及技術(shù)能力進(jìn)行探尋，并積極運(yùn)用可以創(chuàng)新管理方式、管理模式以及技術(shù)的優(yōu)秀人才，建立健全的數(shù)據(jù)庫，同時不能固步自封，要積極學(xué)習(xí)做得好的個人、行業(yè)、企業(yè)或國外的一些公司，把相關(guān)理念或技術(shù)引入，必要的時候可以一同合作，對數(shù)據(jù)資源進(jìn)行共享，進(jìn)而有效使用和溝通信息資源，積極和相關(guān)部門展開交流、溝通與協(xié)調(diào)，做到事無大小，竭盡全力為人們創(chuàng)建良好的平臺，以及提供給事業(yè)單位工作人員完善的操作系統(tǒng)，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

總而言之，現(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)已成為時代發(fā)展的大勢所趨，更是今后事業(yè)單位管理發(fā)展的主要方向，其是使科學(xué)技術(shù)進(jìn)步、市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求得到滿足的主要方式，在事業(yè)單位建設(shè)發(fā)展方面發(fā)揮著極為重要的促進(jìn)作用。因此，事業(yè)單位在日常檔案管理工作中要促進(jìn)信息化建設(shè)意識增強(qiáng)，規(guī)劃好相關(guān)工作，加大新設(shè)備引進(jìn)力度，確保事業(yè)單位檔案管理信息化的安全性，同時注重相關(guān)人員素質(zhì)的提升，對實(shí)用性強(qiáng)的檔案信息網(wǎng)站進(jìn)行構(gòu)建，如此，才可以為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]李欣.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].科學(xué)大眾（科學(xué)教育），2019（11）：194.

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[4]姚秀花.信息時代事業(yè)單位檔案管理建設(shè)策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（14）：83.