加強(qiáng)檔案管理安全保密以及信息化檔案管理的思考

袁瑋澤

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在不斷的進(jìn)步，檔案管理工作可以說是現(xiàn)在這個(gè)信息化社會(huì)中其他工作的基礎(chǔ)，在整個(gè)社會(huì)發(fā)展中占據(jù)非常重要的地位，其中檔案管理的安全保密工作是最為重要的，而順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的信息化檔案管理也說受到了社會(huì)中很多人的關(guān)注。所以，根據(jù)現(xiàn)在檔案管理工作的開展?fàn)顩r，本文就如何加強(qiáng)檔案安全保密管理，和信息化檔案管理的有效措施進(jìn)行了分析，希望可以為以后的檔案管理工作提供一定的幫助，從而推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：檔案管理;安全保密;信息化管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.099

開展檔案管理工作的目的就是為了能夠?yàn)樯鐣?huì)提供更好的服務(wù)，其中，檔案管理結(jié)構(gòu)的設(shè)置是最好的證明。隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化的發(fā)展，過去我們常使用的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足社會(huì)的需求，在其中加入信息化技術(shù)是現(xiàn)代社會(huì)中檔案管理工作必須要做的事情。目前為止，我國的檔案信息化管理中還存在一些問題，以至于阻礙了檔案管理信息化的進(jìn)行。所以，國家以及相關(guān)部門必須要在檔案管理安全保密工作以及信息化檔案管理方面采取一定的措施，以推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)行。

1 如何加強(qiáng)檔案安全保密管理

在很多人眼里，檔案管理的保密工作的開展只是一個(gè)特定的國家或地區(qū)面臨的問題，不是普遍的。但實(shí)際上并不是這樣的，在目前看來這是整個(gè)國際社會(huì)都要面對的關(guān)于檔案管理的安全與機(jī)密管理的公共問題。因此，在檔案的保密管理過程中，應(yīng)發(fā)行一項(xiàng)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以適應(yīng)社會(huì)的需要。

1.1 遵循特定屬性，嚴(yán)密精細(xì)管理

一般來說，根據(jù)檔案機(jī)密性的要求，檔案管理有兩種形式。一種是絕對不向外部世界開放，另一種是獲得指定的年度后向外部世界開放[1]。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，有關(guān)部門會(huì)遵守檔案管理的屬性，使檔案管理更加安全、完善。因此在特定的運(yùn)營過程中，檔案管理應(yīng)該遵守中央集中式管理原則，按照特定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行多個(gè)檔案的層級管理。

1.2 對工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)

在檔案文件管理的過程中，許多數(shù)據(jù)文件都是有關(guān)聯(lián)的，并且這些鏈接管理是文件管理的核心鏈接，由于各種因素的存在導(dǎo)致引起問題的情況比較多，所以相對來說是文件的機(jī)密性和安全性脆弱的鏈接。如果處理不當(dāng)，就會(huì)導(dǎo)致資料丟失或流出，最終造成無法挽回的損失。因此，在加強(qiáng)檔案安全與保密管理的過程中，要加強(qiáng)員工的專業(yè)培訓(xùn)，以使員工在工作中在認(rèn)識和措施上能夠?qū)Ｐ闹轮镜赝瓿蓹n案安全管理與保密工作。

1.3 完善制度，引進(jìn)技術(shù)

檔案安全保密管理工作除了要遵循特定屬性，嚴(yán)密精細(xì)管理以及對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，還要有一套完整的管理制度，并引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)。所以，為了能夠有一套完整的管理制度，檔案管理部門必須要嚴(yán)格遵守安全保密制度，并將實(shí)際工作中所存在的一些問題記錄在管理制度中，以尋求相應(yīng)的解決辦法，同時(shí)還要將檔案信息進(jìn)行相應(yīng)的收集整理和存儲，以保證檔案資料的安全[2]。除此之外，檔案管理部門還要積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，以保證檔案安全保密管理工作的有效進(jìn)行，可以在提高檔案管理工作效率的同時(shí)，順應(yīng)時(shí)代的需求。

2 信息化檔案管理的有效措施

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，我們已經(jīng)進(jìn)入信息化的時(shí)代，如今各行各業(yè)都離不開信息技術(shù)的應(yīng)用，它出現(xiàn)在各類工作環(huán)節(jié)中，尤其在檔案數(shù)據(jù)管理中，信息技術(shù)的處理數(shù)據(jù)功能能夠大放異彩。而檔案管理的重要性也隨著數(shù)據(jù)的逐漸龐大變得愈發(fā)重要，因此信息化管理在檔案管理中的應(yīng)用直接影響到檔案管理的信息化目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)。以下有幾點(diǎn)加強(qiáng)信息化檔案管理的建議：

2.1 改進(jìn)管理手段

對檔案的管理有不同角度的加強(qiáng)方案，既要考慮對高機(jī)密資料的整理和存儲，又要保證檔案資料在查閱調(diào)用時(shí)的安全保障。

1）加強(qiáng)機(jī)密檔案資料的安全管理。機(jī)密檔案在進(jìn)行保存時(shí)，需要更高的安全系數(shù)，同時(shí)要求管理人員以更嚴(yán)格的管理手段進(jìn)行對機(jī)密檔案的歸檔儲存。在進(jìn)行對機(jī)密檔案的管理過程中，重點(diǎn)工作就是對數(shù)據(jù)的安全保障問題。在開展對機(jī)密檔案的管理工作時(shí)，機(jī)密檔案的數(shù)量和種類極為龐大，往往是引起管理員頭疼的原因。關(guān)于對機(jī)密檔案的管理，可以從管理制度的建立、重點(diǎn)針對性管理和定期核查三個(gè)方面進(jìn)行管理質(zhì)量的提升。首先，一個(gè)完整的管理體系能夠使機(jī)密檔案的管理工作事半功倍，不僅方便管理員對檔案的管理，也方便對管理人員的操作進(jìn)行管理，很大程度降低因操作失誤導(dǎo)致的檔案安全受到影響的可能。其次，對機(jī)密檔案實(shí)行分批處理，將同種類的檔案單獨(dú)處理，同種檔案可以安排同一個(gè)人或者同一組人進(jìn)行管理，管理責(zé)任能夠追溯到個(gè)人，可以有效提高管理質(zhì)量[3]。最后，應(yīng)該安排周期對機(jī)密檔案進(jìn)行一次安全隱患的排查，保證機(jī)密檔案的信息安全。2）加強(qiáng)檔案傳遞期間的安全管理。檔案在日常有著不可避免的傳遞和共享，在個(gè)人與個(gè)人之間或者組織與組織之間的檔案交互可以說是頻繁，尤其是體制進(jìn)行改變時(shí)，檔案的不固定性就大大增加，而在此過程中，相關(guān)部門對其進(jìn)行保護(hù)工作就要達(dá)到合格的水平。進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)接過程中，需要各個(gè)相關(guān)部門相互配合，充分發(fā)揮各環(huán)節(jié)的作用，使檔案資料的傳遞過程中的數(shù)據(jù)安全得到保障。各環(huán)節(jié)的部門管理人員都應(yīng)該具備高水平的工作素質(zhì)，確保不會(huì)因人員故意泄露信息造成機(jī)密文件的損失。根據(jù)以往的工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)可能出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，并對其進(jìn)行加強(qiáng)鞏固，保證錯(cuò)不再犯，更好地迎接檔案管理的信息化。

2.2 創(chuàng)新技術(shù)手段

檔案的管理系統(tǒng)在運(yùn)作時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞或者網(wǎng)絡(luò)等問題導(dǎo)致檔案管理工作造成停滯，甚至?xí)艿骄W(wǎng)站上的惡意攻擊，在檔案傳遞過程中安全保障和系統(tǒng)耐久最為薄弱，很容易受到致命的攻擊，導(dǎo)致信息泄露和檔案丟失。因此要采用優(yōu)秀的技術(shù)和管理制度，保證檔案管理的安全能夠得到保障。

1）不斷更新加密技術(shù)。加強(qiáng)信息管理系統(tǒng)的最直接的方法就是就保護(hù)對象進(jìn)行高端加密，這種方法雖然操作難度不是很高，但是可以有效的、快速地提高信息的安全系數(shù)。在短時(shí)間內(nèi)大幅增強(qiáng)檔案的信息安全等級，它是信息安全工作的關(guān)鍵點(diǎn)，將信息加密技術(shù)應(yīng)用到信息化管理中可以大大提高信息化管理檔案的可靠性。加密后的信息是不被公開的，具有查看權(quán)限，將原有的信息轉(zhuǎn)化成不被理解的亂碼，防止被破譯后造成的信息泄露。在應(yīng)用加密技術(shù)后，還應(yīng)對加密技術(shù)進(jìn)行定期的更新，以免被找到新的漏洞，加密的水平也可以根據(jù)檔案不同的重要性進(jìn)行保存，滿足不同的需求。2）不斷加強(qiáng)防寫技術(shù)。防寫技術(shù)也是信息保護(hù)的一種手段，對信息進(jìn)行保護(hù)，增加編輯的權(quán)限，對沒有權(quán)限的用戶只提供“只讀”的權(quán)限，無法對檔案進(jìn)行寫操作。外用戶對檔案信息進(jìn)行修改后是不能保存到終端的，不能實(shí)現(xiàn)信息的修改和刪除操作。防寫技術(shù)有只讀光盤和一次寫入光盤兩種，只讀光盤可以讀出信息但是不能對信息進(jìn)行編輯，而一次寫入光盤可以讀出信息和一次續(xù)寫信息，但不可刪除信息。在很大程度上保證了信息的完整性，對檔案信息進(jìn)行有力的保障。

3 結(jié)束語

綜上所述，在信息時(shí)代，檔案安全保密工作非常重要，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理是未來的發(fā)展趨勢。所以，檔案管理部門一定要將管理工作做到全面，積極與其他組織溝通配合，學(xué)會(huì)應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，以幫助檔案管理工作的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

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