疾控中心檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)探討

蔡親勇

摘 要：檔案屬于信息資源管理儲(chǔ)存的重要方式之一。在當(dāng)前檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)的背景下，疾控中心應(yīng)調(diào)整工作思路，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，才能更好地發(fā)揮社會(huì)服務(wù)職能。本文從疾控中心檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)的背景出發(fā)，分析建設(shè)發(fā)展的實(shí)踐意義，進(jìn)而根據(jù)問題探究相應(yīng)的建設(shè)措施。

關(guān)鍵詞：疾控中心;檔案管理;信息化;科學(xué)化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.095

疾控中心是國(guó)家控制預(yù)防疾病的職能部門，是推進(jìn)國(guó)家公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。檔案是疾控中心信息資源管理儲(chǔ)存的重要方式之一，是記錄中心公共衛(wèi)生服務(wù)工作，指導(dǎo)中心工作不斷發(fā)展優(yōu)化的依據(jù)。在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，疾控中心檔案管理的滯后性逐漸顯現(xiàn)，而依托信息技術(shù)條件，制定規(guī)范、系統(tǒng)的檔案管理體系，推進(jìn)檔案管理向信息化和科學(xué)化的方向發(fā)展是十分重要。

1 疾控中心檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)的意義

在現(xiàn)代社會(huì)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)層出不窮，為信息的生成與交流創(chuàng)造了良好的環(huán)境，同時(shí)也為傳統(tǒng)模式下的信息管理提出了挑戰(zhàn)。檔案是疾控中心重要的信息資源，在信息化背景下，疾控中心面臨著檔案管理的轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新。依托“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展背景，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，基于檔案管理法律法規(guī)、技術(shù)規(guī)范，推進(jìn)檔案的科學(xué)化管理對(duì)于疾控中心發(fā)展具有重要意義。

首先，提高了電子檔案管理水平，形成了更加系統(tǒng)、豐富檔案資源。我國(guó)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關(guān)法律法規(guī)，對(duì)于新時(shí)期的檔案管理信息化、科學(xué)化建設(shè)工作提出了新要求。電子檔案建設(shè)是疾控中心實(shí)現(xiàn)信息化管理的重要措施，利用完善的檔案管理系統(tǒng)，規(guī)范的管理制度，能夠有效獲取檔案資料，提高檔案獲取、存儲(chǔ)、調(diào)用效率，夯實(shí)了疾控中心的信息管理基礎(chǔ)。其次，推動(dòng)了檔案資源的共享與應(yīng)用。疾控中心為促進(jìn)公共衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，需要利用檔案共享與應(yīng)用，開展疾病預(yù)防控制等工作，基于此，檔案的信息化科學(xué)化建設(shè)，能夠形成統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，從而打破不同地域、不同部門之間的信息交流隔閡，突破“信息孤島”的環(huán)境阻礙，提高信息共享與應(yīng)用效率。最后，推進(jìn)了疾控中心職能的有效落實(shí)。疾控中心是國(guó)家公共衛(wèi)生服務(wù)的重要機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)檔案信息化、科學(xué)化管理則是國(guó)家落實(shí)公共服務(wù)職能的必然要求。例如疾控中心需要開展傳染病、慢性病、職業(yè)病、地方病、突發(fā)公共衛(wèi)生事件和疑似預(yù)防接種異常反應(yīng)監(jiān)測(cè)及國(guó)民健康狀況監(jiān)測(cè)與評(píng)價(jià)，而真實(shí)、可靠、系統(tǒng)的檔案則能夠達(dá)到監(jiān)測(cè)與評(píng)價(jià)的基本要求，推進(jìn)疾控工作的有效開展。

2 疾控中心檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)中面臨的問題

基于社會(huì)變革對(duì)檔案管理工作提出的新要求，疾控中心也把握當(dāng)前檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)，引入技術(shù)，建立規(guī)范，探索檔案管理轉(zhuǎn)型的新路徑。但是從檔案管理整體效果來看，其中存在的問題也是不容忽視的。

1）疾控中心內(nèi)部對(duì)檔案管理工作缺乏科學(xué)認(rèn)識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)部門缺乏全面建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)的意識(shí)，各部門的工作人員對(duì)檔案管理的科學(xué)化建設(shè)的認(rèn)識(shí)存在偏差，全員參與建設(shè)的意識(shí)不足等等，使得檔案管理集中在檔案部門，影響了全面建設(shè)效果。

2）檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升。檔案管理工作人員思想轉(zhuǎn)變跟不上“互聯(lián)網(wǎng)+”對(duì)檔案工作提出的新要求，在技術(shù)運(yùn)用層面不熟練、不規(guī)范，增加了檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)信息素養(yǎng)欠缺，使得檔案的資源價(jià)值得不到有效挖掘。

3）信息技術(shù)的引入與疾控中心檔案管理實(shí)際相矛盾。軟硬件系統(tǒng)不健全，系統(tǒng)職能設(shè)計(jì)無法適應(yīng)疾控中心的工作管理需要，降低了檔案資源利用效率。

4）檔案管理制度體系需進(jìn)一步完善。目前疾控中心在檔案管理制度建設(shè)方面，還存在諸多漏洞和弊端，使得信息化檔案管理在標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、安全管理等方面難以滿足中心發(fā)展的切實(shí)需要。

3 疾控中心檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)措施

1）轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，強(qiáng)調(diào)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。疾控中心在檔案管理工作中應(yīng)切實(shí)根據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代背景，樹立信息化管理理念，打破信息技術(shù)運(yùn)用的局限性，從疾控中心整體管理的層面推進(jìn)檔案信息化建設(shè);樹立標(biāo)準(zhǔn)化管理理念，根據(jù)國(guó)家相關(guān)管理規(guī)范，確定電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，為檔案資源共享奠定基礎(chǔ);樹立全員管理理念，將檔案管理融入到疾控中心管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，提高檔案資源價(jià)值，協(xié)調(diào)各環(huán)節(jié)的配合，創(chuàng)造良好的管理環(huán)境。

2）加強(qiáng)人員培養(yǎng)，推進(jìn)檔案管理工作有效落實(shí)。檔案管理信息化與科學(xué)化建設(shè)措施最終還是要落到具體的人身上。因此，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)與教育是十分必要的。對(duì)于疾控中心檔案管理人員而言，在培訓(xùn)教育中，應(yīng)強(qiáng)調(diào)其知識(shí)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化、即加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，根據(jù)中心檔案管理信息系統(tǒng)的實(shí)際操作需要，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)等等，提高其規(guī)范化、專業(yè)化操作能力，適應(yīng)疾控工作實(shí)際需要;加強(qiáng)檔案管理相關(guān)學(xué)科知識(shí)的培養(yǎng)，尤其是科學(xué)技術(shù)知識(shí)的滲透，提高其對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息開發(fā)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等領(lǐng)域的認(rèn)知和理解，并主動(dòng)適應(yīng)信息化檔案管理要求;注重對(duì)人員的信息素養(yǎng)培養(yǎng)，提升其挖掘、利用檔案資源的能力。此外，疾控中心還應(yīng)重視檔案管理人員的職業(yè)道德培養(yǎng)，引導(dǎo)其從國(guó)家公共衛(wèi)生事業(yè)建設(shè)的高度認(rèn)識(shí)檔案管理，提高對(duì)檔案管理工作的忠誠(chéng)度和責(zé)任感。

3）依托信息技術(shù)，建設(shè)檔案管理信息化體系。信息技術(shù)是檔案管理信息化建設(shè)的必要條件。疾控中心應(yīng)結(jié)合自身的職能發(fā)展，引入軟件，運(yùn)用技術(shù)，搭建科學(xué)完善的信息化管理平臺(tái)。檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，體現(xiàn)出專業(yè)性強(qiáng)、操作方便、易上手等特點(diǎn)。具體應(yīng)包括資料登記、立卷歸檔、檢索借閱、檔案移交等日常工作，并形成規(guī)范化流程;支持保存word、excel、jpg等各種格式，支持保存電子路徑，便捷檔案存儲(chǔ)與調(diào)用;根據(jù)職能要求建立相應(yīng)的檔案模板、打印表格，并符合國(guó)家歸檔文件整理規(guī)則，便于中心結(jié)合具體需要形成個(gè)性化檔案管理體系;具備用戶管理能力，根據(jù)工作需要為每個(gè)用戶設(shè)置不同權(quán)限，同時(shí)支持?jǐn)?shù)據(jù)備份，確保檔案的保密性和安全性;具備完善的交互功能，支持檔案共享。

4）健全管理制度，提高檔案管理科學(xué)化水平。疾控中心檔案的科學(xué)化管理需要健全完善的制度保障。首先，疾控中心應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《檔案網(wǎng)站管理辦法》等建立基本的管理框架，明確管理內(nèi)容、管理范圍、管理職責(zé);其次，依托組織管理，落實(shí)工作職責(zé)，完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防等工作;最后，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督與評(píng)價(jià)，主動(dòng)配合外部監(jiān)督的同時(shí)做好自檢，確保檔案管理建設(shè)目標(biāo)的有效落實(shí)。

4 結(jié)束語

綜上所述，在信息管理如此重要的今天，疾控中心應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案的資源價(jià)值，認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化和科學(xué)化的發(fā)展趨勢(shì)，進(jìn)而深入分析目前工作中存在的諸多問題，并從思想認(rèn)識(shí)、人才培養(yǎng)、信息系統(tǒng)構(gòu)建以及制度建設(shè)等方面探索管理措施，以提升檔案管理的信息化與科學(xué)化水平。

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