博物館數(shù)字化時代檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化模式思考探究

張懷琴

摘 要：本文針對博物館數(shù)字化時代檔案管理的創(chuàng)新和優(yōu)化模式進(jìn)行分析，介紹博物館數(shù)字化檔案管理的分類和建設(shè)意義，對比博物館傳統(tǒng)檔案管理和數(shù)字化管理的不同，并提出加強(qiáng)博物館數(shù)字化檔案管理的有效對策，希望能夠為相關(guān)工作人員起到一些參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：博物館;檔案建設(shè);數(shù)字化管理;創(chuàng)新;優(yōu)化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.091

博物館屬于非營利性場所，在具體經(jīng)營過程當(dāng)中，需要相關(guān)工作人員能夠有效開展數(shù)字化檔案管理工作。尤其在信息化時代下，對我國博物館的數(shù)字化檔案管理工作開展也提出了全新的要求。為了能夠進(jìn)一步提升檔案數(shù)字管理水平，博物館的檔案建設(shè)需要充分應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，并合理的采取有效對策，進(jìn)一步促進(jìn)數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用，使檔案管理工作質(zhì)量和效率得到有效的提高，從而更好的滿足博物館檔案管理工作的實際要求[1]。

1 博物館數(shù)字化檔案管理工作概述

1.1 博物館數(shù)字化檔案分類

實際上，博物館檔案按照具體的屬性和類別，可以具體分為藏品檔案和文書檔案兩種類型。其中文書檔案主要是指以紙質(zhì)材料來作為載體進(jìn)行記載的相關(guān)文字記錄檔案，主要是指博物館在開展行政管理活動時所形成的具體人事行政檔案、財務(wù)檔案、管理制度以及設(shè)備檔案等。而藏品檔案則主要是以物品實體來作為載體進(jìn)行記錄的一種檔案形式，能夠?qū)Σ仄返膶嶋H情況進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確的反映，其具體包括藏品檔案冊和相關(guān)編目卡片等，詳細(xì)記錄了產(chǎn)品的具體名稱、尺寸、質(zhì)地、來源、現(xiàn)狀以及重量等，同時還包括相關(guān)的入館原始單據(jù)、原始記錄、修復(fù)記錄以及相關(guān)的注銷憑證等。

1.2 博物館數(shù)字化檔案建設(shè)的意義

博物館開展數(shù)字化檔案管理具有十分重要的作用。

首先，可以更好的對檔案資料進(jìn)行儲存，通過應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，可以使以往檔案載體的限制得到有效打破。目前，相關(guān)工作人員可以通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)來有效的儲存信息，從而提升管理水平。

其次，加強(qiáng)博物館數(shù)字檔案建設(shè)，可以對一些重要資源進(jìn)行有效的保護(hù)。博物館當(dāng)中有著十分重要的文物資料，因此需要有效的建設(shè)數(shù)據(jù)庫為人們提供服務(wù)。

2 博物館檔案傳統(tǒng)管理與數(shù)字化管理的對比

博物館傳統(tǒng)檔案管理模式在具體工作開展過程當(dāng)中，相關(guān)工作人員主要憑借自身的經(jīng)驗來對實物檔案進(jìn)行選擇、判斷和整理，其對象往往為檔案實體本身。而博物館數(shù)字化檔案管理模式則主要通過相關(guān)專業(yè)人員利用設(shè)備、儀器等來對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、儲存，因此具有多維、立體等相關(guān)特點。和傳統(tǒng)檔案管理模式相比，數(shù)字化檔案管理模式在具體收集、保護(hù)、儲存以及傳播檔案時都具有十分明顯的優(yōu)勢，具體包括以下幾個方面。

首先，傳統(tǒng)檔案管理模式需要通過具體的收集、收購、發(fā)掘以及人手整理等相關(guān)過程來獲取具體的信息，數(shù)字化檔案則可以通過對信息化技術(shù)的應(yīng)用，采用信息交換或模擬信息轉(zhuǎn)換等相關(guān)途徑進(jìn)行有效的獲取。傳統(tǒng)檔案在進(jìn)行儲存時，往往需要使用到庫房或文物柜架等，因此會占用博物館較大的空間。數(shù)字化檔案管理模式則可以以磁盤、硬盤、光盤等相關(guān)介質(zhì)來有效的進(jìn)行儲存，其占用的空間面積相對較小。

其次，從檔案保護(hù)管理的角度進(jìn)行分析，傳統(tǒng)檔案在具體保護(hù)過程當(dāng)中會受到一些自然環(huán)境的影響，如溫度、濕度、光照等，往往具有較大的修復(fù)難度，數(shù)字化檔案管理模式則可以通過編碼和信息技術(shù)來對檔案進(jìn)行有效保護(hù)。

再次，從檔案傳播角度進(jìn)行分析，傳統(tǒng)檔案管理模式在傳播時主要采用巡展方式，其速度和影響力都受到了一定的限制，數(shù)字化檔案管理模式則可以利用新媒體技術(shù)創(chuàng)新傳播方式有效地進(jìn)行傳播，可以進(jìn)一步提升傳播效率和傳播影響力。

最后，從檔案展示角度進(jìn)行分析，傳統(tǒng)檔案管理模式往往只能通過展柜向人們進(jìn)行展覽和陳列，這種方式比較單調(diào)。而數(shù)字化檔案管理模式則可以采用VR技術(shù)、多媒體技術(shù)以及三維技術(shù)等，使展覽方式更為多元化，也可以達(dá)到更加生動形象的目的[3]。

3 博物館檔案數(shù)字化管理創(chuàng)新和優(yōu)化對策

博物館是我國用來珍藏自然和文化遺產(chǎn)的重要場所，而其中相關(guān)檔案資料具有十分重要的收藏價值，可以用來進(jìn)行歷史性和藝術(shù)性的研究工作，從而為人們提供相應(yīng)的檔案服務(wù)。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，我國逐漸進(jìn)入到了數(shù)字化時代，博物館的檔案工作也產(chǎn)生了一系列的轉(zhuǎn)變，在開展檔案工作時，不再僅依靠相關(guān)的人工方式來進(jìn)行操作，數(shù)字化管理方式正逐漸得到有效的應(yīng)用。而在新時代背景下，如何有效的開展博物館數(shù)字檔案管理工作，成為相關(guān)工作人員不斷思考的一項問題，這需要博物館能夠?qū)?shù)字化檔案建設(shè)的重要意義產(chǎn)生明確的認(rèn)識，并結(jié)合自身的實際情況有效的運(yùn)用先進(jìn)管理技術(shù)，從而建立起信息化、數(shù)字化和智能化的檔案庫，使博物館檔案數(shù)字化管理水平得到有效的提高[4]。

3.1 加強(qiáng)檔案管理軟硬件建設(shè)

博物館檔案處理手段和其他行業(yè)有著一定的區(qū)別，其主要在于相關(guān)檔案資料具有多樣性的特點。例如，博物館的主題為革命事跡，那么從其材質(zhì)來進(jìn)行區(qū)分，其典藏可以包括數(shù)十個大門類的檔案資源。對此，如果要將上述檔案進(jìn)行有效的數(shù)字化儲存，則需要相關(guān)的軟硬件設(shè)備。由此能夠看出，博物館在開展檔案數(shù)字化管理時，相關(guān)軟硬件的建設(shè)是其重要基礎(chǔ)，也是確保管理工作能夠有效開展的重要條件。這需要博物館相關(guān)負(fù)責(zé)人對軟硬件建設(shè)工作加大重視，并在資金方面加大投入。具體來說，在硬件建設(shè)過程當(dāng)中，一方面需要對庫房建設(shè)加大重視，同時還應(yīng)為其配備相應(yīng)的數(shù)字化管理信息系統(tǒng)，具體需要包括數(shù)字影像系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、文件掃描系統(tǒng)等。而在軟件建設(shè)過程當(dāng)中，相關(guān)管理人員需要不斷總結(jié)經(jīng)驗，并嘗試開發(fā)出與博物館自身數(shù)字化管理需求相符合的軟件，可以加強(qiáng)和一些軟件開發(fā)商之間的交流和合作，從而對自身管理工作開展所需要的軟件進(jìn)行有效的研究和開發(fā)，確保能夠為博物館檔案的提取、出入庫等操作提供重要的軟件支持。

3.2 完善檔案數(shù)字化管理制度

博物館在開展數(shù)字化檔案管理工作時，需要制定出完善的管理制度。具體來說，博物館需要結(jié)合檔案的數(shù)字化處理過程，制定出相應(yīng)的管理機(jī)制，對其格式、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等進(jìn)行統(tǒng)一。相關(guān)工作人員需要結(jié)合檔案管理中所涉及的信息資料、工作項目等來對其流程和定義進(jìn)行統(tǒng)一和規(guī)范。通過規(guī)范檔案信息資料，可以提升信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。博物館需要結(jié)合檔案所關(guān)系到的相關(guān)信息資料，具體包括數(shù)量、類別、名稱等統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行完善和整理，使其內(nèi)容、分類、格式等能夠達(dá)到統(tǒng)一。與此同時，博物館的相關(guān)工作人員還需要嚴(yán)格按照數(shù)字化管理制度有效的落實相關(guān)信息化措施，對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，具體過程應(yīng)該包括錄入相關(guān)的文字資料、掃描處理文物圖片，并處理相關(guān)數(shù)碼圖片等[5]。

3.3 建立博物館檔案管理數(shù)據(jù)庫

博物館通過建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，可以在獲取檔案信息資料時更為方便和快捷。檔案數(shù)據(jù)庫一方面能夠?qū)ο嚓P(guān)原始檔案資料進(jìn)行鞏固和涵蓋，同時還能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行補(bǔ)充，使檔案資料的記錄從最初的誕生階段到之后的所有信息資料都能夠得到有效的記錄。例如，博物館某藏品檔案的具體尺寸、名稱、歷史、來源等相關(guān)原始信息可以記錄在信息庫當(dāng)中，并能夠結(jié)合該藏品的實際情況和后續(xù)信息及時進(jìn)行更新和記錄，如藏品參與哪些展覽、所具有的效果以及相關(guān)的學(xué)術(shù)論文等。除此之外，博物館在建立檔案數(shù)據(jù)庫后還需要設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，針對不同群體來合理的設(shè)置其所具有的權(quán)限。這樣一來，人們能夠通過博物館的檔案信息管理系統(tǒng)對其所需要的檔案信息資料進(jìn)行檢索，合理的利用人力、物力和財力。同時，博物館還需在自身網(wǎng)站的主頁當(dāng)中對其他內(nèi)容進(jìn)行合理的設(shè)置，發(fā)布關(guān)于藏品的相關(guān)展覽資料和檔案介紹，并設(shè)置具體的交流平臺，可以使相關(guān)人員在其中進(jìn)行有效的溝通和交流，使廣大群眾能夠更好地獲取展覽信息和產(chǎn)品信息，使數(shù)據(jù)庫得到有效的利用。

3.4 加大檔案管理隊伍培訓(xùn)教育力度

在博物館檔案管理工作當(dāng)中，人才隊伍是十分重要的一項因素。特別是現(xiàn)如今信息化技術(shù)得到全面發(fā)展的重要階段，對博物館工作人員的管理水平也提出了更高的要求。在此時代背景下，相關(guān)博物館的檔案管理人員一方面需要具有扎實的專業(yè)知識水平，而另一方面還應(yīng)掌握專業(yè)的信息化技術(shù)。具體來說，博物館相關(guān)檔案管理部門需要有效的開展培訓(xùn)教育活動，并通過建立起多層次和多門類的知識培訓(xùn)體系，使相關(guān)檔案管理工作人員自身的知識體系得到有效的完善。除此之外，博物館相關(guān)檔案管理部門還需要組織具體的專題學(xué)術(shù)和業(yè)務(wù)交流會議活動，邀請專家來舉辦相關(guān)講座，從而為博物館檔案管理人員講解檔案管理的先進(jìn)理念、方法和未來發(fā)展趨勢等，使博物館檔案管理水平得到有效地提升，提高相關(guān)管理人員自身的工作能力和專業(yè)

水平。

3.5 規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化操作

為了確保博物館能夠有效的開展檔案數(shù)字化管理工作，需要保證信息的標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，這也是博物館在開展檔案管理工作時的一項標(biāo)準(zhǔn)要求。從客觀角度進(jìn)行分析，我國博物館在發(fā)展上具有十分明顯的優(yōu)勢，我國歷史源遠(yuǎn)流長，自然文化遺產(chǎn)豐富，具有許多的文書和藏品，因此為了對這些珍稀資源進(jìn)行有效的收藏、保護(hù)和利用，需要建設(shè)檔案。在信息化時代背景下，數(shù)字化檔案建設(shè)工作具有十分重要的作用，為了進(jìn)一步提升數(shù)字化檔案管理水平，需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。以藏品檔案為例，在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)和管理時，相關(guān)管理人員需要制定出完善的數(shù)字化管理系統(tǒng)，并要充分確保藏品信息編目和收錄的真實性和準(zhǔn)確性，相關(guān)工作人員需要按照具體的要求進(jìn)行銷毀和錄入，從而規(guī)范博物館的數(shù)字化檔案管理工作開展[6]。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案作為博物館信息化建設(shè)當(dāng)中的一項重要內(nèi)容，需要加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理。對此，相關(guān)博物館負(fù)責(zé)人需要加大對檔案數(shù)字化管理工作的重視程度，并從檔案管理軟硬件建設(shè)、完善管理制度、建立數(shù)據(jù)庫等相關(guān)措施進(jìn)行入手，使博物館檔案管理工作的質(zhì)量和效率得到有效提升，從而進(jìn)一步促進(jìn)博物館的信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]王悅.信息時代對博物館檔案數(shù)字化管理工作的思考[J].赤子，2019，（22）：195.

[2]張婷婷.信息時代對博物館檔案數(shù)字化管理工作的思考[J].參花，2019，（13）：120.

[3]王丹1.信息時代對博物館檔案數(shù)字化管理工作的思考[J].報刊薈萃：下，2018，000 （008）：P.82-82.

[4]韓玉.淺談如何提高博物館藏品的數(shù)字化管理工作[J].中國管理信息化，2019，22（15）：150-152.

[5]郭曉丹.博物館檔案的數(shù)字化管理[J].卷宗，2018，（15）：93.

[6]張揚(yáng).信息時代對博物館檔案數(shù)字化管理工作的思考[J].城建檔案，2017，（2）：21-22.